Изключването на лична информация от чувствителни документи е нещо, за което хората в различни области и длъжности трябва да се притесняват. От собственика на единствен бизнес, който трябва да редактира лична или бизнес финансова информация до правителствени агенции, защитаващи политическите данни, правилното редактиране на чувствителна информация е от ключово значение. За тези, които трябва да редактират документ по правилния начин, някои основни стъпки, основани на експертни съвети, могат да бъдат полезни.
Стъпки
Метод 1 от 4: Редактиране на текстов файл
Стъпка 1. Заменете целия редактиран текст с [УДАЛЕНО]
Започнете, като замените целия текст, който искате да бъде редактиран, с думата [УДАЛЕНО]. Можете да извършите търсене и замяна на търсене, за да намерите целия текст, който трябва да бъде редактиран. Това ще гарантира, че ще редактирате целия необходим текст в документа, така че да бъде скрит.
- Например, вместо да отбелязвате личната информация на клиент: „Amy Hempel, 1031 SW Park Ave“, можете да я замените с „[ИНФОРМАЦИЯ ОТСТЪПЕН]” или просто „[УДАЛЕНО]“.
- Можете също така да поставите черни квадратчета или правоъгълници върху информацията, която искате да редактирате. Черните квадратчета могат да бъдат създадени чрез изчертаване на дълги квадратчета върху премахнатите текстови области и оцветяването им в черно. Уверете се, че сте изтрили текста под черните квадратчета, за да сте сигурни, че черните квадрати не могат да бъдат премахнати по някакъв начин, за да разкриете информацията.
- Уверете се, че правите това за всички случаи и всички варианти на информацията. Може да се наложи да направите това ръчно, ако използвате нечие име по различни начини в целия документ. Например, можете да посочите „Ейми Хемпел“като „А. Хемпел “,„ Ейми Хемпел “и„ Г -жа. Хемпел”. Ще трябва да редактирате всички копия на нейното име. Можете да направите търсене за намиране и замяна за всеки вариант на нейното име или да преминете през документа ръчно и да ги замените с [УДАЛЕНО].
- Запазете тази версия на документа като „редактирана по време на редакция“. Това ще гарантира, че имате две копия на документа, едното с оригиналната информация и едно с редактираната информация.
Стъпка 2. Копирайте и поставете текста в Windows Notepad
Windows Notepad е прост текстов редактор, който не запазва скрития код, намерен в текстов файл. Този формат запазва само основна текстова информация, така че няма друг текст, който може да бъде открит в документа. Това е от съществено значение, тъй като не искате някой да може да проследи обратно до оригиналния код на текстовия файл, като по този начин разкрие редактираната информация.
- Изберете целия текст в текстовия файл. (CTRL-A или Редактиране> Избор на всички)
- Копирайте текста в текстов файл. (CTRL-C или Редактиране> Копиране)
- Поставете текста в Notepad. (CTRL-V или Редактиране> Поставяне)
- Запазете файла в Notepad като „Текстово редактирана“версия. Той ще бъде записан като текстов (.txt) файл.
- Ако нямате Windows Notepad, можете да използвате WordPerfect, WordStar и Text Editor.
Стъпка 3. Преформатирайте документа
След като поставите информацията от текстовия файл в Notepad, по -голямата част от форматирането в документа ще бъде премахнато. Документът няма да съдържа номера на страници, раздели, обосновки, номериране на абзаци или удебелен шрифт, курсив и подчертаване. Можете да го преформатирате, преди да го запазите като редактиран файл.
За да преформатирате документа, трябва да затворите файла „Бележник“и да отворите текстовия документ „Редактиран текст“във вашата програма за текстообработка. Преформатирайте текста в програмата за текстообработка, но не променяйте нито един текст
Стъпка 4. Запазете форматирания документ като PDF
За да създадете окончателната версия на редактирания документ, запишете форматирания документ като версия „Final-Redacted“. Това ще гарантира, че имате редактиран документ, който не съдържа чувствителна информация и/или информация, която може да бъде разкрита или показана.
- Конвертирайте текстовия файл в PDF, като изберете PDF формата в списъка за запис на файл като опции. Изберете PDF и запишете файла като версия „Final-Redacted-PDF“.
- Изтрийте версиите „Текстово редактирано“и „Временно редактирано“, така че да няма хартиена следа към оригиналната редактирана информация. Вече можете да използвате версията „Final-Redacted-PDF“като редактиран файл.
Метод 2 от 4: Редактиране на PDF документ
Стъпка 1. Използвайте Adobe Acrobat версия 8.0 или по -нова
Само версия 8.0 и по -нова на Acrobat може надеждно да редактира информация в PDF документ. Въпреки че можете да опитате да използвате други програми за премахване на информация от PDF документ, те няма да могат ефективно да премахнат скритата информация в документа и не се препоръчват.
- Опцията за инструмент за редактиране е налична само за Adobe Acrobat Pro. Не е наличен за Adobe Acrobat Reader.
- Можете да опитате приставка, създадена за други версии на Adobe Acrobat, като например Redux. Тези приставки или допълнителен софтуер могат да се използват за редактиране на информация в PDF файл, като се използват други версии на Adobe Acrobat.
- Ако имате достъп до документа като текстов файл, можете да преминете през процеса на редактиране на текстов файл и след това да използвате окончателния редактиран PDF. Ако обаче имате достъп само до PDF файла и трябва да редактирате PDF файла, ще трябва да опитате този метод.
Стъпка 2. Отворете лентата с инструменти Redaction
За да направите това, отидете на Изглед> Ленти с инструменти> Редактиране. След това можете да изберете инструмента „Маркиране за редакция“от лентата с инструменти. Използвайте инструмента, за да маркирате всички елементи, които искате да редактирате.
- За да редактирате ред или елемент в документа, щракнете двукратно върху дума или изображение. Натиснете CTRL, докато плъзгате, за да изберете ред, блок от текст, изображение или област от документа.
- Щракнете върху OK, за да премахнете избраните елементи. Имайте предвид, че елементите не се премахват за постоянно от документа, докато не запазите документа.
Стъпка 3. Премахнете скрития текст
След като приложите редакциите, ще се появи функцията „Преглед на документа“. Можете да използвате тази функция, за да търсите скрит текст или метаданни и да ги премахнете.
- Скритият текст може да се появи като оригинален текст или версия на оригиналния текст. Метаданните може да изглеждат като кодиран текст, където има числа или символи в оригиналния текст.
- Повторете този процес, докато не премахнете цялото необходимо съдържание от PDF документа. Не забравяйте да премахнете и скрития текст или метаданни.
Стъпка 4. Преименувайте документа и го запазете
След като премахнете цялата чувствителна информация, както и скрития текст, трябва да преименувате документа „Окончателно редактиран“и да го запазите. Сега трябва да имате редактирана версия на PDF и нередактирана версия.
След като запазите редактирания документ, трябва да го изтриете. Сега трябва да имате редактирана PDF версия на документа, която няма скрит текст или метаданни. Това ще гарантира, че никой няма достъп до оригиналния, нередактиран документ
Метод 3 от 4: Редактиране на хартиен документ
Стъпка 1. Използвайте метода на хартиен документ, за да редактирате сканиран файл
Трудно е да се използва софтуер за редактиране на сканиран файл, като например tiff, jpeg или gif. Съществува риск скритият текст или метаданните да останат в сканирания документ. Може да опитате да хартирате метода на документ за сканирани документи, където разпечатвате документа и редактирате информацията на ръка.
Стъпка 2. Разпечатайте хартиения документ
Започнете, като отпечатате хартиения документ, като използвате опцията за едностранно отпечатване. Това ще гарантира, че имате текст от едната страна на хартията и празна страница от другата страна. Няма да рискувате да изрежете важна информация от едната страна или да пренебрегнете премахването на чувствителна информация от едната страна.
Имайте предвид, че този метод може да отнеме много време, ако имате много страници на хартиен документ, които трябва да редактирате. Това обаче се счита за най -ефективния начин за редактиране на информация от документ, независимо дали става въпрос за текстов файл, PDF файл или сканиран документ
Стъпка 3. Изрежете текста, който трябва да бъде редактиран
Използвайте ножици, за да изрежете целия текст, който трябва да редактирате. Уверете се, че намирате всяко споменаване на чувствителната информация в хартиения документ и го изрязвате.
След това трябва да накъсате изрезките на хартия, за да сте сигурни, че изрязаната информация не може да бъде проследена или намерена
Стъпка 4. Използвайте непрозрачна лента или хартия, за да прелестите редактираните секции
Непрозрачната лента е 100% непроницаема от светлина и не е прозрачна или полупрозрачна. Това е най -добрият вариант за попълване на редактираните раздели, така че те да не могат да бъдат проследени или разкрити.
Можете също да използвате непрозрачна хартия, която не позволява отражение на светлината, а не обикновена хартия, тъй като скенер може да улавя изображения през хартията. Използвайте лента или лепило, за да прикрепите хартията върху редактираните секции
Стъпка 5. Сканирайте документа и го запазете като PDF
За да създадете полирана версия на хартиения документ, можете да сканирате документа и да го запазите като „окончателно редактиран“PDF на документа. Сега ще имате напълно редактирана версия на хартиения документ.
Метод 4 от 4: Проверка на редакцията
Стъпка 1. Уверете се, че цялата чувствителна информация в документа е премахната
Трябва да прочетете редактирания документ, за да се уверите, че в него няма чувствителна информация. Чувствителната информация може да включва:
- Социалноосигурителни номера. Ако трябва да включите нечий социалноосигурителен номер, използвайте само последните четири цифри.
- Всички номера на финансови сметки. Ако трябва да включите номера на финансови сметки, използвайте само последните четири цифри.
- Имената на непълнолетни. Ако трябва да отбележите непълнолетния, използвайте само инициалите на непълнолетния.
- Дати на раждане. Ако трябва да се посочи датата на раждане на индивида, включете само годината.
- Домашни адреси. Ако адресът на лицето трябва да бъде отбелязан, например в наказателно дело, използвайте само града и щата.
Стъпка 2. Накарайте някой да провери редакциите, преди да финализира редактирания документ
За да сте сигурни, че сте уловили цялата информация, която трябва да бъде редактирана, може да поискате от доверено лице да потвърди, че не сте пропуснали никаква информация. Понякога, ако имате друг поглед върху документа, също може да ви помогне да уловите всяка информация, която може да сте пропуснали. Уведомете рецензента какъв метод сте използвали за редактиране на информацията, за да може да я тества правилно.
Ако имате работа с много чувствителна информация, която би могла да има правни последици, може да помислите да използвате експерт по редактиране. Тези лица са обучени да правят редакции и могат да проверят документа вместо вас, за да се уверят, че не съдържа грешки или грешки
Стъпка 3. Тествайте редактирания документ, за да сте сигурни, че не може да бъде разкрит
За да потвърдите, че редакцията е извършена правилно, можете да направите прост тест върху окончателния, редактиран PDF.
- Изберете текст на няколко реда над редактираната област и завършвайки един до два реда под нея.
- Поставете съдържанието в документ за текстообработка или в Notepad. Проверете дали редактираният текст не присъства в съдържанието. Ако не присъства, редакцията е успешна.
