Задачите за аутсорсинг са една от стратегиите, които компаниите могат да използват, за да поддържат разходите за основни функции възможно най -ниски. Когато се изберат подходящите външни партньори, крайният резултат е, че тези задачи се изпълняват ефективно и бизнесът се възползва от експертния опит на тези партньори. Изборът на подходящи партньори изисква разбиране на нуждите на аутсорсинга, как партньорите изпълняват тези задачи и определяне дали тези политики и процедури са в хармония с корпоративната култура на вашата компания.
Стъпки
Част 1 от 3: Определяне кои задачи да се възложат на външни изпълнители
Стъпка 1. Разберете кои задачи могат да бъдат възложени на външни изпълнители и спестете парите на компанията
Определянето на какви задачи да се възлага на външни изпълнители, както и ползите от аутсорсинга, които компанията ще извлече, създава основата за намиране на подходящите аутсорсинг партньори. Има различни причини за аутсорсинг, включително спестяване на разходи, липса на вътрешни умения, по-краткотрайни задачи или проекти и разширяване на нови пазари.
Аутсорсингът може да бъде полезен за еднократни нужди, като например създаването на лого
Стъпка 2. Помислете за аутсорсинг задачи, които включват специализиран набор от умения или оборудване
Най -добрите задачи за аутсорсинг са тези, които изискват специално оборудване или набор от умения, които вашата компания или вашите служители не притежават. Например, може да се нуждаете от опитен дизайнер на уебсайтове, за да актуализирате уебсайта си, но не правете това достатъчно често, за да наемете уеб разработчик на пълен работен ден. Алтернативно, може да искате да възложите на външни изпълнители повтарящи се задачи, като въвеждане на данни или доставка на продукти, които изискват инфраструктура и просто обучение, за да завършите.
- За друг пример, много компании откриват, че аутсорсингът на задачи за заплати помага за значително намаляване на счетоводните разходи.
- По същия начин компаниите също са склонни да установят, че аутсорсингът на обслужване и поддръжка на клиенти дава възможност все още да помагат на клиенти с въпроси и притеснения, без да поддържат персонал за обслужване на клиенти на пълен работен ден.
Стъпка 3. Избягвайте външни изпълнители на ключови бизнес процеси
Задачите, които възлагате на външни изпълнители, трябва да бъдат тези, които могат да се изпълняват еднакво добре от някой извън вашата компания. Тоест, не възлагайте на външни изпълнители нито една от основните си бизнес стратегии. Например, малък бизнес, който проектира и произвежда аксесоари за телефони, не трябва да възлага на външни изпълнители нито един от техните процеси на проектиране, но може да мисли за аутсорсинг на производството, ако и само ако техният партньор може да произвежда продукта, както и бизнесът може вътрешно.
- Не възлагайте на външни изпълнители функции, които не могат да бъдат измерени; ако не можете да измерите дейност, не можете да я управлявате.
- Примерният бизнес обаче трябва да разгледа възможността за аутсорсинг на други основни бизнес процеси, като доставка и заплати, ако приемем, че има спестявания.
Стъпка 4. Първо възложете на малки изпълнители външни изпълнители
Може да бъде полезно да започнете със сравнително малка задача за вашия аутсорсинг партньор. Това ще ви позволи да видите качеството на тяхната работа, без да поемате прекалено голям риск. Друг начин да направите това е да дадете пробен период от около месец. Това работи за задачи, които не могат непременно да бъдат разделени на по -малки части.
Част 2 от 3: Намиране на външен партньор
Стъпка 1. Задайте квалификациите на външния партньор
Идеята е да се осигури партньор, който е в състояние да изпълнява възложените задачи по начин, който ще подобри вашия бизнес, а не да поставя ограничения върху производителността на компанията. Трябва също така да зададете ясни очаквания за времето, през което задачите трябва да бъдат изпълнени.
Например услугите за заплати трябва да могат да управляват всички удържани плащания и да доставят заплати на служителите без забавяне, докато доставчиците на услуги за клиенти трябва да могат да следват вашите указания за взаимодействие с клиентите
Стъпка 2. Помислете за използване на външна агенция
Ако планирате да възлагате на външни изпълнители в чужбина, може да бъде полезно да използвате аутсорсинг агенция. Тези организации съчетават местния бизнес с международни аутсорсинг партньори, предоставят гаранции за качество и могат да работят за опростяване на процеси като комуникация и фактуриране. Търсете онлайн аутсорсинг агенции, за да започнете. Някои от по -големите играчи са:
- Одеск.
- Elance.
Стъпка 3. Определете потенциалните външни партньори
Съберете имена на възможни партньори от вашите бизнес връзки, местни търговски камари, бизнес асоциации и дори търсения в интернет. Ограничете списъка с партньори до онези, които изглежда предлагат предимствата, които имате предвид и имат репутация, че осигуряват високо ниво на подкрепа на клиентите си. Потърсете рейтингите на най -добрите партньори и се опитайте да намерите примери за предишни, за да видите дали отговаря на вашите стандарти за качество.
Стъпка 4. Интервюирайте тези перспективи
Отделете време да се свържете с всеки поотделно и да обсъдите вашите нужди. Всички перспективи, които предоставят директни, ясни отговори и показват, че разбират от какво се нуждаете и могат да задоволят тези нужди, остават в списъка. Всички контакти, които изглеждат неясни или уклончиви в отговорите си, трябва да бъдат елиминирани от списъка. Ако работата е значителна, трябва да се направи физическо посещение. Също така, ако аутсорсирате в чужбина, трябва да сте сигурни, че аутсорсингът отговаря на трудовите стандарти на САЩ или да бъде подготвен за лоша реклама.
Стъпка 5. Изпратете заявка за предложение или RFP на тези квалифицирани клиенти
Офертата ще включва искане за прогнозна цена и описание на услугите, които могат да предоставят, заедно с примери за предишната им работа. Това ви позволява да преглеждате информацията за всяка перспектива рамо до рамо, като в крайна сметка стеснявате избора до един партньор, който има голяма вероятност да отговори на вашите нужди.
Стъпка 6. Не бъдете евтини
Винаги работете в посока работа с партньора, който може да осигури най -добрата комбинация от качество и стойност. Тоест, не търсете само най -ниската цена. Изберете най -ниския участник, ако качеството му е на ниво с вашето и/или това, което очаквате от вашия аутсорсинг партньор.
Част 3 от 3: Работа с аутсорсинг партньор
Стъпка 1. Създайте декларация за трудов договор
Договорът ви с партньора ви ще бъде дефиниран с декларация за работа, която излага спецификата на вашите бизнес отношения. В него ще бъдат посочени услугите, които ще се предоставят, сроковете за предоставянето на тези услуги и плащането за услугите.
- Напишете с ясни термини точно какво трябва да предостави партньорът и кога трябва да дойде работата или частите от работата. Това може да включва етапи, график и конкретни резултати.
- Използвайте това като възможност и за организиране на контакт. Например, помислете за организиране на седмично или месечно обаждане, за да оцените напредъка.
- Вие също трябва да договаряте условията за плащане и плащане, като например колко се дължи на всеки етап и от какво зависи плащането.
- Ако е възможно, наложете финансова санкция в случай, че външният изпълнител не изпълни ангажимента си. Включването на задачи вътрешно или намирането на друг външен изпълнител може да струва скъпо.
Стъпка 2. Договор с избрания от вас външен партньор
След като прегледате условията на договора, за да се уверите, че ценообразуването и другите ключови компоненти в споразумението са в хармония с информацията, предоставена в предложението, финализирайте партньорството и започнете да се наслаждавате на предимствата, които идват с възлагането на основни задачи на правилния партньор. Може да бъде трудно да се откажете от контрола върху задачата на външна страна, но се опитайте да не проверявате работата им всеки път. Това бързо ще изтече времето, което сте спечелили от аутсорсинга на работата.
Стъпка 3. Опростете комуникацията с партньора
Независимо колко далеч е вашият партньор, ще трябва да намерите начин да установите ефективна комуникация с тях, така че да можете да съобщите ясно плановете и целите за изпълнение. Незабавно установете точки за контакт с тяхната организация, за да можете да започнете да изграждате отношения с тях. След това установете комуникационни протоколи, точно какво означават определени думи или фрази в договора ви в контекста на договора. Не забравяйте да обясните всички използвани за компанията или индустрията термини, с които партньорът може да не е запознат. Това може да помогне да се избегне объркване по пътя.
Стъпка 4. Оценете представянето на партньора
След първия етап или постигнатия резултат или първите продукти или услуги са доставени, отделете време, за да оцените качеството и целесъобразността на работата на партньора. Изпълниха ли обещанията си? Това е моментът, в който можете да решите дали да продължите връзката си с този партньор или не. Ако са се справили много добре, можете да изберете да ескалирате участието си с тях.
Стъпка 5. Доверете се, но проверете работата на партньора
Има много примери за аутсорсинг партньори, които не успяват да удържат края на договора. Например, аутсорсинг на производствения партньор може да използва нестандартни материали, които не попадат в условията на договора. Алтернативно, може да се създаде приятелство между външния партньор и предприемача, което създава трудности при поддържането на отношенията аутсорсинг-собственик на бизнес. И в двата случая е важно собственикът на бизнеса да не забравя да се довери на външния партньор, но все пак да извършва редовни, обективни оценки, за да се увери, че те работят както е посочено в договора.
Стъпка 6. Бъдете наясно с културните различия
Когато комуникирате с чуждестранен аутсорсинг партньор, не забравяйте да вземете предвид културните различия. Например преговорите, критичните коментари и в някои случаи директните изявления могат да бъдат възприемани по различен начин от други култури. Отделете време да проучите бизнес практиките за културата на партньора си, преди да започнете преговори с тях. Това ще направи вашето сътрудничество по -лесно и по -ефективно.
Съвети
- Винаги дръжте предложенията под ръка поне за около година. В случай, че възникне някаква трудност с избрания партньор, винаги можете да прегледате другите и евентуално да идентифицирате жизнеспособна замяна.
- Отделете време, когато избирате аутсорсинг партньор. Това увеличава шансовете да направите правилния избор за първи път, вместо да пренебрегнете нещо важно и да се наложи да започнете отначало на по -късна дата с нов партньор.
