Как да организирате и управлявате щанд (със снимки)

Съдържание:

Как да организирате и управлявате щанд (със снимки)
Как да организирате и управлявате щанд (със снимки)

Видео: Как да организирате и управлявате щанд (със снимки)

Видео: Как да организирате и управлявате щанд (със снимки)
Видео: Как да подредим дрехите си с метода Конмари! Подредете и спестете време и пространство.Минимализъм 2024, Март
Anonim

Независимо дали на конгрес, фестивал или панаир, провеждането на щанд е чудесен начин за популяризиране на вашия продукт, организация или кауза. Планирането и подготовката са ключови за професионалното постигане и привличане на вниманието, което заслужавате.

Стъпки

Метод 1 от 2: Преди събитието

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 1
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 1

Стъпка 1. Потърсете подходящото събитие за вашия щанд

Ако можете да присъствате на подобно събитие като член на обществеността, направете го. Забележете какво правят другите водещи. Вземете бележник и хартия, като си водите бележки за това, което оценявате в определени кабини и какво смятате, че другите кабини биха могли да се справят по -добре. Докато го правите, имайте предвид аудиторията си. Дейностите, изложбите и подаръците за възрастни хора са много различни от тези за бумерите, x-ers и други групи.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 2
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 2

Стъпка 2. Регистрирайте се по -рано

Разберете предварително предварително какво е необходимо за провеждане на щанд на събитието, на което искате да присъствате. Кандидатствайте и плащайте всички такси предварително.

  • Сега е моментът да се свържете с организаторите на събития с всякакви специални искания. Ако имате нужда от осветление или електричество в кабината си, не забравяйте да го поискате предварително. Ако имате нужда от озвучителна система, хладилник, достъп до превозното средство или нещо друго освен определеното от вас място, попитайте го веднага!
  • Ако имате избор на места за щандове, изберете това, което ще има най -голям трафик. Ако това не стане, опитайте се да сте близо до други кабини или отстъпки, които ще привлекат желания от вас трафик.
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 3
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 3

Стъпка 3. Следете всички разходи, свързани със събитието, включително наемане на щанд, пътуване, хотел, подаръци, храна, такси и т.н

Когато събитието приключи, ще искате да сравните цената и резултатите му с други събития, за да решите дали искате да се върнете.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 4
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 4

Стъпка 4. Направете резервации

Ако трябва да пътувате, за да стигнете до това събитие, резервирайте квартира, резервирайте полети и си осигурете кола под наем. Мащабните събития могат напълно да запълнят съоръженията в близост до мястото, така че осигурете тези помещения за настаняване веднага щом сте сигурни, че ще присъствате.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 5
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 5

Стъпка 5. Съберете или произведете вашите доставки

Вашите доставки ще зависят от точния характер на събитието и от това, което популяризирате, но имайте предвид следното:

  • Дисплеи и знаци. Най -малкото, имайте поне един голям банер, в който ясно да се посочва кой или какво популяризирате. Допълнителните дисплеи също могат да помогнат за информирането на вашата аудитория. Не очаквайте някой да чете големи количества текст, докато се скитате край будка. Вместо това използвайте големи, привличащи вниманието графики и запазете детайлите за листовките си. Постоянният вид и усещане между различните ви дисплеи ще ви помогне да придадете на щанда си единно, цялостно усещане.
  • Безплатни. Класически начин да привлечете хора към щанда си е да подарите нещо. Примери за нещо, свързано с вашето съобщение, са идеални. Използваемите предмети (химикалки, тениски, чанти) с вашето име и отпечатани отличителни знаци могат да действат като дългосрочни напомняния и дори ходещи реклами. Дори бонбони на стойност няколко долара или чиния хапчета могат да накарат хората да се приближат.

  • Литература. Ако искате хората да се свързват с вас и да ви запомнят след събитието, планирайте да раздадете визитки, флаери или брошури, свързани с вашето съобщение. Донесете повече, отколкото смятате, че ще ви трябва.
  • Демонстрации. Ако можете да демонстрирате нещо, свързано с вашата организация (например продукт или услуга) или да покажете резултатите от успешен проект или дейност, донесете го за показване и разказване. Още по -добре, позволете на вашите посетители да участват по някакъв начин, може би като изпробват това, което популяризирате.
  • Дейности. Донесете ги, за да привлечете хора към щанда си. Ако държите теглене за по -голяма награда, можете да получите мрежа, пълна с информация за контакт. Дори ако дейността е хвърляне на торба или пренасяне на зелено, това може да доведе хората достатъчно дълго, за да разговарят с тях и да им кажат защо сте там.
  • Сенник. Ако вашето събитие е на открито, преносим балдахин, палатка или беседка са незаменими за предпазване от слънце (или дъжд). Това също ще ви помогне да изглеждате по -официално и професионално. Ако може да съответства на цветовете на вашата организация или просто да е ярко оцветено, това ще ви помогне да направите присъствието си много по -забележимо. Уверете се, че сте научили предварително колко място ще ви позволи да заемете.

  • Маса и столове. Отново организаторите на събитията могат да предоставят тези или не. Ако не сте сигурни, попитайте.
  • Устойчив на атмосферни влияния. Ако кабината е на открито, може да се нуждаете от тежести, за да държите хартии, щипки или щипки за дрехи, за да предпазите покривките и знаците да не се издухат и т.н. Разбира се, облечете се и за времето, което очаквате.
  • Вържете върховете и инструментите. Ако знаете, че ще сглобите свой собствен щанд, маса или дисплеи, не забравяйте да донесете необходимите инструменти. Отвертки, клещи и регулируем гаечен ключ могат да ви бъдат полезни. Ножиците, опаковъчната лента, щифтовете и въжето също са добри идеи. Ако не сте сигурни какво ви е необходимо, за да сглобите щанда си, направете предварително сух ход у дома или в домашния офис. Забележка:

    С настоящите авиационни ограничения, уверете се, че сте събрали инструменти за сглобяване в чекирания си багаж, а не в ръчния си багаж, за да избегнете караници. Нищо по -лошо от това да имате конфискувани инструменти, които ще бъдат полезни на изложението за сглобяване поради ограничения за безопасност.

  • Количка или количка. Особено, ако това е голямо събитие, не предполагайте, че ще можете да паркирате някъде близо до щанда си. Ръчна количка или количка ще ви помогнат да преодолеете пропастта.
  • Светлини. Ако смятате, че ще ви трябват светлини, бъдете сигурни, че ще имате източник на електричество, който да ги захранва.
  • Вода. Ще говорите много и може да ви струва скъпо или неудобно да посетите концесиите на събитието.
  • Автомобил, достатъчно голям, за да побере всичко, от което се нуждаете. Ако трябва да наемете микробус или камион, уговорете предварително.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 6
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 6

Стъпка 6. Потърсете помощ

Ако щандът ви си върши работата, ще имате много хора, с които да говорите по време на събитието. Не се опитвайте да го превърнете в шоу за един човек. Дори още един човек може да ви помогне да поддържате спокойствие и гласът ви непокътнат. Ако щандът ви е доста популярен, ще искате помощ, само за да сте сигурни, че всеки, който се интересува, има с кого да говори, без да чака на опашка. Ако е възможно, подредете графика така, че хората да работят на по -кратки смени. Уморително е да стоиш дълго време и да казваш едни и същи неща отново и отново.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 7
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 7

Стъпка 7. Подгответе вашата помощ

Кажете им какво предлагат на обществеността, към кого се приближават и как, къде са различните съоръжения наблизо и кога да пристигнат. Те ще говорят за вашата организация като експерти и ще се представят по -професионално, ако са информирани, дори ако са доброволци.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 8
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 8

Стъпка 8. Облечете се за успех

Опитайте се да окомплектовате щанда си с привлекателни хора, облечени по подходящ начин, но привличайте вниманието. Това ще отличи щанда и организацията ви от лабиринта на други щандове и ще ви направи част от шоуто.

  • Ако вашата организация има униформа или дори тениска, носете я и насърчавайте колегите си да направят същото. Персонализираните тениски са сравнително евтини за производство дори в малки обеми.
  • Облечете се еднакво. Дори ако просто се съгласите да носите дънки и тениска в цвета на вашата организация, ще изглеждате по-скоро сякаш сте предназначени да бъдете там.
  • Облечете се професионално. Бизнес костюмът ще покаже, че сте сериозни и ще даде на посланието ви много по -голяма сила.
  • Носете костюми или се обличайте тематично. Ако това е празнична атмосфера или вашата група е театрална, носенето на клоунски костюми, бални рокли или големи, глупави шапки може да привлече много внимание.
  • Използвайте професионални модели спици, ако е подходящо. Атрактивните хора, които знаят как да „работят“сред тълпата, могат да бъдат мощна сила за привличане на вниманието към вашия щанд и вашата организация. Уверете се, че използвате професионални хора, които разбират как да се държат правилно.

Метод 2 от 2: По време на събитието

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 9
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 9

Стъпка 1. Появете се рано

Дайте си достатъчно време, за да настроите кабината и да обхванете съоръженията, преди тълпите да се спуснат. Това, че сте напълно настроени веднага щом вратите се отворят, означава, че няма да губите време за събитията да се забърквате с дисплеи или кутии, вместо да съобщавате съобщението си.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 10
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 10

Стъпка 2. Погледнете щанда си отвън

След като сте се настроили, излезте навън и вижте щанда си от гледна точка на вашите посетители. Ясно ли се виждат вашите знаци от различните посоки, където хората ще се приближават? Каничката ви кани ли? Имате ли разсейващи хлабави краища?

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 11
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 11

Стъпка 3. Помислете за моделите си на трафик

Искате ли да сте зад маса с публиката си отпред или искате масата в задната част на щанда си, за да можете да се приближите до хората и да ги поканите?

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 12
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 12

Стъпка 4. Бъдете приятелски настроени

Говорете с клиентите си. Когато се приближат до щанда ви, дайте им няколко секунди, след което кажете „Здравей“. Най -вероятно ще кажат и здравей. След това се усмихнете и им разкажете за щанда си. Понякога, ако започнете да говорите за нещо друго, например колко хубав е денят или колко сладко детето, което имат заедно с тях, ще ги разсее от вашите занаяти. Когато набирате всичко, можете да говорите за тези неща. Не забравяйте да се усмихнете и да кажете „Благодаря, заповядайте отново!“Също така им подайте визитка, ако имате такава и ги информирайте къде ще бъдете следващият.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 13
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 13

Стъпка 5. Предайте вашето съобщение

Както и да привличате хора, уверете се, че те напускат щанда ви с известно разбиране защо сте там.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 14
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 14

Стъпка 6. Опитайте хората за техните интереси

Той ги включва в разговора и ви казва в коя посока да отидете с вашата стъпка, било то информационна, търговска или някъде по средата.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 15
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 15

Стъпка 7. Раздайте своя флаер, брошура или друг подарък

Тези елементи ще напомнят на хората за вашата организация, вашата информация за контакт и вашето съобщение, след като вълнението и дейността на едно събитие приключи.

Организиране и пускане на щанд Стъпка 16
Организиране и пускане на щанд Стъпка 16

Стъпка 8. Обменяйте информация за контакт

Кажете на заинтересованите посетители как могат да проследят и как ще проследите. След това бъдете сигурни, че някой във вашата организация ще се свърже незабавно. Следете източника на потенциални клиенти, за да можете да сравните относителната ефективност на едно събитие с друго.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 17
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 17

Стъпка 9. Почистете собствената си зона

Поставете се на мястото на персонала за мащабно събитие или място. След това демонтирайте собствената си кабина в края на събитието и се уверете, че всички остатъци от отпадъци или отломки попадат в кошчето. Това са добри маниери и ще ви помогнат да запазите организаторите на събитието и персонала на мястото за следващия път.

Организиране и провеждане на щанд Стъпка 18
Организиране и провеждане на щанд Стъпка 18

Стъпка 10. Запишете своя опит

Ако някога отново ще имате щанд, направете бележки за преживяванията си този път. Запишете какво сте донесли, какво трябва да донесете следващия път, без какво бихте могли. Запишете кое е било ефективно и кое не и всичко друго, което сте научили от това събитие. Следващия път можете да използвате вашите бележки, за да помогнете за по -гладкото изпълнение на нещата. Ако някой друг управлява следващия щанд, лесно можете да го посъветвате какво сте научили.

Съвети

  • Прецизирайте презентацията си. Тъй като вероятно ще се повтаряте на много различни хора, използвайте възможността да коригирате и адаптирате това, което казвате.
  • Носете непрозрачни кърпи за драпиране, за да покриете повърхностите всеки път, когато напуснете кабината без надзор, особено когато заминавате за деня. По този начин, ако закъснеете, вашият продукт е много по -малко вероятно да бъде откраднат случайно и хората, които искат да говорят с вас, имат ясно съобщение, че временно сте далеч и няма да се раздразните, опитвайки се да ви намерят наблизо.
  • Носете колкото се може по -удобни обувки, с които можете да се измъкнете. Повечето съоръжения за конвенции имат бетонни подове; горните крайни покриват този под с тънък слой индустриален килим. Без подплънки. Не давайте. След ден или три стоене и ходене, грешният избор на обувки може да причини болки в краката в края на събитието.
  • Имайте рационални очаквания; не очаквайте това, защото сте на шоу, ще бъдете най -популярният/важен водещ в цялата зала. Опитните водещи на „шоу“знаят, че 3-5% възвръщаемост на инвестицията е добър резултат. Значение: печеленето на приблизително 5% от разходите ви за изложби (т.е. отдаване под наем на място/щанд, подаръци, режийни разходи, пътуване) е добра възвръщаемост. Ако продавате услуга, тези на пръв поглед мизерни 5% трябва да доведат до връщане на продажбите надолу.
  • Ако разпространявате информация за контакт за вашата организация, направете го с оглед на план, за да отговаряте на запитвания, когато те постъпват през следващите седмици. Проследявайте незабавно, така че хората, които се грижат достатъчно, за да попитат, могат да установят постоянна връзка с вашата организация.
  • Когато е разумно, носете резервно оборудване, например монитори, проектори, компютри, мрежови или A/V съоръжения. Оборудването може да се предлага под наем в града в близост до тези съоръжения, но обикновено с невероятна премия, като 50% от цената на дребно за тридневното събитие.
  • Дръжте неща, които не са част от външния вид на кабината (якето, което свалихте, картонена кутия, пълна с допълнителни флаери и т.н.), далеч от погледа зад масата ви.
  • Дръжте се така, сякаш сте част от шоуто. Дръжте се професионално, носете най-добрата си усмивка за посрещане и поздрав и бъдете част от събитието по време на неговата продължителност.
  • Опитайте различни подходи, за да видите кое работи най -добре и предизвиква най -голям интерес. Също така приспособете дискусията си към вашата аудитория. Когато научите, че някой е любопитен новодошъл или вече е запознат с вашата организация, коригирайте съответно презентацията си.
  • Вземете щанд, който е "сглобен", някои събития са в градове, които са "Съюзни" градове, където дори не можете да използвате отвертка сами на събитие и синдикалният представител ще ви начисли премия, за да държите тази отвертка. В случаите, когато трябва да платите такси „Union“, използвайте кредитна карта.
  • Винаги правете пола от плат около масите си, с тиксо, щифтове или щипки, за да си осигурите цялото това място за съхранение, което не се вижда отдолу.
  • Забавлявай се. Ако ви е приятно да говорите с хора, това ще излезе във вашата презентация и ще ви направи по -достъпни.
  • Сътрудничество с организаторите на събития, служителите на местата и охраната и съседните щандове. Това е добра форма, добри обноски и може да ви помогне да създадете благоприятни отношения!
  • Помислете за внасяне на хранителни шейкове в бутилки-храната ще бъде маркирана толкова скъпо, колкото водата, и ще потече към пържения край на спектъра. Малък леден сандък е идеален за вашите напитки и може да бъде скрит под масата. Носете мента и огледало, за да проверите зъбите си! Говориш с хората!
  • Маркирайте вашето оборудване, видимо и незаличимо. Не оставяйте щанда или оборудването си без надзор. Приказките за скъпата екипировка, "вървяща" по тези изложби, особено по време на хаоса от настройка и разбивка, са толкова често срещани, че са клише. Застраховайте вашите стоки с висока стойност и, за особено оборудването, което може да се използва за кражби, например преносимите компютри, помислете да ги вземете със себе си в стаята си в края на деня от многодневни предавания.
  • Добра идея е да имате приятел или партньор с вас на събитие! Само в случай, че трябва да изтичате до магазина, да отидете до банята и т.н.
  • Прочетете правилата за събитието и мястото. Мащабните събития протичат най -гладко, когато всеки прави своя дял.
  • Съпоставете вашите дейности и безплатни неща с вашата целева аудитория. Опитвате ли се да привлечете деца, професионалисти или широката публика? Подходящ ли е вашият флаер или подарък за тази цел?
  • Носете лично с вас кутии с презентационни материали. Носете го, ако можете; проверете ако трябва. Разположете копия на презентационни компактдискове или DVD дискове на няколко членове на вашия екип, в случай че едно копие е поставено неправилно или член на екип се забави. Може да успеете да получите спешни пратки с материали, изпратени до вас през нощта от вашия офис, но губите този ден от шоуто и доставката може да бъде несигурна по време на конгресите. Ако трябва да вземете доставка, винаги вземайте доставката до хотелската си стая, никога до конгресния център, където тя трябва да мине през пощенската зала на конгресния център. Това са същите хора, които не ви позволяват да използвате собствената си отвертка, вижте по -горе. Вероятно няма да видите пакета си преди приключването на шоуто, ако изобщо, ако го изпратите до конгресния център.
  • Проверете непосредствената си мания за събиране на размах. По някаква причина, в енергията на шоуто, десетата подложка за мишка, играчка за стискане на изпълнител или друго боклук с корпоративно лого може да изглежда привлекателно, като всички евтини пластмасови колиета и калайдисани монети от екипажа на Венера- докато не се приберете вкъщи и изхвърлите всичко. Спестете си пренасянето през седмицата; просто кажи не.
  • Уверете се, че формите на плащане, които приемате, се показват на видно място. Ако приемате пари в брой, уверете се, че имате подходяща кутия за заключване на лесно достъпни места и бъдете подготвени с много промени във всяка деноминация. Също така, не забравяйте да депозирате всички големи сметки веднага след края на деня си, за да гарантирате минимални загуби, ако касата ви бъде открадната.

Предупреждения

  • Не наранявайте чувствата си от хора, които не се интересуват или са просто зли. Приемете всяко слабо извинение, че не спирате на номинална стойност и насочете вниманието си към следващия човек.
  • Неизбежните хора, които искат да говорят с вас, да ви разказват неподходящи истории или да ви тормозят, почти винаги можете да бъдете отхвърлени, като слушате учтиво за кратко време, като им дадете категорична фраза в края на разговора като „Е, какво ще кажете за това! прекрасна почивка от деня ви! ", и съсредоточавайки цялото си внимание върху друг човек или пренареждане на вашите артикули. Прекъснете ги, ако трябва. Липсата на внимание към тях почти винаги ще ги накара да си отидат. Наистина злите хора се нуждаят от любезна усмивка, твърда „Сър, благодаря ви за прозренията и наистина трябва да ви пусна сега“. Последната стъпка е „Разбирам, че тези събития задържат служители по сигурността“, казано достатъчно силно, за да привлече вниманието. Собствениците на щандове в близост почти винаги ще се притекат на помощ, ако нещата излязат извън контрол. Ако щанд в близост до вас е в тази ситуация, изпратете един човек, за да извика охраната.
  • Камбаните и свирките могат да привлекат хората, но се уверете, че те не заглушават това, което искате да общувате с вашия щанд.
  • Не предполагайте, че вещите ви ще бъдат защитени в щанда ви. Когато си тръгнете, вземете със себе си всичко ценно. Ако е възможно, избягвайте да оставяте щанда без надзор, докато присъства обществеността. Винаги покривайте масите с непрозрачна кърпа, преди да тръгнете.
  • Не всеки минувач ще прояви интерес към вашата организация. Вместо да губите времето си, опитвайки се да вкарате в кабината си хора, които не се интересуват, просто ги оставете да минат и да се приближат до следващия потенциален посетител.

Препоръчано: