Като учител или професор, вие искате абсолютно най -доброто за вашите ученици. Чудесен начин да им помогнете да успеят е да им напишете ентусиазирани препоръчителни писма. Номерът е да се уверите, че включвате цялата правилна информация и избирате внимателно думите си. Това е умение, което ще развиете с течение на времето, така че не се стресирайте, ако се почувствате обезсърчаващо за първи път или два. Само не забравяйте да си дадете достатъчно време и се уверете, че разполагате с цялата необходима информация. Надяваме се, че това ще направи процеса на писане на писма без стрес.
Стъпки
Метод 1 от 4: Събиране на информация
Стъпка 1. Съберете всякаква подходяща информация, която студентът може да ви даде
Когато един ученик ви помоли да пишете за тях, помолете ги да ви разкажат малко за себе си. Кажете им, че сте щастливи да помогнете и искате да свършите възможно най -добрата работа. Дори и да ги познавате от известно време, винаги е добра идея да поискате някои полезни документи. Ако нямат всичко, което бихте очаквали, няма проблем, просто им задайте въпроси за техния опит. Добрите неща, които трябва да поискате, включват:
- Автобиография или автобиография
- Мотивационно писмо или есе за кандидатстване
- Подробности за програмата или работата, за която кандидатстват
- Всяка друга информация за тяхната академична кариера, трудов опит или извънкласни програми
Стъпка 2. Поискайте подробности за целите на кандидата
Не забравяйте да получите неща като автобиография, но е добре също така да отделите малко време, за да научите повече за целите на ученика. Опитайте се да проведете непринуден разговор с тях, но ако това не е възможно, помолете ги да напишат кратък имейл, за да отговорят на вашите въпроси. Това ще ви помогне да знаете какво да подчертаете в писмото си. Добрите въпроси, които трябва да зададете, включват:
- Какво ви интересува за тази програма/позиция?
- Какво се надявате да излезе от тази степен/позиция?
- Можете ли да ми кажете малко повече за вашите конкретни кариерни/академични цели?
Стъпка 3. Поискайте цялата необходима информация за контакт и срокове
Сроковете за кандидатстване и указанията за подаване обикновено са доста негъвкави, затова проверете със студента, за да се уверите, че знаете точно как и кога да изпратите писмото си. Опитайте се да изпратите писмото си преди крайния срок, ако е възможно. Никога не знаете какво може да изскочи и да забравите да го изпратите, ако изчакате до последната минута.
- Много пъти можете просто да изпращате писмата по имейл, но някои програми изискват да използвате специална система. Проверете това предварително, за да сте сигурни, че знаете как да създадете акаунт и да използвате портала.
- Попитайте ученика дали има конкретен човек, на когото можете да адресирате писмото. Ако не, добре е да използвате стандарта „За кого може да се отнася“или „Уважаеми членове на комитета“.
Стъпка 4. Отделете поне час, за да напишете писмо няколко дни преди датата на падежа
Добро правило е да се уверите, че имате минимум 2 седмици, за да напишете писмото. Ако един ученик поиска писмо в последната минута, няма проблем да откажете. Доброто писмо отнема време и умствена енергия, така че може да не им направите услуга, като напишете прибързано писмо. Позволете си поне час да напишете писмото. Може да искате да се върнете към него по -късно, за да го редактирате със свежи очи.
Повечето писма се изпращат по електронен път тези дни, но проверете отново, за да се уверите, че не е нужно да ги изпращате по пощата. Ако го направите, изчакайте поне седмица между момента, в който го изпратите, и датата на падежа
Стъпка 5. Кажете „не“на искания от студенти, които не можете да подкрепите напълно
Препоръчителните писма имат голяма тежест и не искате да навредите на шансовете на някой да бъде приет, като напишете неясно писмо. Ако не познавате добре ученика или имате резерви относно уменията му, кажете му, че не сте подходящият човек, който да пише в тяхна подкрепа.
Опитайте се да кажете: „Съжалявам, не чувствам, че ви познавам достатъчно добре, за да ви призная в писмо. Мисля, че би било най -добре да попиташ някой друг."
Метод 2 от 4: Обхващане на съществената информация
Стъпка 1. Отворете писмото, като представите накратко себе си и ученика
Това позволява на читателя да знае кой сте и защо пишете. Можете да запазите този първи параграф доста кратък. Няколко изречения ще го направят.
Можете да напишете: „Моето име е професор Смит и за мен е удоволствие да напиша това писмо от името на Тейлър Джоунс. Тейлър е отличник и напълно подкрепям нейното кандидатстване във вашата програма."
Стъпка 2. Дайте примери за постиженията на ученика в следващия параграф
Да бъдеш конкретен помага на читателя да опознае малко по -добре вашия ученик. Избягвайте обширни обобщения и пипете писмото с конкретни причини, поради които подкрепяте ученика. Кажете на читателя точно как познавате ученика, за да му кажете защо сте квалифицирани да напишете писмото.
- Кажете: „Аз съм академичен съветник и професор на Тейлър в продължение на 4 години. Тя е спечелила във всичките ми класове заради отличното си писане. Тейлър също добавя много информация за дискусиите в класа. Тя веднъж започна страстна дискусия за бъдещето на американската демокрация, която други студенти и аз наистина намерихме за полезна. Тя продължи да пише креативна и сложна статия на същата тема."
- Избягвайте нещо неясно, например „Тейлър е добър ученик“.
Стъпка 3. Посочете областите, в които ученикът е демонстрирал обучение
Почти всеки служител или дипломирана програма иска да знае, че студентът е способен да расте и да отговаря на предизвикателствата. Помислете за момент, в който наистина сте били удивени от напредъка на ученика и напишете за това в няколко изречения. Не забравяйте да уточните и тук.
- Опитайте нещо като: „Като първокурсник, Тейлър понякога се бореше да използва първични източници. Тя направи усилие да посети работното ми време и да поиска помощ. През следващата година тя включваше голямо разнообразие от важни източници в научни статии със сложния анализ на напреднал студент. Тейлър има вроден талант, съчетан с впечатляващо желание за учене."
- Не пишете нещо общо като „Тейлър направи много подобрение и сега е страхотен писател“.
Стъпка 4. Обсъдете специални таланти и мотивации, за да накарате ученика да се открои
Препоръчително писмо е място, където наистина да се подчертае това, което прави кандидата специален. Въпреки че искате писмото да бъде професионално, добре е да направите темата си възможно най -човешка. Това ще помогне на читателя да получи по -добра представа за това кой всъщност е кандидатът.
- Можете да кажете: „Идването от предизвикателен произход е част от това, което прави Тейлър толкова впечатляващ кандидат. Тейлър има по -малки братя и сестри и иска да ги направи горди, като стане първият човек в семейството, който отиде в аспирантура. Има силна мотивация за успех."
- Можете също така да споменете таланта на студента, ако е от значение. Например, бихте могли да кажете: „Тейлър е страстен към музиката и е невероятен пианист. Макар че това може да не изглежда релевантно за вашата програма, това е така, защото Тейлър използва любовта си към музиката, за да вдъхне на изследванията си прозрения за културното въздействие на музиката."
Стъпка 5. Споменете черти на личността, за да очовечите ученика
Това е още един добър начин да персонализирате писмото си и да помогнете на ученика да се открои от пакета. Отново, останете професионални, но позволете на някои от личността на кандидата да бъдат представени във вашето писмо.
- Напишете нещо от рода на: „Част от това, което прави Тейлър толкова страхотен участник в дискусиите в класа, е сложното чувство за хумор. Тя прави умни, остроумни, наблюдения и учениците, които са в една и съща малка група, обикновено имат големи усмивки на лицата си. Ценна черта е да бъдеш едновременно забавен и проницателен."
- Не казвайте нещо непрофесионално като „Изглежда, че Тейлър е много популярен и вероятно животът на партито“.
Стъпка 6. Завършете писмото, като предложите да помогнете допълнително
Достигнахте края на писмото си и трудната част е свършена! Просто напишете много кратък параграф, показващ, че сте на разположение за всякакви последващи въпроси.
- Кажете нещо като: „Вярвам, че Тейлър ще бъде истински актив за вашата програма. Ако имате нужда от друга информация от мен, моля не се колебайте да се свържете с мен на anna [email protected].
- Отпишете се с професионално затваряне като „С уважение“или „С уважение“и след това вашето име и заглавие.
Метод 3 от 4: Удряне на правилния тон
Стъпка 1. Бъдете честни и позитивни в оценката си
Едно от основните правила за писане на писма е да бъдете предварително и напълно честни. Не добавяйте фалшиви или подвеждащи твърдения. Няма да помогне на никого. Внимавайте да бъдете и позитивни. Не забравяйте, че вие се съгласихте да напишете писмото само защото вярвате в този ученик. Избягвайте да казвате нещо негативно, тъй като това може да навреди на шансовете им.
