Как да отговорите на телефона по време на работа: 10 стъпки (със снимки)

Съдържание:

Как да отговорите на телефона по време на работа: 10 стъпки (със снимки)
Как да отговорите на телефона по време на работа: 10 стъпки (със снимки)

Видео: Как да отговорите на телефона по време на работа: 10 стъпки (със снимки)

Видео: Как да отговорите на телефона по време на работа: 10 стъпки (със снимки)
Видео: ИСЧЕЗЛИ ИЗ ДОМА. Трое из Спрингфилда. Таинственное исчезновение трёх женщин | Неразгаданные тайны 2024, Март
Anonim

Проектирането на професионален имидж на работното място е важно за успеха в кариерата. Отговарянето на телефона е нещо, което почти всеки служител прави, независимо от позицията му в компанията. Отговорът по правилния начин ще излъчи положителен тон, ще помогне на обаждащия се да се чувства комфортно и ще ви настрои да отговорите на всички въпроси, които той или тя може да има.

Стъпки

Част 1 от 2: Вдигане на телефона

Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 1
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 1

Стъпка 1. Отговорете бързо

Ако сте в бизнес среда, е грубо да карате хората да чакат. Вземете телефона и отговорете преди третото позвъняване.

Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 2
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 2

Стъпка 2. Поставете телефона до лицето си

Докато искате да се движите бързо, когато отговаряте на телефона, трябва да сте достатъчно търпеливи, за да приведете мундщука към лицето си. Уверете се, че не започвате да говорите, докато телефонът не е точно срещу вас, така че човекът от другата страна да не пропусне никаква информация.

Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 3
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 3

Стъпка 3. Поемете дълбоко въздух, преди да отговорите

След като телефонът е до лицето ви, поемете дълбоко въздух, преди да се запознаете. Това ще ви помогне да запазите спокойствие и контрол, което ще ви улесни да говорите бавно и да събирате мислите си.

Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 4
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 4

Стъпка 4. Представете своя бизнес и себе си

Искате да се уверите, че другият човек на линията е извикал правилното място и човек, затова се уверете, че той знае кои сте вие и вашата компания. Уверете се, че водите с името на бизнеса. Може да искате да си направите скриптов поздрав, за да не се налага да мислите какво да кажете, когато телефонът звъни. Това съобщение ще се промени леко в зависимост от вашите обстоятелства.

  • Ако сте рецепционист, важно е да идентифицирате цялата компания, тъй като вие сте вратата на обаждащия се към всичко, от което се нуждаят. Нещо просто като „Здравейте, това е wikiHow Enterprises, говори Ник. Как мога да ти помогна?" добро е. Това позволява на обаждащия се да разбере кои сте вие и вашият бизнес и им дава възможност да продължат да говорят. Ако сте персонален рецепционист, идентифицирайте лицето, за което работите („Това е офисът на г -н Милър, говори Ник“), тъй като това е човекът, с когото се обаждате.
  • Ако сте част от офис, уведомете другия човек какво правите, за да знае какви въпроси може да зададе. Идентифицирането на себе си чрез „Здравей, това е Джесика в счетоводството“позволява на другия човек да разбере дали е достигнал до офиса или човек, който иска, и дали трябва да говори с някой друг.
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 5
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 5

Стъпка 5. Дръжте химикалка и бележник близо до телефона

Това ще ви позволи бързо да запишете информация, ако лицето иска да остави съобщение или да ви даде друга информация. Не искате да оставяте обаждащия се да чака, докато търсите нещо, с което да пишете.

Част 2 от 2: Говорене по телефона

Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 6
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 6

Стъпка 1. Усмихвайте се, докато говорите

Дори и да не сте в добро настроение, усмивката на лицето ви и фалшифицирането й могат да ви помогнат да звучите по -приятно за човека от другата страна. Вероятно ще помогне и на настроението ви.

Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 7
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 7

Стъпка 2. Говорете ясно и професионално

Това е професионална среда и е важно вие и другият човек да се разбирате ясно и точно. Говорете бавно и произнасяйте думите си, за да сте сигурни, че информацията ви се предава.

  • Избягвайте жаргонни думи като „Да“, „Разбира се“или „Не“. Вместо това говорете с ясни думи като „Да“и „Не“. Не искате никакво объркване между вас и обаждащия се относно това, което някой от хората е казал. Не забравяйте обичайните любезни фрази като „Благодаря“и „Добре дошли“, когато е подходящо.
  • Ако трябва да дадете на някого конкретни цифри или букви, да речем да предадете име или телефонен номер, може да е добре да се запознаете с фонетичната азбука. По този начин можете да избегнете объркване относно букви, които звучат подобно, като „B“и „V“, с полезни подсказки като „V като в Victory“.
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 8
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 8

Стъпка 3. Обърнете се към обаждащия се професионално

Използвайте заглавието на човека („Мистър Джоунс“), а не името му, особено ако не познавате лично обаждащия се. Уверете се, че сте запомнили името му и се обърнете към него по време на разговора.

Може да е полезно да запишете името на човека, след като го получите, за да ви помогне да си спомните

Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 9
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 9

Стъпка 4. Прехвърлете лицето, ако е необходимо

Ако някой ви се обажда на работа, той вероятно има конкретен проблем или проблем, който трябва да бъде разрешен. Ако не знаете как да отговорите на въпрос или притеснение, не се опитвайте. Вместо това предложите да го прехвърлите на някой, който може да помогне. Това също показва, че проявявате интерес и желание да помогнете за решаването на проблема на обаждащия се.

  • Много офис телефонни системи ще имат начин за прехвърляне на разговори. Уверете се, че знаете дали вашият офис работи и как работи. Ако не, вземете номера на правилния човек и предайте тази информация на обаждащия се.
  • Бъдете възможно най -учтиви, когато правите това, и предлагайте трансфера. Кажете нещо като „Страхувам се, че не мога да отговоря на това. Искате ли да ви прехвърля на Брайън, който може да ви помогне? Уверете се, че човекът от другата страна е съгласен, преди да смените разговора.
  • Ако някой друг не е на разположение, предложете да вземете съобщение. Само не забравяйте да предадете това съобщение.
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 10
Отговорете на телефона по време на работа Стъпка 10

Стъпка 5. Прекратете разговора професионално

Ясно и учтиво „Благодаря“или „Сбогом“дава възможност на другия човек да разбере, че разговорът е приключил и тя може да затвори. Не трябва да има объркване дали разговорът трябва да продължи или не.

Оставете другия човек да затвори. Тя инициира обаждането, така че искате да я оставите да свърши всичко, от което се нуждае, когато се обади на първо място. Ако затворите, когато обаждащият се не е готов, може да изглежда грубо или да пропуснете важна информация

Съвети

  • Избягвайте да отговаряте на личния си мобилен телефон по време на работа. Вие сте на работа, за да работите, а не да говорите с приятелите си. Личните обаждания и съобщения могат да изчакат, докато работният ден приключи.
  • Избягвайте разсейването. Запишете какво правите и се съсредоточете върху телефонното обаждане, така че обаждащият се да има вашето неразделено внимание. Не искате да изглеждате разсеяни или твърде заети, за да отговаряте на въпроси и да предоставяте помощ.
  • Дръжте нещата далеч от устата си по телефона. Това означава да не се яде, пие или дъвче дъвка. Това пречи на яснотата и подсказва на обаждащия се, че те не са важни.
  • Бъдете съпричастни и останете спокойни и професионални, дори ако обаждащият се оплаква или груб.

Препоръчано: