Нашата работна и професионална среда са основна част от живота ни. Понякога обаче нестабилен, груб или зъл служител може да наруши производителността на работното място, да сплаши колегите и да доведе до потенциални правни проблеми или проблеми с безопасността на бизнеса. За съжаление, справянето с агресивно и антагонистично поведение е предизвикателство за всеки мениджър и много мениджъри имат проблеми с дисциплинирането на подчинените си. Ако обаче комуникирате ефективно, следвате процедурите на компанията и документирате проблемите правилно, ще можете да проектирате и изпълнявате дисциплинарен план без допълнителен проблем.
Стъпки
Част 1 от 3: Документиране на тяхното поведение
Стъпка 1. Документиране на конкретни действия, които са причинили проблеми
Направете конкретен запис на оплаквания относно служителя. В документацията си включете конкретни, като например естеството на инцидента, участващите служители/хора, кога е възникнал инцидентът и последствията. Дори ако докладът не е поставен в досието на служителя, необходима е подходяща документация, за да се получат обективни, неемоционални оценки на поведението на служителя.
Стъпка 2. Оценете поведението им
Оценката на тяхното поведение ще ви помогне да съберете доказателства и да документирате поведението им за използване при прилагане на дисциплинарен план. Когато преглеждате поведението, задайте си няколко въпроса:
- Наблюденията трябва да са фактически, а не субективни. Например, не използвайте термин като „грубо поведение“, използвайте „x“, крещене, проклятие, прекъсване, напускане и т.н.
- „Агресивен“е друг субективен термин, който не е полезен при оценката.
- И накрая, мениджърът вероятно не знае дали служителят има личен проблем или не, чак след срещата.
Стъпка 3. Потвърдете нарушението на политиките на компанията
Служителите трябва да бъдат коригирани или дисциплинирани, когато нарушават политиката или не достигат производствените стандарти, а не поради отношение или стил. Документирайте конкретната нарушена политика и как точно действията на служителя са я нарушили.
Стъпка 4. Влезте в поведението
След като оцените поведението и решите да продължите, ще започнете с документиране и регистриране на тяхното поведение. Регистрирането на поведението ще ви предостави доказателства, които да представите на висшето ръководство и на служителя, ако вашият дисциплинарен план бъде поставен под въпрос. Уверете се, че:
- Включете часове и дати.
- Включете местоположения.
- Включете подробно описание на всеки инцидент и кой е докладвал/бил свидетел на него.
Част 2 от 3: Общуване с вашия подчинен
Стъпка 1. Обадете се на неофициална среща
Първата стъпка, която ще трябва да направите, ще бъде да насрочите среща с въпросния служител. Това ще ви предостави възможност за отстраняване на проблеми с вашия подчинен и да определите дали има по -голям проблем.
- Приближете се лично до служителя си и му кажете, че трябва да говорите с тях.
- Избягвайте спецификата. Не казвайте „Трябва да говоря с вас, защото поведението ви е ужасно напоследък“.
- Говорете спокойно и ясно, без да оставяте съмнение, че срещата не е по избор.
- Избягвайте да информирате служителя си там, където другите могат да ви чуят.
- Ако по някаква причина се чувствате неудобно или застрашени от въпросния човек, това е друг въпрос. В този случай срещата трябва да се ръководи от човешки ресурси.
Стъпка 2. Изразявайте притесненията си
След като сте свикали среща със служителя, ще е време да изразите притесненията си. Уверете се, че го правите правилно. Когато говорите с вашия подчинен:
- Подробно опишете обстоятелствата, които са причинили жалбата, без да вземете решение и помолете служителя да потвърди или обясни случая.
- Потвърдете, че действията нарушават фирмената политика и че служителят е наясно с нарушението.
- Бъдете конкретни за това какъв е проблемът и как трябва да го отстранят.
Стъпка 3. Предоставете възможност на служителя да говори
След като изразите притесненията си, ще трябва да позволите на служителя си да обясни себе си. Това е важна част, тъй като наистина се нуждаете от двете страни на историята, преди да вземете каквито и да било решения или да преминете по -нататък през дисциплинарния процес.
- Не забравяйте да изслушате какво има да каже служителят, преди да се произнесе.
- Никога не приемайте, че служителят е лош човек. Това ще замъгли вашата преценка за инцидента.
- Не се впускайте в лични проблеми. Ако вашият служител започне да обяснява личните си проблеми и предполага, че те са коренът на проблема им, изслушайте ги, но не се дразнете.
- Ако смятате, че вашият служител се е обяснил достатъчно добре, можете да им кажете: "Разбирам ситуацията сега. Оценявам вашата информация. Ако обстоятелството се появи отново, моля, обадете ми се, преди да стане проблем."
Стъпка 4. Решаване на проблема
Ако служителят няма основателна причина за действията си, са необходими промени и дисциплинарни мерки. Използвайте следния процес, за да разрешите проблема:
- Уверете се, че служителят поема отговорност за грешката си и разбира, че действията му са неприемливи.
- Помолете служителя да ви увери, че е готов да промени поведението си.
- Дайте им подробно обяснение за стандарта на поведение, който се очаква от този момент нататък.
- И накрая, избройте последиците, ако служителят извърши друго нарушение на политиката на компанията.
Стъпка 5. Работете с HR, за да оцените проблемите на поведението
Свържете се с отдела по човешки ресурси, ако вашата компания е достатъчно голяма, за да има такава. Може да е изкушаващо да поискате информация от други служители, но участието на други хора освен извършителя, жалбоподателите и надзорния орган може да направи планина от мол хълм чрез клюки.
- Консултирайте се с трудовите книжки на индивида за информация за предишни проблеми с ръководителите.
- Ако лицето е работило под друг надзорен орган във вашата компания, свържете се с него.
- Не разкривайте конкретно поведение на предишни ръководители. Просто посочете, че изпитвате проблем с тях и попитайте дали те са имали същия опит.
Част 3 от 3: Прилагане на дисциплинарни действия
Стъпка 1. Потвърдете фирмената политика
След като официално документирате и оцените поведението на неподчинения служител, трябва да прегледате фирмената политика за подробности относно дисциплинарната политика на служителите. Това е важно, защото без да преразглеждате дисциплинарната политика на компанията, няма да знаете точните стъпки, които трябва да предприемете, за да дисциплинирате служителя. Уверете се, че:
- Погледнете ръководството за служители (издадено на всеки нов служител) и прегледайте дисциплинарния процес на служителя, както е посочено в ръководството. Прегледът на политиката, очертана в ръководството или наръчника на служителите, ще потвърди, че служителят трябва да знае как се прилага дисциплината.
- Консултирайте се с вашия пряк ръководител и ги уведомете, че предстои да предприемете дисциплинарни действия.
- Обмислете действията си много внимателно, преди да продължите, тъй като непоисканият дисциплинарен план може да отвори компанията за съдебни спорове, а вие - за контрол от ръководството.
Стъпка 2. Свържете се с отдела за човешки ресурси, ако вашата компания има такъв
Отделът за човешки ресурси на вашата компания е предназначен да осигури на служителите и ръководството подкрепа и насоки. В резултат на това трябва да бъдете в постоянен контакт с HR чрез дисциплинарния процес.
- В зависимост от политиката на вашата компания може да се наложи представител по човешки ресурси да присъства на всички официални стъпки на дисциплинарния процес.
- В зависимост от политиката на вашата компания, дисциплинарният процес може да се наложи да се осъществи чрез HR.
- Ако вашата компания няма специалист по човешки ресурси, може да искате да обсъдите план за действие с вашия непосредствен ръководител или консултант по човешки ресурси.
Стъпка 3. Съставете план за дисциплинарни действия
Въз основа на вашата документация, оценка и насоки на компанията трябва да създадете план за дисциплинарни действия. Повечето ръководства на служителите на компанията използват версия на прогресивен дисциплинарен план за справяне с поведението на служителите или проблемите с работата. Типичните дисциплинарни планове включват следното:
- Устна дискусия и предупреждение.
- Писмено предупреждение (до три събития, в зависимост от преценката на надзора).
- Прекратяване на договора.
Стъпка 4. Приложете дисциплинарния план
След като сте създали план за действие, трябва да го приложите. Изпълнението ще започне с първите стъпки, очертани във вашия план.
- Ако за първи път служителят е дисциплиниран, можете да започнете с устна дискусия и предупреждение. Целта на устното предупреждение е да уведоми служителя, че прави нещо, което не е приемливо на работното място. Това е и възможност за разрешаване на ситуацията.
- Ако за втори път служителят е дисциплиниран, ще преминете към официално и писмено предупредително писмо. В предупредителното писмо предоставете кратък преглед на миналата дискусия и устно предупреждение. След това ясно посочете конкретното поведение или действие, водещо до писменото предупреждение, заедно с датата, на която то се е случило.
- Ако това е третият (или повече) път, когато служителят е дисциплиниран, можете да преминете към уволнение. Ако поведението на служителя не се е подобрило след две (или повече) предупреждения, трябва да се обмисли прекратяване.