- Не казвайте „Тейлър спечели всичко, както в моите класове“, ако това не е вярно. Все още можете да го поддържате положително, като кажете: „Тейлър спечели добри оценки в моите класове и показа последователно подобрение.“
- Дори и да имате резерви, опитайте се да ги изразите по положителен начин. Опитайте например: „Най -голямата сила на Тейлър не винаги е била изследване, но тя е положила толкова много усилия да се подобри, че вярвам, че ще има непрекъснат растеж.“Това звучи по -добре от: „Тейлър не е най -добрият изследовател в моя клас, но е добър в писането.“
Стъпка 2. Пишете с думи, с които се чувствате комфортно
Не се притеснявайте, няма нужда да се опитвате да звучите фантастично тук. Използвайте речник, който обикновено бихте използвали в професионална среда. Не е нужно да се опитвате да намерите думи, за да накарате себе си (или ученика) да изглежда по -умен. Писането с различен тон всъщност може да накара вашето писмо да изглежда малко фалшиво или неискрено.
Добре е просто да се каже: „Последната презентация на Тейлър беше интересна и невероятно ангажираща“, вместо „Тейлър завладя публиката с блестяща изложба“
Стъпка 3. Използвайте специфичен език и избягвайте неясни твърдения
Не забравяйте, че искате да нарисувате картина на кандидата и силните му страни. Най -добрият начин да направите това е да изберете ясни, въздействащи думи. Ето някои страхотни прилагателни, които да използвате:
- Адаптивна
- Амбициозен
- Ярък
- Интелигентен
- Интуитивен
- Находчив
- Замислено
Стъпка 4. Останете професионални и избягвайте емоциите си
Тъй като препоръчвате този човек, очевидно искате да му помогнете да успее. Това е страхотно, просто не забравяйте да подчертаете това по професионален начин. Опитайте се да не бързате, дори ако се изкушавате да възхвалявате всяка тяхна добродетел.
Да напишеш „Тейлър е интелигентен, ентусиазиран студент, който ще бъде много полезен за твоята програма“, е по -добре, отколкото да кажеш: „Тейлър заслужава това! Тя е най -добрият ученик, който съм имал, и наистина искам това за нея."
Метод 4 от 4: Избягване на често срещани грешки
Стъпка 1. Пропуснете всяка информация, която не е уместна
Въпреки че искате да включите подробности и черти на личността, не е нужно да разказвате житейската история на кандидата. Откройте само черти и примери, които са от значение за това, за което кандидатства лицето.
- Читателят не трябва да знае, че кандидатът има голям вкус към модата, освен ако не кандидатства за програма или работа, която включва мода, например.
- Не добавяйте нищо от рода на „Тейлър наистина е активен в аниме клуба в кампуса и изглежда много се забавлява с него“, тъй като това всъщност не дава на читателя ви никаква индикация защо трябва да знаят нещо като че.
Стъпка 2. Запазете всички препоръчителни писма на около 1 страница
Знаете ли, че писмата, написани от името на мъжете, са почти винаги по -дълги от тези, написани от името на жените? Дори когато е в безсъзнание, в много писма съществува пристрастие към пола. Един от начините да се избегнат дори случайни пристрастия е да се уверите, че писмото ви е поне 1 страница, за предпочитане малко повече. Можете също така да се погрижите да подчертаете постиженията над усилията и да избегнете включването на изобилие от лична информация.
Използвайте думи като „изследване“и „представяне“и включвайте количествени факти, когато е възможно. Например „Тейлър осреднява най -високите оценки в програмата за 3 семестъра подред“
Стъпка 3. Изберете прилагателните си внимателно, за да избегнете пристрастия
Понякога случайно използваме различни прилагателни, за да опишем хора от различен пол. Прочетете внимателно писмото си, за да сте сигурни, че ще използвате същите прилагателни, независимо за кого пишете. Ако пишете за жена, избягвайте прилагателни като:
- Състрадателен
- Топло
- Грижовна
- Полезно
- Тактичен
Съвети
- Дайте си достатъчно време да редактирате писмото си. Може да искате да го оставите настрана за няколко дни и да се върнете към него със свежи очи.
- Добре е да имате стандартен шаблон, ако пишете много букви. Просто не забравяйте да включите много конкретна информация за всеки кандидат, за когото пишете.