3 начина за предотвратяване на кражба на медицински досиета

Съдържание:

3 начина за предотвратяване на кражба на медицински досиета
3 начина за предотвратяване на кражба на медицински досиета

Видео: 3 начина за предотвратяване на кражба на медицински досиета

Видео: 3 начина за предотвратяване на кражба на медицински досиета
Видео: Как да споделяме интернет от своя таблет или телефон 2024, Март
Anonim

Около 5-10 милиона души са жертви на кражба на медицинска самоличност всяка година. Поради тази причина е изключително важно здравните служби и отделните лица да обръщат голямо внимание на това как защитават медицинската информация и записи. В Съединените щати доставчиците на здравни грижи трябва да спазват изискванията на Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване (HIPAA), който определя стандарти за това кой може да получи достъп до медицинска документация. Като доставчик на медицински грижи бихте имали голяма полза, като спазвате тези стандарти, независимо от изискванията на закона или не. Като физическо лице можете да защитите медицинските си досиета, като ги съхранявате безопасно и отстранявате всяка кражба на медицинска самоличност веднага щом възникне.

Стъпки

Метод 1 от 3: Защита на досиетата на пациентите в медицински кабинет

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 1
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 1

Стъпка 1. Защитете вашите електронни данни

Вашите данни трябва да бъдат защитени, което означава, че трябва да съхранявате електронни данни зад защитна стена и да използвате пароли за достъп до тях. Ако не го направите, тогава сте уязвими към нарушения на поверителността.

Можете да осигурите записи на хартиен носител по подобен начин. Заключете ги в картотеките и се уверете, че само одобрен персонал има ключ

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 2
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 2

Стъпка 2. Проверете кой има достъп до досиетата на пациентите

Трябва да следите отблизо кой във вашия офис има достъп до досиетата на пациентите и причините за този достъп. Ако съхранявате електронни медицински досиета, тогава трябва да създадете потребителски имена и пароли за всеки, който трябва да получи достъп до информацията. Трябва да водите дневник на одита и да следите следното:

  • записа, до който потребителят е имал достъп
  • при достъпа до записа
  • какво е направил потребителят със записа (като например актуализиране на информацията)
Предотвратете кражба на медицински досиета Стъпка 3
Предотвратете кражба на медицински досиета Стъпка 3

Стъпка 3. Разработете нива на достъп

Съгласно HIPAA служителят може да види само „минимално необходимото“количество информация, която му позволява да изпълнява работата си. За да ограничите достъпа, трябва да решите кой трябва да види каква информация. Например, рецепционистът трябва само да види името на пациента и данните за фактуриране, докато медицинската сестра ще трябва да види повече информация.

  • Ако служител работи само с някои пациенти, тогава той трябва да има достъп само до тази информация.
  • Създаването на нива е може би най -лесно, когато имате електронни записи. Можете обаче да ограничите достъпа до физически записи. Например, можете да съхранявате всички досиета на пациентите за лекар в заключен кабинет. Всеки лекар може да има свой кабинет и един човек да има ключ за всички.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 4
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 4

Стъпка 4. Осигурете достъп при спешни случаи

Понякога човек, който не е упълномощен за достъп до информация, все пак се нуждае от нея. Например, няколко души с разрешение в офиса ви може да са навън едновременно. Ако създадете функция „замяна“, тогава други хора могат да получат достъп до информацията, за да могат да помогнат при лечението на пациенти.

  • Необходими са обаче процедури, за да можете да преглеждате всяко използване на тази функция за замяна. Ако не го направите, хората биха могли да го злоупотребяват и поверителността на пациентите може да бъде компрометирана.
  • Можете да програмирате софтуер, така че няколко души да бъдат изпращани по имейл, когато се използва функцията за замяна. След това можете да попитате служителя си защо го е използвал и да потвърдите, че е необходимо.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 5
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 5

Стъпка 5. Защитете вашите имейл комуникации

Днес много пациенти искат достъп до информация по електронен път. Те са щастливи да получат медицински досиета по имейл или като прикачен файл към имейл. Трябва обаче внимателно да защитите тези комуникации. Нарушавате HIPAA, ако не го направите.

  • За да защитите вашите имейл комуникации, трябва да използвате технология за криптиране.
  • Вижте Направете имейл HIPAA съвместим за повече информация.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 6
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 6

Стъпка 6. Получете разрешение за комуникация по електронен път

Можете да се предпазите от съдебно дело, като накарате пациентите да разрешат начина, по който използвате тяхната информация. Например, искате подписано разрешение, което ви позволява да предавате информация по имейл. Уверете се, че формулярът включва дата на изтичане на разрешението, и последвайте, за да сте сигурни, че пациентът продължава да се съгласява с определени методи за комуникация.

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 7
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 7

Стъпка 7. Архивирайте информацията си

За да спазвате HIPAA, трябва да архивирате цялата си информация. Често това означава да го съхранявате на повече от едно място или в повече от един формат. Проверете при вашите доставчици.

  • Например, всички записи на хартия във вашия офис трябва да имат копия, съхранявани извън сайта. Като алтернатива можете да създавате цифрови сканирания.
  • Електронните данни трябва да бъдат архивирани по електронен път. Съответно, ако използвате свои собствени сървъри, тогава трябва да разберете какви правила за създаване на резервни копия съществуват.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 8
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 8

Стъпка 8. Изисквайте от бизнес сътрудници да защитават данните на пациентите

Всеки доставчик или сътрудник, който получава достъп до вашите данни/информация за пациента, трябва да се съгласи да защити данните и да следва процедурите на вашия офис. Накарайте ги да подпишат споразумение „Бизнес партньор“.

  • Можете да намерите примерен договор на уебсайта на здравеопазването и човешките услуги тук:
  • Помолете вашия адвокат да прегледа договора и да го преразгледа, за да отговаря на вашите нужди.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 9
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 9

Стъпка 9. Разкъсайте стари документи

Не изхвърляйте старите документи в контейнер за боклук и се надявайте никой да не ги пречеше и да вземе информацията. Вместо това се уверете, че записите са правилно нарязани. Можете да наемете компании, които да дойдат във вашия офис и да накъсат големи количества хартиени документи.

  • Не забравяйте да нарязвате повече от хартиени документи. Трябва също да накъсате електронни записи, твърди дискове и рентгенови лъчи.
  • Също така унищожете правилно всяко електронно оборудване, което може да съхранява информация за пациента, като CT скенери.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 10
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 10

Стъпка 10. Подайте сигнал за нарушения на информацията за пациентите

Федералното законодателство има специфични изисквания за уведомяване, когато се нарушават данните за пациентите. В зависимост от обстоятелствата може да се наложи да уведомите следното:

  • Уведомявайте засегнатите пациенти, когато има нарушение на тяхната информация.
  • Свържете се с министъра на здравеопазването и човешките услуги, за да уведомите своевременно за всяко нарушение.
  • Уведомете обществеността и медиите, ако нарушението засяга 500 или повече пациенти.

Метод 2 от 3: Съхраняване на вашите индивидуални медицински досиета

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 11
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 11

Стъпка 1. Вземете копие от вашето медицинско досие

Всеки човек трябва да получи копие от медицинското си досие, независимо дали е било жертва на кражба на медицинска самоличност или не. Вземете копие от медицинското си досие за всеки член на вашето семейство, включително за децата си.

  • Копие от вашето медицинско досие предоставя „изходни данни“от истинската ви медицинска история. След като станете жертва на измама, за вашия доставчик може да е трудно да възстанови истинската ви медицинска история. Поради тази причина трябва да получите копие на файла възможно най -скоро.
  • Вашият медицински кабинет може да ви таксува копията. Ако имате онлайн достъп до вашите записи, можете да правите моментни снимки.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 12
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 12

Стъпка 2. Защитете вашата медицинска застрахователна карта

Трябва да защитите медицинската си застрахователна карта, както и вашата социалноосигурителна карта. Въпреки че искате картата при вас в спешен случай, можете да копирате картата и да носите фотокопието със себе си. Не забравяйте да затъмните последните четири цифри на картата.

  • В спешни случаи всеки доставчик на медицински услуги може да се обади на вашия застраховател, за да намери пълния номер.
  • Ако имате назначен лекар, можете да вземете истинската карта със себе си в лекарския кабинет.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 13
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 13

Стъпка 3. Ограничете медицинската информация, която споделяте

Можете да защитите медицинската си информация, като откажете да я споделите по телефона или онлайн. Никога не споделяйте с някой, който ви се обажда, дори ако предлага сделка за безплатни лекарства в замяна на вашата медицинска информация.

Ако споделяте медицинска информация онлайн, уверете се, че използвате защитена връзка. Погледнете в лентата на състоянието и се уверете, че адресът започва с „https“-„s“означава защитен

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 14
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 14

Стъпка 4. Съхранявайте безопасно копия от медицински досиета

Трябва да заключите медицинските си записи на сигурно място, например в домашен сейф. Записите включват изявления на лекари, информация за лекарства с рецепта и информация или формуляри за застрахователна полица. След като вече нямате нужда от тези записи, не забравяйте да ги накъсате, преди да ги изхвърлите.

Извадете етикета от всяка бутилка с лекарство, преди да го изхвърлите. Не искате някой да вади информация от бутилката

Метод 3 от 3: Реагиране при кражба на медицински документи

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 15
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 15

Стъпка 1. Получавайте известие за нарушение

Много здравни застрахователи са претърпели нарушения на данните през последните години. Те трябва да се свържат с вас и да ви уведомят, когато възникне нарушение, като ви изпратят писмо.

Дори и да не получите известие от застраховател, все пак трябва да следите внимателно своите медицински досиета и кредитна история

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 16
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 16

Стъпка 2. Проучете застрахователните си извлечения

Прочетете всяка поща, която получавате от застрахователя си. Ако получавате сметки, проверете дали сте използвали някоя от изброените услуги. След получаване на лечение трябва да получите писмо с „обяснение на ползите“.

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 17
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 17

Стъпка 3. Поискайте декларация за изплатените ползи за здравето

Някои крадци на самоличност ще променят вашия пощенски адрес. Съответно може да не получите никакви съобщения от вашия застраховател. Поради тази причина трябва ежегодно да се обаждате на вашия застраховател и да поискате копие от здравните помощи, изплатени за тази година.

Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 18
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 18

Стъпка 4. Коригирайте грешките във вашите медицински досиета

Трябва да напишете писмо до вашия застраховател и медицински доставчици. Посочете коя информация е неточна. Изпратете писмото си със заверена писмо, иска се разписка за връщане.

  • Ако за щастие сте получили копия от вашите медицински досиета преди измамата, тогава можете да покажете на вашия застраховател и доставчици как трябва да изглежда вашата медицинска история.
  • Включете също копие от вашия полицейски доклад.
  • Вашият доставчик на медицински услуги или здравният план трябва да променят грешна информация. Ако не го направят, кажете им, че искате да включите кратко „изявление за спор“в записа. Изявлението може да бъде кратко. Можете да кажете нещо от рода на „Никога не съм посещавал Доктора на следните дати“и след това да посочите датите.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 19
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 19

Стъпка 5. Изтеглете копие от кредитния си отчет

Неплатеният медицински дълг ще бъде докладван на трите национални агенции за кредитна отчетност (CRAs)-TransUnion, Equifax и Experian. Можете да получите безплатно копие на тези кредитни отчети всяка година. Не искайте копие директно от АКР. Вместо това използвайте един от следните методи:

  • Обадете се на 1-877-322-8228. Докладът ви трябва да бъде изпратен по пощата.
  • Посетете https://www.annualcreditreport.com. Въведете данните си и ще получите кредитния си отчет по електронен път.
  • Попълнете формуляра за заявка за годишен кредитен доклад на Федералната търговска комисия, който е достъпен тук: https://www.consumer.ftc.gov/articles/pdf-0093-annual-report-request-form.pdf. Можете да изпратите попълнения формуляр по пощата на отпечатания върху него адрес.
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 20
Предотвратяване на кражба на медицински досиета Стъпка 20

Стъпка 6. Подайте сигнал на властите за кражба на медицинска самоличност

Трябва да уведомите полицията, че някой е откраднал самоличността ви и я е използвал за извършване на кражба на медицинска самоличност. Не забравяйте да получите копие от полицейския доклад.

  • Ако сте били жертва на Medicare измама, обадете се на 1-800-633-4227.
  • Жертвите на измама с Medicaid трябва да се обадят на 1-800-447-8477.
Предотвратете кражба на медицински досиета Стъпка 21
Предотвратете кражба на медицински досиета Стъпка 21

Стъпка 7. Оспорете всеки лош медицински дълг във вашия кредитен отчет

Преминете и проверете дали виждате неплатени медицински дългове, отчетени в кредитната ви история. За съжаление трите АКР не публикуват лош (неплатен) медицински дълг в продължение на 180 дни след съобщението. Независимо от това, трябва да преглеждате кредитния си отчет веднъж годишно.

  • Ако откриете дълг, който не е ваш, тогава трябва да го оспорите. Трябва да напишете писмо за оспорване до АКР, по което е отчетен дългът. Можете да използвате примерно писмо за оспорване, достъпно от FTC тук:
  • АКР ще поиска от предприятието, публикувало медицинския дълг, да извърши разследване. Трябва да получите отговор в рамките на 30-45 дни.

Препоръчано: