Как да извършвате счетоводни транзакции: 12 стъпки (със снимки)

Съдържание:

Как да извършвате счетоводни транзакции: 12 стъпки (със снимки)
Как да извършвате счетоводни транзакции: 12 стъпки (със снимки)

Видео: Как да извършвате счетоводни транзакции: 12 стъпки (със снимки)

Видео: Как да извършвате счетоводни транзакции: 12 стъпки (със снимки)
Видео: КАК СОБРАТЬ 285 000 ДОЛЛАРОВ НА KICKSTARTER ? Бизнес пошагово 2024, Март
Anonim

Всеки бизнес, независимо колко голям или малък, трябва да следи всичките си транзакции. Има много прости финансови софтуерни системи, които можете да закупите, но най -добре е първо да имате ясно разбиране за това как работят счетоводните транзакции. Ще трябва да въведете всяка бизнес транзакция, като например получаване на плащане или плащане на сметка в счетоводен дневник, който е като голям дневник. Тук ще имате колекция от категории, наречени сметки, и ще дебитирате (увеличите или намалите) една сметка и кредитирате (увеличите или намалите) друга сметка (ще последват примери.) Създателите на счетоводни софтуерни програми все още следват тази формула, но те направиха процеса много по -лесен за обикновения потребител.

Стъпки

Част 1 от 3: Въвеждане на транзакции

Направете счетоводни операции Стъпка 1
Направете счетоводни операции Стъпка 1

Стъпка 1. Съберете всички документи, свързани с бизнес транзакции

Те могат да включват фактури от доставчици, сметки за комунални услуги, кредитни бележки, издадени на клиенти, данъчни отчети, издадени чекове и информация за заплати. Проверете всяка получена сметка или плащане за точност, преди да я запишете в счетоводен дневник. Уверете се, че всички са одобрени от надзорник или собственик на бизнес, преди да въведете каквито и да е транзакции.

Направете счетоводни операции Стъпка 2
Направете счетоводни операции Стъпка 2

Стъпка 2. Настройте различни акаунти или категории за всеки тип транзакция

Сметките могат да се състоят от парични средства, инвентар, разходи и т.н. Мислете за тях като за различни страници в бележник или договорени покупки, които може да включите в личния си бюджет. Ще трябва да настроите следните типове акаунти:

  • Сметката за продажби или приходи регистрира всички продажби, направени на клиенти.
  • По същия начин сметката за разходите записва всички пари, които бизнесът харчи, например за експлоатация на своите съоръжения, производство на продукта и продажба на продукта.
  • В допълнение, бизнесът ще трябва да записва своите притежания, като парични средства, вземания (продажби на клиенти, които все още не са платени) и физически вещи като сгради и оборудване. Те ще бъдат записани в сметката за активи.
  • От друга страна, сметката за пасиви записва всички пари, които бизнесът дължи на външни страни, като банкови заеми, дължими сметки (например към доставчици) и дължими заплати (заплати, които служителите са спечелили, но все още не са изплатени).
  • Тези големи категории често се разделят на по -специфични, по -малки акаунти.
Направете счетоводни операции Стъпка 3
Направете счетоводни операции Стъпка 3

Стъпка 3. Решете кои сметки да дебитирате или кредитирате

Най -важно е да запомните, че всяка транзакция може да бъде описана като дебит/кредит и че кредитът (ите) трябва винаги да бъде придружен от еднакви дебит (и). Например, когато получавате плащане от клиент, бихте дебитирали Парични и кредитни сметки за вземане във вашия счетоводен дневник. Когато плащате за телевизионна реклама, бихте дебитирали „Разходи за реклама“и кредитирали в брой.

  • Дебитите увеличават разходите, активите (като пари или мебели) и сметките и кредитите за дивиденти намаляват тези сметки. Лесен начин да запомните това увеличение е D-E-A-D (дебитни активи, разходи, дивиденти). Други сметки, като пасиви и приходи, се увеличават с кредити и намаляват с дебити. Тази счетоводна система има свой собствен набор от логики и е по -добре да я запомните, вместо да прилагате собствената си логика с това, което е „увеличено“и кое „намалено“.
  • Имайте предвид, че броят на кредитните и дебитните записи може да бъде неравномерен, стига общите стойности да са равни. Например, ако клиентът е платил половината от продукта в брой и наполовина в кредит, ще има две дебитни записвания за парични средства и вземания и само едно кредитно записване за продажби.
  • Всички налични компютърни софтуерни системи ще улеснят записването на счетоводни транзакции, като поставите всеки запис на правилното му място в дневника.
  • Може да се наложи да създадете нови имена на сметки в дневника, ако имате необичайна сделка, като например продажба на акции или покупка на земя.
Направете счетоводни транзакции Стъпка 4
Направете счетоводни транзакции Стъпка 4

Стъпка 4. Проверете отново всички счетоводни операции, вписани в дневника

Всяка транзакция трябва да се показва в съответната категория: например дебит от едната страна на дневника, а сума, равна на тази транзакция, трябва да се показва в противоположната кредитна страна на дневника.

Например бихте въвели транзакция за сметка за електричество в размер на $ 500 в колоната „Дебит“под „Сметки за плащане“и в колоната „Кредит“под „Пари в брой“за 500 щ.д., след като бъде платена. Не забравяйте да включите номера на фактурата и кратко описание в бележките

Направете счетоводни операции Стъпка 5
Направете счетоводни операции Стъпка 5

Стъпка 5. Периодично прехвърляйте записи в дневника в главна книга

Главната книга е съвкупност от всички ваши сметки. Например, в главната книга ще има страница за всяка от вашите категории пари, вземания, задължения, комунални разходи и т.н..

  • Главната книга записва информация по сметка, за разлика от дневника, който записва транзакции. С други думи, една транзакция, прехвърлена в главната книга, ще бъде вписана на поне две места или сметки.
  • Например продажба на клиент, която е платена с пари, ще бъде записана в дневника като единична транзакция, признаваща дебит по паричната сметка и кредит към приходи. Когато се прехвърля в главната книга, този запис ще бъде записан на две отделни места, паричната сметка и сметката за приходите. Това ви позволява да видите как транзакцията и другите около нея са повлияли на всеки акаунт поотделно.
  • Записите в главната книга трябва да бъдат придружени от датата на транзакцията, за да се идентифицира източникът на транзакцията. Някои счетоводители също включват референтен номер, например номер на поръчка, за да улеснят проследяването на транзакциите до техните записи в дневника.

Част 2 от 3: Балансиране на счетоводни транзакции

Направете счетоводни операции Стъпка 6
Направете счетоводни операции Стъпка 6

Стъпка 1. Балансирайте главната книга преди да я закривате всеки път, когато въвеждате счетоводна транзакция

Изпълнете пробен баланс и други отчети, за да сте сигурни, че правилните сметки са таксувани и транзакциите са публикувани правилно. Независимо дали сте въвели 1 транзакция или 100 транзакции, общите дебити трябва да са равни на общите кредити.

Ако добавяте ръчно или използвате счетоводен софтуер, ще съберете всичките си дебити и всичките си кредити, независимо в каква категория са. Те винаги трябва да се балансират до нула

Направете счетоводни транзакции Стъпка 7
Направете счетоводни транзакции Стъпка 7

Стъпка 2. Проверете за грешки в пробния баланс

Ако дебитите не са равни кредити, ще трябва да се върнете към записите в дневника, за да намерите грешката. Дори ако дебитите имат равни кредити, все пак може да има грешка, ако транзакцията не е била въведена или е била въведена два пъти, или ако транзакцията е била публикувана в грешен акаунт.

  • Например, когато сте получили плащане от клиент, може да сте дебитирали пари в брой, но сте забравили да кредитирате вземания, което означава, че сметките ви ще отразяват, че все още дължите пари, когато не сте. В този случай вашите кредити не биха били равни на всички ваши дебити.
  • В някои случаи това може да изисква проследяване на записи в акаунта до първоначалните им записи в дневника, за да се намери проблемът. Ето защо е полезно винаги да сдвоявате тези записи с датата на транзакцията и/или референтен номер.
Направете счетоводни операции Стъпка 8
Направете счетоводни операции Стъпка 8

Стъпка 3. Пускайте отчети за отчетите за приходите, баланса и отчетите за неразпределената печалба

Това може да стане ръчно или с помощта на счетоводна софтуерна система. Тогава ще имате пълна представа за състоянието на вашия бизнес.

  • Отчетът за приходите например ще извади разходите ви от приходите, които сте спечелили за определен период от време, и ще знаете дали сте реализирали печалба или сте имали загуба. За повече информация вижте как да напишете отчет за доходите.
  • Балансът показва всички активи и пасиви на бизнеса. Активите включват парични средства, оборудване, земя и вземания. Пасивите включват дължими сметки и дължими бележки. За повече вижте как да направите баланс за счетоводството.
  • Ако сте изплатили дивиденти (плащания към акционери) през последния период, ще ви е необходим и отчет за неразпределената печалба. Отчетът за неразпределената печалба показва размера на получената печалба (нетен доход) минус всички изплатени дивиденти. Самата неразпределена печалба представлява печалба, реинвестирана в компанията.

Част 3 от 3: Водене на подробни записи на счетоводни транзакции

Направете счетоводни операции Стъпка 9
Направете счетоводни операции Стъпка 9

Стъпка 1. Включете кратко описание за всяка транзакция, която въвеждате в дневника

Например „платени парични средства за реклама на кабелна телевизия, февруари 2015 г.“Това ще ви помогне да изясните по -късно сумата, причината и процеса на записване за всяка транзакция.

Направете счетоводни транзакции Стъпка 10
Направете счетоводни транзакции Стъпка 10

Стъпка 2. Съхранявайте архивната документация на вашите записи в дневника

Това е много важно в случай на грешки или за въпроси по -късно. Документация за всички записи може да бъде подадена чрез задаване на номер и дата в дневника като пакет. Всеки трябва да може да търси запис в дневника в главната книга и след това лесно да отиде до документацията за архивиране.

Направете счетоводни операции Стъпка 11
Направете счетоводни операции Стъпка 11

Стъпка 3. Съхранявайте хартиени копия на цялата документация поне една година

Това включва както вашите записи в дневника, така и в книгата, заедно с всички разписки и други документи за транзакции. Те ще ви трябват, докато сметките ви не бъдат одитирани и данъците ви не бъдат подадени.

Направете счетоводни транзакции Стъпка 12
Направете счетоводни транзакции Стъпка 12

Стъпка 4. Запазете документацията по електронен път поне седем години

Сканирайте ги отпред и отзад и ги съхранявайте на два диска, единият да се съхранява в офиса и един извън сайта, за да се използва в случай на спешност. Винаги има шанс данъците ви да бъдат ревизирани за няколко години назад, така че е важно да съхранявате тези записи.

Препоръчано: