3 начина за управление на множество проекти

Съдържание:

3 начина за управление на множество проекти
3 начина за управление на множество проекти

Видео: 3 начина за управление на множество проекти

Видео: 3 начина за управление на множество проекти
Видео: PMBOK за 10 минут - понятное и краткое описание стандарта проектного управления 2024, Март
Anonim

В днешния забързан бизнес свят, вероятно е да имате повече от едно нещо, върху което да работите във всеки един момент. За да успеете непрекъснато, трябва да знаете как да управлявате няколко проекта едновременно. Това започва с присвояване на приоритети на всичко, върху което работите, писане на подробни планове и съхраняване на информация за проекта заедно. Можете да практикувате първо да работите по страховити проекти, да превключвате между проекти, когато се задържите, и да намалите безсмислените задачи. Когато управлявате други хора, е добре да знаете как те общуват и да се уверите, че делегирате и оставяте хората да работят.

Стъпки

Метод 1 от 3: Ефективно организиране

Управление на множество проекти Стъпка 1
Управление на множество проекти Стъпка 1

Стъпка 1. Дайте приоритет на вашите проекти, за да поддържате нещата в перспектива

Не всичко, върху което работите, има еднаква печалба за завършването му или последици, ако не го завършите. Докато работите по проекти и непрекъснато добавяте още към списъка си, използвайте някаква система, за да си напомните кое е най -важното и какво можете да отлагате за дълго време.

  • Един от начините за приоритизиране е да вземете под внимание кога се дължат нещата и да се уверите, че работите предимно върху нещата, които се дължат възможно най -скоро. Все пак ще трябва да работите по дългосрочни проекти с течение на времето, вместо да чакате до крайния срок.
  • Можете също така да дадете приоритет въз основа на размера на проекта или трудността да го направите. Може да бъде полезно да зададете по -висок приоритет на трудни проекти, за да избегнете отлагането им и да ги прибързвате в последната минута.
  • Разработете система за цветно кодиране, която ви дава бърз поглед върху относителните нива на приоритет. Например, обаче решавате да зададете приоритети, направете червеното най -високо, лилавото - средата, а синьото - нивото, на което можете да задържите.

ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“In general, I find it useful to think ahead in the day in terms of how I’m going to spend my time, based on these priorities. I try to map out how much each project needs from me on a daily basis and plan accordingly.”

Управление на множество проекти Стъпка 2
Управление на множество проекти Стъпка 2

Стъпка 2. Напишете подробен процес за всеки проект

Всеки проект ще включва няколко фази, стъпки или аспекти. Създайте навик да разбивате проектите на конкретни парчета работа. Напишете ги и направете план за това как ще работите през всяка стъпка от процеса. Задайте срок за всяка задача и се придържайте към нея, но надценявайте колко време ще отнеме, за да имате малко възглавница.

  • Това е вид навик, който може да изглежда, че просто използва допълнително време, но ако имате подробно ръководство за това какво трябва да направите преди да започнете, това помага да се предпазите от забравяне на нещо по пътя.
  • Не се страхувайте да прекалите с детайлите, защото колкото повече разширявате нещата, толкова по -ясно ще бъде това, което трябва да направите. Освен това ще почувствате, че постигате повече, докато работите по всяка малка част от проекта.

ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“For this, try to understand what the needs of each project are on a daily basis, a weekly basis, even an hour-by-hour basis. Knowing the demands of each project will help you make a better plan for how to spend your time. You should also be sure to give yourself time for any random, surprise needs of a project.”

Управление на множество проекти Стъпка 3
Управление на множество проекти Стъпка 3

Стъпка 3. Съхранявайте важна информация на едно, определено място

Съхраняването на жизненоважна информация за различните ви проекти на едно място помага да се гарантира, че никога няма да загубите следите си от нея. Това може да означава един бележник или електронна таблица или една конкретна папка за всички документи по проекта. Това едно място може да има раздели за основна информация за всички проекти и конкретна информация за всеки отделен проект.

  • Ако няма смисъл да съхранявате информация от отделни проекти на централно място, поне не забравяйте да съхранявате цялата информация за всеки отделен проект на едно място.
  • Когато работите с екип, който се нуждае от достъп до набора от документи, уверете се, че имат необходимите пароли или копия на всички физически документи.
  • След като проектът приключи, помислете за прехвърляне на документите му (ако има смисъл да го направите) или за преместване на цялата информация за проекта. Може би никога няма да изхвърлите или изтриете свършената от вас работа, но поне можете да я съхранявате на отделно място, определено специално за готови изделия.

Метод 2 от 3: Поддържане на производителността

Управление на множество проекти Стъпка 4
Управление на множество проекти Стъпка 4

Стъпка 1. Изберете нещо, от което се страхувате, и започнете да го работите първо сутрин

Избягването на неща, които се страхувате да правите, никога не улеснява извършването им. Принудете се да се справите с трудните неща рано през деня, докато сте малко свежи. Рядко ще спрете да се страхувате от нещо, ако го отложите по -дълго. След като ужасната задача бъде изпълнена, ще почувствате, че тежестта е вдигната и това ще ви стимулира до края на деня.

  • Страшните задачи не винаги могат да бъдат с приоритет с най -висок приоритет, но това е изключение от правилото за приоритет.
  • Ако се страхувате от нещо, което също отнема много време, преценете това. Може би можете да се справите със значителна част от процеса сутрин един ден и да го завършите сутринта на следващия ден.

ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, adds:

“Consider a to-do list to motivate you here as well. A to-do list lets you have the joy of marking things off as you get them done, which can motivate you to get through those tough tasks.”

Управление на множество проекти Стъпка 5
Управление на множество проекти Стъпка 5

Стъпка 2. Направете корекции на курса, когато ударите стена

Ще имате моменти, когато работите върху нещо важно, но просто удряте стена и спирате да напредвате. Гледането на стената и биенето на себе си не са полезни, затова направете плавен преход към друга работа. Може да се наложи да се върнете бързо, но почивката ще ви помогне да останете продуктивни.

  • Превключването към друга задача не винаги може да бъде опция, особено ако сте в кратък период от време. Обмислете ситуацията си и действайте съответно. Може би нямате време да преминете напълно към различен проект, но можете да си вземете 5 минути дъх и да се фокусирате отново.
  • Ако имате време да преминете към друг проект, отдайте му цялото си внимание. Няма смисъл да променяте проекти, ако умът ви е заседнал в първия.
Управление на множество проекти Стъпка 6
Управление на множество проекти Стъпка 6

Стъпка 3. Елиминирайте ненужните аспекти на работата

Може да имате навици, докато работите по проекти, но осъзнавате, че тези неща не допринасят пряко за работата. Не правете допълнителна работа за себе си. Оценете процесите си и потърсете неща, които можете да спрете да правите. Това ще освободи време за важни неща и ще рационализира усилията ви.

  • Например, може би винаги правите тематично табло за нови проекти за нови проекти, което всъщност е само тактика, която да отложи започването. Или може би измисляте смешни кодови имена за членовете на екипа, но всъщност никога не ги използвате по време на проекта.
  • Не искате да започнете да изрязвате неща, които си заслужават практиките, но се опитайте да бъдете честни относно това какво допринасят и кое не.

Метод 3 от 3: Работа с други

Управление на множество проекти Стъпка 7
Управление на множество проекти Стъпка 7

Стъпка 1. Задайте граници и кажете не

Имате праг за това колко реално можете да управлявате. Важно е да знаете тази граница и да останете на сладкото място. Ако сте с максимален капацитет и се появява друга възможност, научете се да казвате „не“. Може би е по -добре да пропуснете нещо и всъщност да свършите това, което вече имате, отколкото да се заемете с друг проект и да ги провалите всички.

  • Научаването къде точно е вашият лимит може да отнеме известен опит и грешка. Ако не се справите правилно от първия път, не се отказвайте от себе си. Трябва да намерите своя лимит по някакъв начин, дори ако това означава да пуснете топката веднъж или два пъти.
  • Може би ново предлаганият проект не е нещо, което можете да си позволите да откажете. Внимателно обмислете кога е така. Може да изгорите мост, като се откажете от нещо, върху което вече сте се ангажирали да работите.
Управление на множество проекти Стъпка 8
Управление на множество проекти Стъпка 8

Стъпка 2. Възлагайте задачи и не управлявайте микроуправления

Когато имате екип, с който работите или контролирате, винаги е най -добре да делегирате възможно най -много работа. Може да искате да имате контрол, но имате хора, които помагат по някаква причина. Дайте на хората задачи в началото на проекта и ги оставете да правят това, което им е възложено. Не връщайте контрола наполовина.

  • Когато имате добри работници, група хора могат да свършат повече работа, отколкото вие сами. Ако сте склонни да вършите цялата работа, но делегирането е опция, помислете за предаване на част от работата. Ако имате на разположение работници, не позволявайте помощта им да се разпилява.
  • Ако вие отговаряте, все още е ваша отговорност да се уверите, че всичко се извършва. Задайте няколко времена, в които ще проверявате напредъка и след това оставете екипа си на мира, освен в тези конкретни времена.
Управление на множество проекти Стъпка 9
Управление на множество проекти Стъпка 9

Стъпка 3. Научете стиловете на общуване на членовете на вашия екип и работете с тях

Може да отговаряте за хора, които работят много по -различно от вас. За да бъдете ефективни, трябва да приемете това. Знаейки как всеки член на вашия екип комуникира най -добре, ще ви помогне да постигнете повече. Без да прекалявате, се погрижете малко за всеки човек, за да можете да извлечете възможно най -добрата работа от тях.

  • Това може да се отнася конкретно за форми на комуникация като телефон и имейл. Някои членове на екипа може да предпочетат обаждане, когато им давате обратна връзка. Други ще оценят ефективността на имейла.
  • Важи и за този, който обича да се шегува, кой предпочита да бъде сериозен и как трябва да създадете обратна връзка. Искате да се разбирате максимално с екипа си, така че те искат да работят с вас.
  • Запишете хората си, за да сте сигурни, че ще приложите наученото за тях. Можете да ги попитате директно за някои от техните предпочитания или може да е по -добре да разберете това с течение на времето.
Управление на множество проекти Стъпка 10
Управление на множество проекти Стъпка 10

Стъпка 4. Поддържайте комуникация относно напредъка

Независимо дали вие отговаряте или докладвате на някой друг, актуализацията на напредъка е важна. Задайте време с хората, за които отговаряте, за да ви актуализират. Бъдете проактивни относно докладването на вашия ръководител, докато свършите нещата. Последователните, ако не и постоянни, актуализации ще поддържат проекта да се движи безпроблемно.

  • Може да бъде полезно да имате установени крайни срокове за доклад за напредъка на различни етапи на проекта. Това може да бъде ежедневно за кратки проекти или веднъж седмично за проекти, които са в ход.
  • Това е особено важно, ако една част от проекта се основава на частта преди него. Ако Том чака Лесли да завърши своята роля, преди да успее да поработи върху своята, той трябва да знае колко далеч е тя.
  • Определянето на очакванията в началото за това как ще се обработват актуализациите на напредъка е важно. Не искате да преминете по средата на проекта и да изненадате хората с проверка на напредъка.

Съвети

  • Поставете си цел да завършите нещо всеки ден.
  • Когато можете, позволете на членовете на екипа да изберат върху какво да работят, за да имате пълното им участие.
  • Оставете известна гъвкавост в плановете си за непредвидени ситуации, които може да се появят.

Препоръчано: