Когато загубите нещо като работа, обезщетения или възможност за образование, може да повярвате, че имате силен аргумент, че заслужавате втори шанс. Един от най -добрите начини да се опитате да получите този втори шанс е да напишете писмо за обжалване. За да сте сигурни, че вашето писмо за обжалване се приема сериозно, дръжте го кратко и професионално. Придържайте се към фактите и демонстрирайте, че сте научили нещо от целия опит.
Стъпки
Част 1 от 3: Форматиране на вашето писмо
Стъпка 1. Използвайте традиционен бизнес формат
За официално писмо, например писмо за обжалване, традиционният бизнес формат е единствената ви възможност. Обикновено можете да намерите шаблон за бизнес писмо във всяко приложение за текстообработка.
Ако имате бланки, може да искате да го използвате за по -професионално докосване
Стъпка 2. Проверете за някакви изисквания
Който и да пишете, за да поискате обжалване, може да има конкретна информация, която изисква по всички жалби. Те също могат да имат специфична форма, която трябва да използвате. Разберете това, преди да напишете писмото си, за да не се налага да се връщате и да правите промени по -късно.
Може да успеете да намерите тази информация онлайн или да се наложи да се обадите на някого в офиса. Обикновено за вас е по -добре, ако можете да получите информацията в писмена форма, за да сте сигурни, че включвате всичко
Стъпка 3. Датирайте писмото си
В бизнес писмо датата обикновено е някъде в горната част на писмото. Тази дата трябва да бъде датата, на която сте написали писмото. Вашето приложение за текстообработка може автоматично да въведе датата на деня.
Стъпка 4. Използвайте правилния поздрав
Правете всичко възможно да изпратите писмото си до конкретен човек. Ако не можете да получите конкретно име, поне използвайте определена длъжност. В краен случай изпратете писмото си „На кого може да се отнася“.
„Уважаеми д -р Дрю“е подходящ поздрав. Включете заглавието на лицето, ако е важно или има отношение към вашата жалба. Например, ако пишете на декана, за да поискате обжалване на спиране, „Уважаеми декан Дрю“би било подходящо
Стъпка 5. Създайте своя блок за подпис
След като приключите с въвеждането на писмото си, ще го отпечатате и ще го подпишете на ръка. Оставете поне четири реда за вашия подпис и след това въведете името си под интервала.
Може да искате да включите предпочитана информация за контакт под вашето име, като телефонен номер или имейл адрес
Стъпка 6. Направете бележки за прикачени файлове
Вероятно ще имате документи или друга информация в подкрепа на твърденията, които правите в писмото си за обжалване. Използвайте традиционното бизнес форматиране, за да изброите тези прикачени файлове в самото писмо, така че получателят ви да може да потвърди, че е получил всичко.
Част 2 от 3: Изработване на вашата жалба
Стъпка 1. Представете се
Започнете своето апелативно писмо, като вземете едно изречение - най -много две - за да кажете на човека, който чете писмото, кой сте и каква е връзката ви с настоящата ситуация. Дръжте го кратък и не включвайте информация, която не е от значение за обжалването.
- Например, ако сте студент, обжалващ академично отстраняване, първото ви изречение може да гласи: „Казвам се Кейти Паркър. Аз съм младши в State Tech, който е бил в списъка на декана три от последните ми пет семестъра."
- Ако пишете писмото за обжалване от името на някой друг, включете информация за тях също в първото или второто изречение.
Стъпка 2. Обяснете целта на вашето писмо
Встъпителният параграф на вашето писмо по същество представлява резюме на вашата жалба. Добра идея е първо да очертаете писмото си, или да напишете обжалването си и след това да се върнете към това резюме.
- Използвайте началния параграф, за да опишете накратко решението, което искате да обжалвате, и инцидента, довел до него. Затворете началния си параграф с изречение, което казва на читателя какво точно искате да се случи.
- За да продължим предишния пример, останалата част от началния абзац на Кейти може да гласи: „Последният семестър бях пуснат в академично отстраняване, въпреки факта, че цялостният ми среден успех беше Б. Тъй като това нарушава политиката на училището, суспендирането трябва да бъде премахнато от моя запис."
Стъпка 3. Придържайте се към фактите
След встъпителния си параграф започнете нов параграф и кажете на читателя си точно какво се е случило, което е довело до решението, което искате да обжалвате. Предоставете колкото се може повече конкретни подробности.
- Запишете изброените факти, които можете да архивирате с документация. Колкото повече доказателства имате в подкрепа на делото си, толкова по -вероятно е жалбата ви да бъде уважена.
- Запазете емоции и апелирайте към съчувствие. Избягвайте пасивен глас, който може да изглежда така, сякаш се опитвате да избягате от отговорност за действията си.
Стъпка 4. Предоставете вашето мнение
След като разкажете историята, започнете нов параграф, за да обясните на читателя си как решението, което описахте, е погрешно. Предоставете копия от правила или политики, които подкрепят вашата интерпретация на ситуацията.
- Ако сами сте допуснали грешки или сте нарушили правилата, признайте ги. Опишете околните обстоятелства, ако са уместни, но не се оправдавайте. Притежаваш от действията си.
- Ако е уместно, опишете как сте израснали или се променили в резултат на целия инцидент. Особено в академична обстановка можете да докажете, че заслужавате втори шанс, ако демонстрирате искрено личностно израстване.
Стъпка 5. Посочете ясно какво искате да се случи
В последния параграф на вашето апелативно писмо кажете на читателя желания от вас резултат. Дръжте го възможно най -просто и ясно. Избягвайте да отправяте странни заплахи или обещания, които не възнамерявате да изпълните.
Например, може да имате възможност да заведете дело, ако обжалването ви не бъде решено за ваше удовлетворение. Но освен ако вече не сте разговаряли с адвокат и планирате да заведете дело, оставете заплахата за съдебно действие извън обжалваното си писмо
Част 3 от 3: Подаване на Вашето писмо за обжалване
Стъпка 1. Съберете документация
Всяко обжалване има по -голям шанс за успех, ако всички факти са добре документирани. Видът на документацията, от която се нуждаете, зависи от решението, което обжалвате.
- Прегледайте писмото си с маркер и подчертайте всички факти - дати, места, имена. След това се запитайте дали имате някакви доказателства за този факт. Ако го направите, включете го.
- Също така ще искате да включите документация за самоличност, както и всичко, което ви свързва с получателя, като членска карта или студентска карта. Направете копия от тях, вместо да изпращате оригиналите си.
Стъпка 2. Прочетете внимателно писмото си
Вие рискувате вашето обжалване да не бъде взето на сериозно, ако писмото ви е изпълнено с правописни грешки и граматически грешки. Прочетете писмото си на глас, за да откриете допълнителни грешки или неудобни фрази.
- Върнете се и проверете датата в писмото, особено ако сте го изготвяли в продължение на няколко дни. Не е задължително тази дата да е датата, на която сте я изпратили по пощата, но трябва да отразява датата, на която сте подписали писмото.
- Също така искате да проверите нотациите си за прикачени файлове и да се уверите, че всичко, което сте включили, е изброено.
Стъпка 3. Направете копия на целия пакет
След като подпишете писмото си, направете копие от него заедно с копие от всеки прикачен файл. Ще искате да ги запазите за собствените си записи, поне докато проблемът не бъде решен.
Може да искате да направите отделна папка само за този инцидент. Съхранявайте всички документи и информация, свързани с вашата жалба, до приключване на делото
Стъпка 4. Изпратете писмото си по пощата
Искате да изпратите писмото си по пощата, вместо да го вземате лично, за да имате доказателство за получаване. Използвайте сертифицирана поща, която ще изисква подпис и ще ви изпрати разписка. Дори и никога да не заведете дело, датата на получаване на жалбата ви може да се окаже важна.
Да предположим например, че получавате известие, че вашата жалба не е получена в рамките на 20 дни от решението. Ако имате заверена пощенска бележка, която показва, че писмото е получено 10 дни след решението, можете да изслушате жалбата си
Стъпка 5. Проследяване на вашето писмо
След като изпратите писмото си по пощата, маркирайте дата в календара си в рамките на около седмица, за да се свържете с получателя, ако все още не сте го чули. Тъй като вие сте този, който иска втори шанс, бъдете активен участник в процеса и покажете, че това означава нещо за вас.
- Проследяването не означава да бъдеш вредител. Обадете се веднъж и разберете дали са получили писмото. Попитайте каква е тяхната времева линия или кога трябва да очаквате да чуете отговора и планирайте съответно.
- Ако поискат повече информация или друга документация, изпратете това, от което се нуждаят, възможно най -бързо.
