Как да напиша Ръководство за безопасност: 15 стъпки (със снимки)

Съдържание:

Как да напиша Ръководство за безопасност: 15 стъпки (със снимки)
Как да напиша Ръководство за безопасност: 15 стъпки (със снимки)

Видео: Как да напиша Ръководство за безопасност: 15 стъпки (със снимки)

Видео: Как да напиша Ръководство за безопасност: 15 стъпки (със снимки)
Видео: 30 Days to SPEAK ENGLISH FLUENTLY - Improve your English in 30 Days - English Speaking Practice 2024, Март
Anonim

Ръководството за безопасност е съвкупност от информация, инструкции, политики и процедури, предназначени да гарантират безопасната работа на всички инструменти, машини, химикали или храни, които използвате, както и безопасното поведение на работното място. Ако работите в професия, която използва някой от тези предмети, имате нужда от ръководство за безопасност. Ще ви е необходимо и ръководство, ако на вашите служители някога се наложи да оказват първа помощ или CPR на други хора или да практикуват процедури за безопасност, като пожарни тренировки или евакуация. Доброто ръководство за безопасност ще ви помогне да се уверите, че ръководството и служителите са на една и съща страница за това кой е отговорен за какво и как да се уверите, че вашият бизнес остава в безопасност. Първоначално писането може да изглежда малко сложно, но с внимателно планиране можете да направите своя наистина ефективен.

Стъпки

Метод 1 от 2: Съдържание

Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 1
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 1

Стъпка 1. Направете списък на всички инструменти, материали и отговорности за плана за безопасност

Това ще ви помогне да определите какво трябва да включите в ръководството си и също така ще ви помогне да не забравите нищо критично. В зависимост от естеството на вашия бизнес, може да се наложи да създадете поредица от наръчници, всеки от които се фокусира върху определена област.

  • Например, ако имате компания, която използва много химикали, ще ви трябват раздели за съхранение, боравене и транспорт.
  • Ако вашата компания работи в производството, може да се нуждаете от раздели за тежки машини, ръчни инструменти, предпазни очила и други елементи.
  • Наемете ръководителите на всеки отдел, който да ви помогне да съставите тези списъци.
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 2
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 2

Стъпка 2. Проучете общите стандарти във вашата индустрия

Организации като Международната организация по стандартизация (ISO) изготвят стандарти за области като управление на риска и управление на безопасността на храните. Тези стандарти осигуряват отправна точка за ръководствата за безопасност на компанията в тези области. Можете да ги намерите онлайн или като се свържете с тези организации.

ISO и подобни организации предлагат полезни ръководства относно стандартите за производство, безопасността на храните и много други области на специализация

Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 3
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 3

Стъпка 3. Потърсете указанията на вашия град и държава, за да се уверите, че спазвате

Правителствените организации като Администрацията по безопасност и здраве при работа (OSHA) може да изискват наръчници за безопасност за определени практики и процедури и могат също така да определят какво най -малко трябва да обхваща ръководството. Свържете се с местния градски съвет, за да попитате за тези насоки и да поискате копие.

Неспазването на тези разпоредби, да не говорим за липсата на наръчник, където е необходимо, може да изложи компаниите на съдебни дела, а в някои случаи и на наказателни обвинения

Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 4
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 4

Стъпка 4. Включете раздел за химическата безопасност, ако вашата компания ги използва

Наистина е важно да използвате химикали точно както са предназначени. Уверете се, че вашето ръководство включва инструкции за съхранение, употреба, боравене и транспортиране. Можете да включите отделни раздели по всяка от тези теми.

  • Ако работите в научна лаборатория, ще трябва да се уверите, че всичките ви химикали са правилно етикетирани и поддържани при правилните температури, например. Вашето ръководство трябва да обхваща всички тези протоколи.
  • Покрийте също информация за това как да транспортирате химикали до различни части на вашата сграда и до различни сгради, ако е приложимо.
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 5
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 5

Стъпка 5. Включете информация за безопасността на храните, ако това се отнася за вашия бизнес

Компаниите, които произвеждат или сервират храна, определено се нуждаят от много задълбочени ръководства за безопасност. Уверете се, че вашето ръководство има раздели за това как да приготвите храната, как да я съхранявате и как да боравите с нея.

  • Включете важни диаграми относно температурните указания и срока на годност.
  • Трябва също да включите информация за безопасност относно използването на професионално оборудване като смесители и печки.
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 6
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 6

Стъпка 6. Напишете глава за стандартните оперативни процедури, независимо от вашия бизнес

Без значение какъв тип бизнес ръководите, добра идея е да уведомите служителите си какво да правят, за да сте сигурни, че са в безопасност. Можете да напишете ръководство за безопасност, което включва общи съвети за безопасност и какво да правите в случай на спешност. Помислете за включване на раздели за събития като:

  • Пожар
  • Природно бедствие
  • Активен стрелец
  • Изтичане на газ
  • Прекъсване на тока
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 7
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 7

Стъпка 7. Посочете кой е отговорен за всяка стъпка в плана за безопасност

Важна част от ръководството посочва кой какво трябва да направи. За всяка стъпка, която включвате, не забравяйте да посочите кой е отговорен. Когато планирате и проучвате ръководството, решете кой е най -добрият човек да се справи с всяка работа.

Например, ако пишете раздел за това да се уверите, че химикалите се поддържат при подходяща температура, не забравяйте да отбележите, че работата на дежурния ръководител е да проверява това на всеки час

Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 8
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 8

Стъпка 8. Включете ръководството в допринасяне за съдържанието на ръководството

Въпреки че действителното писане може да бъде сключено с технически писател с опит в писането на ръководства за безопасност, в компанията ще бъде по -прието, ако ръководството и служителите участват в приемането му. Помолете мениджърите да представят предложения за различни раздели на ръководството и как трябва да бъде организирано.

  • Можете да проведете среща, за да съберете обратна връзка, да изпратите имейл или дори да настроите анонимно проучване, за да могат хората да изпращат отговорите си.
  • Поискайте обратна връзка от служителите за какво се нуждаят от насоки. Не чувствайте, че трябва да приемате съвети от всички, но няма да навреди да отворите това пред всички свои служители. Опитайте се да дадете възможност на всеки да участва в проучване за това каква информация би била най -полезна в ръководството.

Метод 2 от 2: Форматиране

Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 9
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 9

Стъпка 1. Включете съдържание в началото

Това е важно, независимо от вида бизнес, който ръководите. Служителите могат да проверят тук, за да намерят лесно каквото търсят. Уверете се, че заглавията на разделите са ясни, кратки и включват номера на страниците. Можете да включите раздели като:

  • Лабораторна безопасност
  • ЛПС на служителите
  • Оперативни процедури
  • Протоколи за почистване
  • Аварийни процедури
  • Водене на отчетност
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 10
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 10

Стъпка 2. Включете шаблони на често използвани документи за лесен достъп

Вашият бизнес вероятно изисква служителите да водят много записи, като например транспортни и дневници за безопасност. Можете да съхранявате шаблони на тези формуляри в ръководството, така че вашите служители винаги да знаят къде да ги намерят. Това ще бъде особено полезно, ако имат достъп до електронни копия на ръководството.

  • Можете да включите приложение в ръководството за безопасност, което включва документи като дневници за доставки, графици за почистване и графици за ремонт.
  • Можете да актуализирате тези документи ежегодно или толкова често, колкото е необходимо.
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 11
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 11

Стъпка 3. Направете електронни и хартиени копия, които се актуализират ежегодно

Добра идея е да запазите двата формата, така че служителите винаги да имат лесен достъп до ръководството. Съхранявайте хартиени копия, разположени в целия ви бизнес, особено в области, където те биха ви били полезни. Местата, където се съхраняват инструменти и химикали, са добри места за поддържане на видимост на ръководството. Съхранявайте електронна версия на ръководството на уебсайта на вашата компания, така че всички служители да имат достъп до него по всяко време.

Стандартите и насоките се променят, така че не забравяйте да актуализирате ръководството си всяка година. Може да не се наложи да променяте нищо, но е добра идея да го разгледате, за да се уверите, че всичко е актуално

Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 12
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 12

Стъпка 4. Използвайте лесен за разбиране език

Въпреки че външните регулатори могат да разгледат ръководството, за да се уверят, че всички подходящи разпоредби са обхванати, те няма да го четат всеки ден, както може да се наложи на вашите служители. Ръководството трябва да бъде написано, за да могат лесно да го разберат и следват. Докато пишете, имайте предвид следното:

  • Използвайте кратки изречения и кратки абзаци с прости думи.
  • Пишете с активен глас.
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 13
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 13

Стъпка 5. Избягвайте жаргона, така че ръководството да е достъпно за всички служители

Опитайте се да не използвате сложни термини, които само експертите ще разберат. Добре е да използвате всички необходими технически термини правилно, просто не забравяйте да им дадете контекст и да дадете прости, ясни дефиниции в противен случай.

  • Обяснете акроними. Можете или да имате уводен раздел, в който са изброени всички съкращения с техните определения, или да ги въведете в текста с пълния термин, последван от неговото съкращение в скоби и използвайки съкращението след това.
  • Обяснете символите. Както при съкращенията, можете да имате уводен раздел или да обясните символите, както се появяват в ръководството.
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 14
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 14

Стъпка 6. Поставете ръководството за лесно четене и разбиране

Оформлението трябва да помогне на читателя да се съсредоточи върху най -важните концепции и трябва да бъде последователно в цялото ръководство. Това ще улесни разбирането на важната информация за безопасност и ще позволи на читателя лесно да намери това, което търси. Опитайте се да имате предвид следното:

  • Използвайте заглавия и подзаглавия, за да въвеждате теми, да идентифицирате подтеми и да групирате текстови блокове.
  • Поставете чертежите и текста, който се отнася до тях, на една и съща страница, когато е възможно.
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 15
Напишете Ръководство за безопасност Стъпка 15

Стъпка 7. Използвайте четлив стил на шрифта и размер на точката за по -лесно четене

За печатния текст е подходящ размер от 10 до 12 точки, с малко по-голям размер на заглавията. Подзаглавията могат да бъдат със същия размер на точката като основния текст, но са посочени с удебелен шрифт, курсив или и двете.

Използвайте черен текст върху бяла хартия за най -добър контраст между текст и фон. Засенчените текстови полета може да са подходящи за допълнителни описания и странични ленти, стига да има достатъчно контраст между текста и фона

Съвети

  • Помислете за използване на шаблон от OSHA като основа, за да улесните себе си.
  • Чувствайте се свободни да преработите ръководството, ако е необходимо. Трябва да се прави всяка година, но е добре да се прави по -често, ако стандартите се променят.

Препоръчано: