Как да напиша писмо за промяна на адреса (със снимки)

Съдържание:

Как да напиша писмо за промяна на адреса (със снимки)
Как да напиша писмо за промяна на адреса (със снимки)

Видео: Как да напиша писмо за промяна на адреса (със снимки)

Видео: Как да напиша писмо за промяна на адреса (със снимки)
Видео: Внасяне на пари на банкомат 2024, Март
Anonim

Независимо дали премествате себе си и семейството си или премествате бизнеса си, може да искате да напишете официално писмо за промяна на адреса, така че всичките ви контакти да имат новия ви адрес. Особено ако премествате бизнеса си или пишете в бизнес контакти, искате да запазите определен формат. За приятели и членове на семейството може да искате да изпратите ръкописна пощенска картичка, вместо да използвате официално писмо.

Стъпки

Примерна промяна на адресни букви

Image
Image

Примерна промяна на адресно писмо до официално лице

Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.

Част 1 от 3: Форматиране на вашето писмо

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 1
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 1

Стъпка 1. Потърсете шаблон за бизнес писмо

Ако пишете писмото на компютъра си, проверете за шаблони в приложението за текстообработка, което използвате. Повечето текстообработващи приложения имат редица различни шаблони за букви.

  • Използвайте основен шаблон за бизнес писмо, който има блокове за датата, вашия адрес и адреса на получателя.
  • Ако имате бизнес или лична бланка, която планирате да използвате, за да отпечатате писмото си, уверете се, че шаблонът, който използвате, има място за това.
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 1
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 1

Стъпка 2. Създайте пощенски списък

Най -лесното нещо, което трябва да направите, особено ако изпращате писмото си до дълъг списък с получатели, е да създадете пощенски списък в електронна таблица. След това можете да използвате функцията „сливане на поща“във вашето приложение за текстообработка, за да попълните полетата във формуляра си.

Контролен списък на пощенския списък

Име и фамилия на получателя

Пълен пощенски адрес

Всяка друга информация за контакт, например телефонен номер, имейл адрес, факс

Проверете внимателно вашия пощенски списък, за да се уверите, че не сте въвели правописни грешки при въвеждането на име или адрес на никого.

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 3
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 3

Стъпка 3. Настройте адресни блокове

Традиционният формат на бизнес писмо включва блок за вашето име (или името на вашия бизнес) и адрес, както и името и адреса или получателя. Когато въвеждате адреса си, използвайте текущия си адрес, а не този, към който се премествате.

Ако използвате сливане на поща, следвайте указанията за форматиране, изложени в приложението за текстообработка. Обикновено това означава да поставите в скоби името на колоната, от която искате приложението да изтегли данни от електронната ви таблица, като например „фамилно име“

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 4
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 4

Стъпка 4. Поздравете

Вашият шаблон за писма обикновено включва двойно интервал след последния ред на последния адресен блок, последван от поздрав. Това може просто да е името на човека, последвано от двоеточие, или „Уважаеми“, последвано от името на човека и запетая.

Избягвайте да използвате поздрава „Уважаеми“, ако някои от получателите ви са организации, други фирми или държавни агенции. Обикновено този поздрав се използва само за физически лица

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 5
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 5

Стъпка 5. Завършете затварянето си

Когато форматирате писмото си, обикновено е най -добре първо да затворите и след това да изготвите текста на писмото си. Думата, която използвате в заключение, ще зависи от връзката ви с получателите.

Ако пишете писмо за промяна на адреса на вашия бизнес, ще искате по -официално закриване, например „искрено“. Ако обаче имате комбинация от лични и бизнес контакти, може да искате да отидете с нещо по -малко официално, например „благодаря“

Част 2 от 3: Изготвяне на вашето писмо

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 6
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 6

Стъпка 1. Напишете кратко въведение

Започнете писмото си с изявление, за да информирате получателя за целта на писмото. Това не трябва да е дълго. Обикновено едно изречение, което казва нещо като „Това писмо има за цел да ви уведоми, че адресът ми скоро ще се промени“, е достатъчно.

Не се задълбочавайте с въвеждането си. Искате да запазите писмото под страница, така че то трябва да бъде кратко и конкретно

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 7
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 7

Стъпка 2. Посочете дата, когато ще настъпи промяната

Заедно с въвеждането трябва да уведомите получателите си точно кога трябва да започнат да използват новия ви адрес, а не настоящия.

Уверете се, че давате на получателите си достатъчно време, за да получат писмото, да актуализират техните записи и да изпратят всички писма до правилния адрес

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 8
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 8

Стъпка 3. Избройте новия си адрес

Предоставете на получателите си новия адрес, който трябва да използват за цялата кореспонденция с вас в бъдеще. Обикновено е най -добре да го форматирате по начина, по който трябва да бъде форматиран върху плика, за да могат лесно да го отбележат и копират.

Съображения

Объркване със стар адрес:

Можете също да включите стария си адрес, например като кажете, че адресът ви се е променил от стария на нов адрес. Имайте предвид обаче, че това може да е объркващо. Особено ако имате много бизнес или държавни контакти, на които изпращате писмото, грешната информация може да бъде копирана по невнимание от служител.

Информирайте за всякакви други промени:

Също така е добра идея да уведомите получателите си какво, ако има, друга информация за контакт ще се промени и какво ще остане същото. Това е особено важно, ако трябва да се свържат с вас по време на прехода.

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 9
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 9

Стъпка 4. Включете всяка друга подходяща информация

В зависимост от обстоятелствата на преместването ви, може да има друга информация, която вашите получатели трябва да знаят, като например дали и други се движат с вас, или дали вашият бизнес ще остане отворен по време на преместването.

Примери за подходяща информация

Затваряне на бизнеса:

Ако вашият бизнес ще се затваря за кратък период, за да се премести, трябва да информирате получателите си за това, за да могат те да планират предварително, независимо дали са клиенти, доставчици или други клиенти.

Преместване на продажба:

Ако имате разпродажба, това може да е добро място да уведомите и получателите си за това.

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 10
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 10

Стъпка 5. Благодарете на получателя

За да затворите писмото си, удвоете интервала след последния си абзац и напишете просто изречение, благодарение на получателя. Ако те са бизнес партньор, може да искате да добавите и бележка за това как оценявате бизнеса им.

Например, ако вашият бизнес се премества, може да напишете „Благодаря ви за вниманието към този въпрос. Оценявам много стойността, която добавяте към тази компания, и очаквам с нетърпение да продължим работата с вас.“

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 11
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 11

Стъпка 6. Осигурете средство за контакт

След като благодарите на получателя, може да искате да предоставите телефонен номер или имейл адрес, с който получателят може да се свърже, ако има въпроси или притеснения.

Това е особено важно, ако вашият бизнес се премества. Може да искате да насочите всички въпроси или притеснения относно преместването към определен телефонен номер или разширение или към определен имейл адрес

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 12
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 12

Стъпка 7. Изработете няколко букви

Особено ако премествате бизнеса си, може да искате да имате повече от една буква. По този начин можете да приспособите едно писмо специално към клиенти или клиенти, друго към бизнес партньори, а друго към продавачи или дилъри.

Помислете за няколко писма, ако имате подходяща информация, която искате да включите, която се отнася само за една аудитория. По този начин никой не получава друга информация, освен това, от което се нуждае

Част 3 от 3: Изпращане на вашето писмо

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 13
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 13

Стъпка 1. Прочетете внимателно писмото си

Преди да финализирате писмото си, проверете дали няма правописни грешки, правописни или граматически грешки, които правят вашето писмо непрофесионално или затруднява четенето му.

Проверете по -специално адреса и се уверете, че е правилен. Не искате да изпращате на получателите си промяна на адресна буква, която ги насочва към грешен адрес

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 14
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 14

Стъпка 2. Уверете се, че информацията за получателите е правилна

Когато използвате обединяване на поща за групови изпращания, това може да ви спести много време. Но също така е възможно да има грешки в начина, по който данните се прехвърлят във вашите писма.

Проверете всички полета и се уверете, че всички те съвпадат и принадлежат на един и същ получател. Например искате да се уверите, че името и адресът на получателя в полето за адрес съвпадат с името в поздрава

Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 15
Напишете писмо за смяна на адрес Стъпка 15

Стъпка 3. Отпечатайте и подпишете вашите писма

След като се уверите, че вашите писма са форматирани правилно и без грешки, отпечатайте ги на добра хартия и ги подпишете на ръка със синьо или черно мастило. След това са готови да изпратят по пощата.

Напишете писмо за промяна на адреса Стъпка 16
Напишете писмо за промяна на адреса Стъпка 16

Стъпка 4. Предоставете на получателите си предварително уведомление

В повечето случаи искате да сте сигурни, че получателите ще получат своите писма в рамките на две до четири седмици преди датата, на която промяната на адреса ви влезе в сила.

Препоръчано: