Как да напиша доклад за работа (със снимки)

Съдържание:

Как да напиша доклад за работа (със снимки)
Как да напиша доклад за работа (със снимки)

Видео: Как да напиша доклад за работа (със снимки)

Видео: Как да напиша доклад за работа (със снимки)
Видео: CS50 2014 - Week 1, continued 2024, Март
Anonim

Писането на работен отчет може да се почувства преобладаващо, но може да е по -лесно, отколкото си мислите. Докладите за работа обикновено се използват, за да обяснят напредъка ви по даден работен проект или да предоставят вашите заключения и препоръки относно проблем на работното място. За да напишете лесно ефективен работен отчет, започнете с обмислянето на вашата цел, аудитория, изследване и послание. След това съставете своя доклад, като използвате типичен формат за бизнес отчети. И накрая, можете да преработите доклада, за да го направите ефективен.

Стъпки

Част 1 от 3: Планиране на работен отчет

Напишете работен отчет Стъпка 1
Напишете работен отчет Стъпка 1

Стъпка 1. Определете целта и темата на вашия доклад

В някои случаи може да са ви поискали доклад. Вашата цел или тема вероятно ще бъдат включени в заявката. Ако не сте сигурни за целта или темата си, помислете какво съобщение изпращате на аудиторията си. Можете също да говорите с вашия шеф или ръководител за пояснение.

Например, вашата цел може да бъде да анализирате бизнес проблем, да обясните резултатите от проект, по който сте работили, или да предоставите на вашия ръководител преглед на напредъка на вашата работа

Напишете работен отчет Стъпка 2
Напишете работен отчет Стъпка 2

Стъпка 2. Изберете тон и език, които отговарят на вашата аудитория

Помислете какво вашата аудитория вече ще знае, както и нивото на жаргона, което ще разбере. Когато пишете доклад за работата, често можете да използвате по -професионален език и жаргон, отколкото когато пишете за широката публика.

  • Кой ще прочете доклада ви? Включете всеки, който би могъл разумно да използва доклада във вашата аудитория.
  • Ако пишете за различни типове читатели, включете цялата необходима информация, за да може най -малко информираният ви читател да разбере. Използвайте обаче заглавия за всеки раздел, така че информираните читатели да пропуснат излишна за тях информация. Можете също така да включите раздели за всяка аудитория, за да отговорите на притесненията си.
Напишете доклад за работата Стъпка 3
Напишете доклад за работата Стъпка 3

Стъпка 3. Съберете вашите изследвания и подкрепящи материали, ако има такива

Включете материалите, които сте използвали, за да стигнете до заключенията си или да разработите препоръките си. Ще се позовавате на тези материали, докато подготвяте доклада си, плюс може да се наложи да ги включите в приложенията към вашия доклад. Ето видовете материали, които бихте могли да включите, когато подготвяте доклада си:

  • Финансова информация
  • Диаграми
  • Графики
  • Статистическа информация
  • Анкети
  • Въпросници
  • Интервюта с експерти, колеги, клиенти и др.
Напишете работен отчет Стъпка 4
Напишете работен отчет Стъпка 4

Стъпка 4. Прегледайте напредъка си, ако пишете доклад за напредъка

Добрият доклад за напредъка ще предостави бърз преглед на работата, която сте свършили, какво предстои да направите след това и дали проектът е в ход. Най -добре е да мислите за това като отговор на въпроси, които хората могат да имат за вашия проект. Ето нещата, които трябва да включите в доклада си:

  • Променен ли е обхватът на проекта?
  • Какви задачи сте изпълнявали след последния доклад за напредъка?
  • Какви задачи ще изпълнявате след това?
  • На път ли сте да завършите проекта навреме? Ако не, защо?
  • Какви пречки сте срещнали и как ще ги преодолеете?
  • Научихте ли уроци този месец?
Напишете работен отчет Стъпка 5
Напишете работен отчет Стъпка 5

Стъпка 5. Очертайте информацията, която трябва да включите в доклада си

Запишете идеите си в свободен план, за да ви помогне да ръководите писането си. Докато очертавате, разработете заглавия за вашия доклад, за да ви помогне да организирате това, което трябва да кажете. Не е необходимо вашият контур да е чист или добре развит, тъй като е само за ваша употреба.

  • В повечето случаи ще започнете своя доклад, като обясните резултатите, заключенията или препоръките си. След това обяснете как сте стигнали до този момент и мотивите си, ако е приложимо.
  • Ако се каните да направите противоречиво заключение или препоръка, първо обяснете процеса и разсъжденията си, за да може аудиторията ви да разбере защо сте стигнали до тази идея.

Част 2 от 3: Изготвяне на работен отчет

Напишете работен отчет Стъпка 13
Напишете работен отчет Стъпка 13

Стъпка 1. Използвайте корица или заглавна страница

Заглавната ви страница трябва да посочва името на вашия отчет, последвано от датата, на която сте го изпратили на отделен ред. На трети ред избройте имената на всички автори. След това напишете името на вашата организация на четвърти ред.

  • В някои случаи можете да включите и мотивационно писмо, за да обясните защо сте написали доклада, какво включва и какво смятате, че трябва да се направи след това. Това е по -често за доклади, които са отнели много време за подготовка или изискват допълнително обяснение, преди читателят да погледне самия доклад.
  • За отчет за напредъка избройте името си, името на проекта, датата и отчетния период на заглавна страница. Поставете всеки елемент на отделен ред. Можете да маркирате всеки ред с „име“, „име на проект“, „дата“и „период на отчитане“, или можете просто да посочите информацията.
  • Попитайте шефа си дали има конкретни препоръки за форматиране на вашия работен отчет. Те са най -добрият ви ресурс за изготвяне на вашия доклад.
Напишете работен отчет Стъпка 14
Напишете работен отчет Стъпка 14

Стъпка 2. Предоставете резюме с подробна информация за ключовата информация

Включете вашите заключения, обосновки и препоръки. Това позволява на някой да разбере основните точки на вашия доклад, без да прочете целия доклад. Не е необходимо да пишете подробно обяснение, но читателят трябва да разбере за какво става въпрос в доклада. Вашето резюме трябва да бъде от 0,5 до 1 страница.

  • Не е необходимо да обобщавате целия доклад. Просто се съсредоточете върху най -важните идеи в доклада, като ключовите препоръки или заключения, които представяте.
  • Ако пишете доклад за напредъка, можете да пропуснете този раздел.
Напишете работен отчет Стъпка 15
Напишете работен отчет Стъпка 15

Стъпка 3. Включете съдържанието, изброяващо какво има във вашия отчет

Избройте заглавията на разделите в съдържанието, както и номерата на страниците, откъдето започва този раздел. Това позволява на вашите читатели лесно да се ориентират във вашия отчет и да намерят необходимата им информация.

  • Използвайте заглавия и заглавки за всеки раздел, така че отчетът ви да бъде лесен за четене.
  • Ако пишете доклад за напредъка, обикновено не е необходимо да включвате съдържание, освен ако шефът ви не предпочита това. Включете обаче заглавия и заглавки за всеки раздел, за да улесните навигацията в отчета си.
Напишете доклад за работата Стъпка 16
Напишете доклад за работата Стъпка 16

Стъпка 4. Напишете въведение, за да предоставите преглед на доклада

Кажете на читателя какво ви подтикна да напишете този доклад за работата. Обобщете контекста около доклада и обяснете целта си. Визуализирайте въпросите, на които ще отговорите, или проблема, който ще разрешите. Дайте обхвата на вашия доклад, както и пътна карта на неговото съдържание.

  • Вашето представяне не трябва да е дълго. Бъдете директни и конкретни, така че вашият читател да разбере контекста и целта без дълго обяснение.
  • Напишете 2-4 абзаца за вашето въведение.
  • За доклад за напредъка вашето въведение трябва да е само с 1-2 параграфа. Той трябва да обобщи вашия проект и това, което се надявате да постигнете. Можете също така да визуализирате свършената работа и какво планирате да направите по -нататък.
Напишете работен отчет Стъпка 17
Напишете работен отчет Стъпка 17

Стъпка 5. Обяснете резултатите или заключенията, които представяте

Дайте основен преглед на изследванията или оценките, които сте завършили, свързани с този проект. След това обсъдете и интерпретирайте вашите констатации и връзката им с темата на вашия доклад.

  • В повечето случаи този раздел ще включва уводен параграф и списък на заключенията, до които сте стигнали.
  • Ето как може да изглежда заключението: „1. Нашето население застарява, което води до повече рискове за здравето сред нашата клиентела."
  • Ако пишете доклад за напредъка, няма да имате никакви резултати или заключения, които да представите. Вместо това избройте своите постижения или изпълнени задачи в раздела след вашето представяне. Можете също така да предоставите кратък параграф 2-4 изречения в този раздел. Списъкът обикновено е достатъчен. Можете да посочите „Събрани 200 долара за плащане на фестивалната палатка“, „Договорено с Вашия партиен план за управление на фестивалното планиране“и „Анкетирани 1500 жители за събиране на публична информация“.
Напишете работен отчет Стъпка 18
Напишете работен отчет Стъпка 18

Стъпка 6. Дайте своите препоръки за напредване

Вашите препоръки трябва да обяснят какво ще се случи в бъдеще. Обяснете какво ще решат вашите решения и как те са свързани с вашите заключения. След като напишете своето обяснение, представете препоръките си в номериран списък, като започнете всяка с глагол. Избройте препоръките си от най -важните до най -малко важните.

  • Например, можете да напишете „1. Обучете всички служители да извършват CPR."
  • Ако пишете доклад за напредъка, вместо това ще изброите следващите задачи или цели, които планирате да постигнете в предстоящия си работен период. Например, можете да посочите „Намерете доставчици за фестивала“, „Одобряване на фестивални дизайни“и „Поръчайте рекламни плакати“.
Напишете работен отчет Стъпка 19
Напишете работен отчет Стъпка 19

Стъпка 7. Обсъдете своя процес и мотиви за постигане на вашите заключения

Обяснете как сте подходили към темата, проблема или проблема. Прегледайте констатациите си, след което обяснете как те водят до вашите препоръки. Разделете дискусията си на различни раздели със заглавия, които разказват на читателя ви какво е включено в този раздел.

  • Това включва по -продължително обсъждане на вашите изследвания и оценки.
  • Този раздел трябва да е най -дългият във вашия отчет.
  • Ако пишете доклад за напредъка, можете да пропуснете този раздел. На негово място включете раздел за препятствията, с които сте се сблъскали по време на работа по проекта, както и как сте ги преодолели. Може да напишете: „Много жители не върнаха анкетата, защото тя не включваше предплатени пощенски разходи. Продължавайки напред, ние ще включим пощенските разходи в нашите анкети или ще дадем възможност на жителите да направят проучването си по дигитален начин."
Напишете работен отчет Стъпка 20
Напишете работен отчет Стъпка 20

Стъпка 8. Избройте всички препратки, които сте използвали при изготвянето на вашия доклад

Препратките могат да включват статии от списания, новини, интервюта, анкети, въпросници, статистически данни и друга свързана информация. Цитирайте тези препратки в края на доклада си, като маркирате страницата „Препратки“.

  • Освен ако не е указано друго, използвайте APA форматиране за бизнес отчети.
  • Можете да пропуснете този раздел, ако подготвяте доклад за напредъка.
Напишете работен отчет Стъпка 21
Напишете работен отчет Стъпка 21

Стъпка 9. Предоставете приложения към материали като анкети, въпросници или имейли

Не всеки доклад за работата се нуждае от приложения. Можете обаче да ги включите, ако искате да предоставите на читателя си материали, които сте посочили, или допълнителна информация, която може да им помогне да разберат по -добре темата или вашите открития. Обозначете всяко приложение с отделна буква.

  • Например може да имате „Приложение А“, „Приложение Б“и „Приложение В.“
  • Ако пишете доклад за напредъка, не е нужно да включвате този раздел.
Напишете работен отчет Стъпка 12
Напишете работен отчет Стъпка 12

Стъпка 10. Включете кратко заключение, обобщаващо вашите констатации или напредък

Може да не се наложи да включите заключение, но писането му може да осигури хубаво обобщение на вашите усилия. Включете заключението си в 3-4 изречения, обобщаващи информацията, която сте представили в доклада си.

Може да напишете: „Проектът за планиране на фестивала на изкуствата е на път за завършване по график. Завършихме 90% от нашите дейности по предварително планиране и сега пренасочваме вниманието към закупуване на материали. Проектът няма открити пречки, но ние ще се заемем с всички, които възникнат в бъдеще."

Част 3 от 3: Подобряване на доклада Ви

Напишете работен отчет Стъпка 6
Напишете работен отчет Стъпка 6

Стъпка 1. Използвайте ясни заглавия, за да помогнете на аудиторията да се ориентира в отчета

Създавайте директни и директни точки. Читателят трябва да знае какво точно съдържа вашият доклад.

  • Заглавията ви могат да включват: Въведение, изпълнени задачи, цели за следващото тримесечие, пречки и решения и заключение.
  • Приспособете заглавията си, за да отговарят на информацията във вашия доклад.
  • За доклад за напредъка вашата аудитория вероятно ще бъде вашият ръководител, екип или клиенти.
Напишете доклад за работата Стъпка 22
Напишете доклад за работата Стъпка 22

Стъпка 2. Използвайте прост и директен език, за да предадете идеите си

Работният отчет не трябва да включва големи думи и творчески изречения. Просто трябва да предадете мнението си на читателя. Изразете идеите си с възможно най -прости думи, стигайки до същината.

Бихте написали: „Приходите се увеличават с 50% за четвъртото тримесечие“, а не „Приходите нарастват с 50%, за да генерират звездни печалби за четвъртото тримесечие“

Напишете доклад за работа Стъпка 23
Напишете доклад за работа Стъпка 23

Стъпка 3. Използвайте кратък текст, за да поддържате доклада си възможно най -кратък

Писането повече от необходимото губи както вашето време, така и времето на вашите читатели. Нарежете пухчетата и преминете директно към целта си.

  • Имайте предвид, че някои отчети за работа могат да бъдат дълги, тъй като могат да обхващат много информация. Вашето писане обаче трябва да бъде сбито.
  • Добре е да напишете „Продажбите се увеличиха през последното тримесечие, след като персоналът по продажбите внедри студено обаждане“, а не: „Видяхме експоненциално увеличение на приходите през последното тримесечие на продажбите, тъй като нашите талантливи, всеотдайни хора по продажбите започнаха да се обаждат студено на помолете ги да закупят повече продукти."
Напишете доклад за работа Стъпка 24
Напишете доклад за работа Стъпка 24

Стъпка 4. Изразете идеите си, използвайки обективен и неемоционален език

Придържайте се към фактите и оставете читателя да направи заключения въз основа на обективен поглед върху темата. Въпреки че може да правите препоръки как да продължите по даден проблем, не се опитвайте да предизвиквате емоциите на читателя, за да ги убедите. Позволете на читателя да формира свои собствени идеи и преценка въз основа на обективен поглед върху фактите.

Вместо да пишете: „Отключените служители имат нисък морал, което кара офиса да се чувства като бездушна машина“, можете да напишете „Членовете на персонала, чиято производителност е по -ниска от другите, съобщават, че се чувстват откъснати“

Напишете работен отчет Стъпка 25
Напишете работен отчет Стъпка 25

Стъпка 5. Избягвайте използването на жаргон, както и думата „аз“в повечето доклади

Може да е подходящо да използвате „I“в доклада за напредъка, ако пишете за проект, върху който работите сами. В противен случай не използвайте думата „аз“или каквито и да е жаргонни думи в доклада си за работа. Въпреки това е добре да използвате „вие“, когато насочвате изречение към желания от вас читател.

Поддържайте езика си професионален през целия си доклад

Напишете работен отчет Стъпка 26
Напишете работен отчет Стъпка 26

Стъпка 6. Проверка на вашия доклад, за да се уверите, че не съдържа грешки

Граматическите и правописни грешки ще подкопаят професионализма на вашия работен отчет. Важно е да прочетете доклада, за да се уверите, че нямате правописни грешки, лоши фрази или неправилно използвани думи. Най -добре е да прочетете доклада си поне два пъти.

  • Ако можете, накарайте някой друг да ви прочете доклада, тъй като е трудно да забележите всичките си собствени грешки.
  • Ако времето позволява, оставете отчета си поне за 24 часа, преди да го прочетете.

Съвети

  • След като напишете първия си работен отчет, можете да го използвате като шаблон за бъдещи отчети.
  • Вашето работно място може да има шаблон за работни отчети. Говорете с вашия ръководител, за да видите дали можете да използвате шаблон за вашия отчет.
  • Ако можете, основавайте формата на своя отчет на съществуващ работен отчет от вашия бизнес или организация. Проверете файловете във вашия офис или помолете вашия колега или ръководител за копие от съществуващ отчет.

Препоръчано: