Как да водите счетоводство: 12 стъпки (със снимки)

Съдържание:

Как да водите счетоводство: 12 стъпки (със снимки)
Как да водите счетоводство: 12 стъпки (със снимки)

Видео: Как да водите счетоводство: 12 стъпки (със снимки)

Видео: Как да водите счетоводство: 12 стъпки (със снимки)
Видео: Word, как да се направи HEADER и бележка под линия, лесно 2024, Март
Anonim

Счетоводството, подобно на счетоводството, е едно от необходимите злини от управлението на бизнес. Въпреки това, което мнозина си мислят, тези два термина се отнасят до различни процеси. Счетоводството, както ще бъде обсъдено тук, се отнася до просто събиране на записи на разходи и приходи и след това публикуване на тези транзакции в главна книга. Счетоводството е процесът, който следва счетоводството и включва преобразуване на информацията в счетоводната книга в полезни бизнес показатели и отчети. За щастие счетоводството е по -простото от двете и може да се научи, като следвате простите стъпки по -долу.

Стъпки

Част 1 от 3: Създаване на система

Счетоводство Стъпка 1
Счетоводство Стъпка 1

Стъпка 1. Решете какъв тип система да използвате

Най -важната част от счетоводството е последователността. Не искате да губите разписки, да забравите да записвате транзакции или да записвате една и съща транзакция два пъти, тъй като това може да доведе до погрешно представяне на финансовото състояние на вашия бизнес. Най -простият начин да се избегнат тези грешки чрез създаване на последователна система както за записване на транзакции в списания, така и за вписването им в счетоводната книга.

Тази система може да бъде толкова сложна, колкото кабелна каса, която се подава в счетоводен софтуер, или толкова проста, колкото кутия, пълна с разписки и бележки. Това ще зависи от размера на транзакциите, които вашата компания извършва на дневна или седмична база

Счетоводител Стъпка 2
Счетоводител Стъпка 2

Стъпка 2. Използвайте счетоводен софтуер

Най -простият начин да се уверите, че вашите транзакции са записани надеждно, е да инвестирате в счетоводна програма като QuickBooks, FreshBooks или Expensify. Това ще отнеме много от догадките при записването на различни видове транзакции и ще представи вашата информация ясно. Много от тези програми са достъпни безплатно или като безплатна пробна версия за ограничен период от време.

Счетоводство Стъпка 3
Счетоводство Стъпка 3

Стъпка 3. Използвайте електронна таблица

За по -ръчна система, опитайте да настроите електронна таблица за запис на транзакции. Това може да стане или ръчно, с дневници за физически транзакции, или на компютъра с програма за електронни таблици. Форматирането на тези списания зависи от вас, но то трябва да включва най -малко следното:

  • Име на доставчик/купувач
  • Номер на сметка
  • Вид разходи/приходи (напр. Офис консумативи, суровини)
  • Дата на получаване/създаване на фактурата
  • Дължима/платена сума
Счетоводство Стъпка 4
Счетоводство Стъпка 4

Стъпка 4. Бъдете последователни

За всяка система, която използвате, не забравяйте да въвеждате данните си за транзакциите редовно и по същия начин всеки път. Това е, за да сте сигурни, че транзакциите не се пренебрегват и че имате най -актуалната картина за финансовото състояние на вашия бизнес. Освен това е добра идея да се установи редовен график за прехвърляне на информация от дневниците в счетоводната книга, може би на седмична или месечна база.

Част 2 от 3: Правилно записване на транзакции

Счетоводство Стъпка 5
Счетоводство Стъпка 5

Стъпка 1. Използвайте същия счетоводен метод за всички записи

Двата вида счетоводство са методите за отчитане на паричните средства и начисляването. По същество касовият метод записва транзакции, когато действителните парични средства преминават в ръцете си, например когато клиент плаща за артикул или когато вие плащате за разход. Методът на начисляване обаче отчита транзакциите, когато тази транзакция се случи, например когато са направени разходи или когато клиент купува артикул (но не е задължително, когато парите сменят собствениците на сделката). Кой метод ще изберете ще зависи от вашите собствени цели и бизнес стратегии.

Счетоводство Стъпка 6
Счетоводство Стъпка 6

Стъпка 2. Сравнете двата счетоводни метода

Касовият метод на счетоводство се използва по -често в малкия бизнес, тъй като дава точно представяне на паричното салдо на компанията. С разрастването на бизнеса обаче може да стане по -малко важно да се знае точното парично салдо на компанията и вместо това да се съсредоточи върху текущото й здраве. Тук идва методът на начисляване. Чрез проследяване на разходите, когато те възникнат, и приходите, когато са спечелени, вместо да бъдат платени, методът на начисляване отхвърля ефектите от забавянето на плащанията при определяне на финансовото състояние на компанията.

Счетоводство Стъпка 7
Счетоводство Стъпка 7

Стъпка 3. Решете кой метод да използвате

По закон една компания може да избере или счетоводен метод, стига тази компания да има по -малко от 5 милиона долара приходи всяка година, или, ако продава продукти на обществеността, да има по -малко от 1 милион долара брутни приходи (всички приходи). Всяка компания с приходи над тези нива е задължена по закон да използва метода на начисляване.

За повече информация относно избора на счетоводен метод вижте как да избирате между касово и начислено счетоводство за вашия бизнес

Счетоводство Стъпка 8
Счетоводство Стъпка 8

Стъпка 4. Използвайте счетоводство с двойно вписване

Много малки предприятия правят грешката да използват счетоводство с еднократно вписване. Тоест, те записват само транзакции като движения на пари към или от една сметка. Всяка бизнес транзакция обаче се извършва в поне две сметки и трябва да бъде записана като такава за точност. Това се нарича двойно счетоводство. Това ви позволява да видите откъде идват парите ви и къде отиват.

  • Например покупката на инвентар, използваща пари в брой, ще бъде записана като увеличение на запасите и намаляване на паричната сметка. Алтернативно, продажба на този инвентар на клиент, плащащ в кредит, ще бъде записан като намаляване на запасите и увеличаване на вземанията.
  • В света на счетоводството те ще бъдат записани, като се използват официалните условия, като дебити и кредити по различни сметки. Като счетоводител обаче е най -важно да използвате последователна система, която има смисъл за вас.
Счетоводство Стъпка 9
Счетоводство Стъпка 9

Стъпка 5. Записвайте транзакции в списания

Първоначално транзакциите трябва да се въвеждат само в дневни или седмични дневници, в зависимост от обема на транзакциите ви. Тези записи ще включват информация за транзакцията, включително купувача/продавача, сумата, датата и вида на транзакцията. По -късно тази информация ще бъде категоризирана и добавена към счетоводната книга. Засега обаче е важно само да се записва информацията за по -късна употреба. Вписванията трябва да се извършват съгласно избрания от компанията счетоводен метод (пари в брой или начисляване).

Въвеждането на счетоводен софтуер направи двустепенния процес на списания и счетоводни книги почти остарял. Софтуерът автоматично ще актуализира счетоводната книга, като прави процеса един от простото въвеждане на транзакции, когато те се случат. Въпреки това, някои предприятия все още избират да използват метода на дневника

Част 3 от 3: Публикуване на транзакции в книга

Счетоводство Стъпка 10
Счетоводство Стъпка 10

Стъпка 1. Разделете транзакциите в сметки

Най -добрият начин да проследите транзакциите си е да ги разделите на различни сметки в счетоводната книга. Като започнете с определени сметки и добавяте или изваждате от тях с всяка транзакция, получавате по -ясна представа за това къде идват и отиват парите. Тези сметки могат да бъдат общи като продажбите или като специфични определени видове инвентар. Например, може да е разумно автомобилен гараж да запази цяла сметка за запаси от масло. Сметките ще варират в различните предприятия, но най -малко трябва да обхващат следното:

  • Пари в брой
  • Вземания (сметки, дължими от клиенти, плащащи на кредит).
  • Сметки, дължими (пари, които дължите на доставчиците).
  • Продажби (приходите, които правите от първични операции).
  • Складова наличност
  • Разходи за продажби (консумативи, които купувате за производство или бизнес).
  • Разходи за заплати (заплати).
  • Собствен капитал (сумата, която собствениците са вложили в бизнеса).
  • Неразпределени печалби (печалби, реинвестирани в компанията).
Счетоводство Стъпка 11
Счетоводство Стъпка 11

Стъпка 2. Публикувайте редовно транзакции

Колко често публикувате транзакция в счетоводната книга от списанията ще зависи от обема на транзакцията ви. Тя може да бъде ежедневна, седмична или дори месечна. Това обаче трябва да се прави последователно, за да се гарантира, че в края на счетоводен период няма да бъдете затрупани внезапно с работа. Отново счетоводният софтуер ще ви помогне да сте в течение с тези процеси.

Счетоводство Стъпка 12
Счетоводство Стъпка 12

Стъпка 3. Анализирайте вашите сметки в счетоводната книга

Сметките в главна книга са предимно полезни за количествено определяне на финансовото състояние на компанията. Докато истинските финансови отчети са най -добре оставени на професионалните счетоводители, всеки може да сравнява сметките в счетоводната книга, за да създава прости сравнения или отчети. Например, сравнете продажбите с разходите, за да получите обща представа за това как се представя вашата компания наскоро. Очевидно, ако продажбите са по -високи от разходите, вие печелите. За по -сложни отчети се обърнете към счетоводител или счетоводна програма.

За повече информация относно публикуването в счетоводна книга и създаването на прости отчети вижте как да напишете счетоводна книга

Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube

Съвети

  • Не забравяйте да платите на доставчиците си няколко дни преди крайния срок за плащане, независимо дали е 30 дни или по -дълъг период от време. Това ще ви даде малко свобода на действие, ако забравите да платите на този ден и ще ви постави в добри отношения с доставчиците.
  • Ако счетоводството започне да ви отнема твърде много време с развитието на вашия бизнес, може да е добра идея да наемете помощ. Наемането на образован счетоводител ще ви позволи да придобиете по -пълна и точна представа за финансовото състояние на вашия бизнес.

Препоръчано: