Как да завършите проект навреме (със снимки)

Съдържание:

Как да завършите проект навреме (със снимки)
Как да завършите проект навреме (със снимки)

Видео: Как да завършите проект навреме (със снимки)

Видео: Как да завършите проект навреме (със снимки)
Видео: Управление на проекти - електронно обучение на НИТ - Нови Интернет Технологии ЕООД 2024, Март
Anonim

Изглежда, че завършването на проект навреме никога не се случва. Винаги работите до последната минута, нещата се разбиват в най -лошия момент и хората, от които зависите, забравят да си свършат работата. Но завършването на проект навреме е по -лесно, отколкото си мислите, стига да сте готови да отделите време предварително, за да се подготвите като професионалист.

Стъпки

Част 1 от 3: Организиране за успех

Завършете проект във времето Стъпка 1
Завършете проект във времето Стъпка 1

Стъпка 1. Изяснете всички специфични правила, разпоредби и насоки възможно най -скоро

Ако имате някакви въпроси, не чакайте да ги зададете. Изчакването да се получат отговори може да доведе до излишна или безполезна работа или, още по -лошо, до грешна работа при злополука. Уверете се, че сте изяснили всичко предварително.

  • Когато е възможно, получете тази информация в писмена форма, за да можете да се върнете към нея, ако забравите.
  • Вземете информацията за контакт на вашия учител, продуктов мениджър или клиент още от самото начало и попитайте дали има добър начин да се свържете, ако имате по -късни въпроси.
Завършете проект във времето Стъпка 2
Завършете проект във времето Стъпка 2

Стъпка 2. Изгответе общата си цел или готовия продукт, преди да започнете работа

За да стигнете ефективно до края на пътя, трябва да знаете къде отивате. Обмислете мозъчната атака и запишете как изглежда вашата визия за завършения проект, независимо дали става въпрос за идея за дипломна работа, организирана електронна таблица или намиране на вашата компания на нов склад. Това ще ви помогне да изготвите стъпките, необходими за да стигнете до там.

  • Използвайте това време, за да се уверите, че вашият план е реалистичен за вашата времева рамка - голяма част от завършването навреме е избирането на проект, който всъщност можете да завършите.
  • Ако все още не знаете къде отивате, това е добре. Например, ако все още не сте решили темата на презентация, все още можете да очертаете цели. Може да не знаете още темата например, но знаете, че трябва да отидете в библиотеката и да започнете да я изследвате.
  • Вашият "окончателен проект" може да се промени от сега до края - целта не е да получите идеална идея за проект сега, а да създадете план, от който да работите.
Завършете проект във времето Стъпка 3
Завършете проект във времето Стъпка 3

Стъпка 3. Направете списък на всички необходими материали, когато са необходими и как да ги получите

Не можете да завършите проект, докато не разполагате с нещата, необходими за действителната работа. След като разберете какво всъщност трябва да направите, направете основен списък с нещата, необходими за това. Може да ви помогне да споделите този списък с вашия екип, ако имате такъв, да зачеркнете доставките, докато ги получавате. Отбележете:

  • Елементът
  • Необходимо количество
  • Необходима дата
  • Предназначение
  • Разходи
  • Местоположение/магазин за закупуване
  • Всички специални съображения (цвят, размер и т.н.)
Завършете проект във времето Стъпка 4
Завършете проект във времето Стъпка 4

Стъпка 4. Разделете целия проект на по -малки, по -управляеми цели

Намирането на вашата компания на нов склад, например, не е нещо, което просто излизате и правите. Трябва да обсъдите специфичните нужди на вашата компания, да се свържете с брокера, да вземете решение за склад, да го проверите и след това да попълните важни данъчни, ипотечни и недвижими документи. Независимо дали работите сами или в екип, можете да отделите по -добре време и пари за тези пет по -малки задачи от една огромна.

  • Направете целите си измерими. Вместо да „разберете какво иска шефът ми за склада“, поставете конкретни цели, за да научите правилното местоположение, бюджет, размер и основни удобства.
  • Може да нямате представа колко време отнема да купите склад, но знаете, че разговорът с шефа ви отнема един ден, намирането на брокера 2-3 дни, проверката 1-2 седмици и т.н. цели, отколкото големи.
Завършете проект във времето Стъпка 5
Завършете проект във времето Стъпка 5

Стъпка 5. Задайте дати за изпълнение на по -малките си цели до

Ако вашият проект се дължи на 31 май и имате десет различни неща за вършене, не искате да завършите всичките десет от тях до 31 -ви. Разберете какви неща можете да направите до 10 -ти, кои можете да завършите до 20 -и и какви неща трябва да изчакате до края на месеца, за да завършите.

  • Като цяло хората са най -ефективни при работа по една задача наведнъж, а не 10 наведнъж. Отбелязвайте всяка цел една по една, вместо да работите върху всички наведнъж за максимална ефективност.
  • Повечето проекти имат работа, която не може да бъде завършена, докато не се свърши друга работа. Не можете например да напишете отчет за книга, докато не прочетете книгата. Разберете каква работа трябва да свършите пред другите и дайте приоритет на това.
Завършете проект във времето Стъпка 6
Завършете проект във времето Стъпка 6

Стъпка 6. Дайте си повече време, отколкото си мислите, че ще ви трябва

Нещата неизменно ще се объркат - артикул, от който се нуждаете, е на склад, нещо се счупва, промени в плана в последния момент и т.н. Когато е възможно, изградете допълнителни 1-3 дни, за да можете да се коригирате, когато възникнат усложнения.

Никой никога не е бил разстроен, за да завърши проект предсрочно. Ако планирате допълнителни дни и нямате нужда от тях, просто получавате няколко почивни дни

Част 2 от 3: Оставане по график

Завършете проект във времето Стъпка 7
Завършете проект във времето Стъпка 7

Стъпка 1. Започнете работа възможно най -скоро, дори ако плановете не са напълно завършени

Най -добрият начин да завършите проект навреме е просто да започнете. Много хора се страхуват, че все още нямат окончателна идея или се нуждаят от всичко перфектно подравнено, за да започнат, но нищо не може да бъде по -далеч от истината. Ако има задачи, които могат да бъдат стартирани, стартирайте ги:

  • Ако проектирате ново лого за работа, нямате нужда от цялостната идея, за да скицирате и изготвите някои прототипи. Дори и да не ги използвате, започнете да изхвърляте идеите и да накарате топката да се търкаля.
  • Ако имате проект за клас, завършете всички книги и домашни за този клас възможно най -скоро. Махнете малките неща, за да можете да се съсредоточите върху по -големия проект.
Завършете проект във времето Стъпка 8
Завършете проект във времето Стъпка 8

Стъпка 2. Предвидете всички потенциални проблеми, преди те да възникнат

Всеки път, когато започнете нов сегмент или част от проекта, отделете известно време, за да помислите за всичко, което може да се обърка. Бихте могли да се разболеете, книга, която ви е необходима, може да бъде разгледана, проектът прекъсва или изчерпват консумативите. Каквито и да са трудностите, запишете ги. След като списъкът ви е завършен, започва забавната част: да разберете как да се справите с тези проблеми, ако възникнат:

  • Ако се разболеете, можете ли да работите от леглото? Има ли някой, на когото имате доверие, който може да ви помогне да си водите бележки или да изпълнявате поръчки?
  • Ако книгата, от която се нуждаете, е освободена, библиотеката ви може ли да поръча друга? Можете ли да резервирате книгата предварително?
  • Ако вашият проект е крехък, какво можете да направите, за да сте сигурни, че е напълно безопасен. Ако се счупи, колко време ще отнеме изграждането на друг? Можете ли да изградите резервни или резервни части?
  • Ако запасите свършат, има ли нещо друго, което можете да използвате там? Можете ли да закупите допълнителни 1-2 части от важни или трудно намиращи се предмети, за да отстраните проблема?
Завършете проект във времето Стъпка 9
Завършете проект във времето Стъпка 9

Стъпка 3. Делегирайте разумно с вашия екип/партньори, за да избегнете припокриване и да спестите време

Когато се опитвате да завършите проект навреме с група, рядко е добра идея всеки да работи върху едни и същи неща наведнъж. Вместо това разпределете задачите, така че 1-2 души да изпълняват всяка. Опитите да направите всичко сами ще забавят всички и ще попречат на ефективната работа. При делегиране:

  • Определете очакванията рано - нека хората знаят какво точно се иска от тях.
  • Дайте срокове, за да сте сигурни, че всичко е направено, когато трябва.
  • Нека всички знаят крайната цел на проекта, като помагат на всички да работят за едно и също нещо.
  • Публикувайте информацията за контакт на всеки в случай на проблеми или въпроси.
Завършете проект във времето Стъпка 10
Завършете проект във времето Стъпка 10

Стъпка 4. Прегледайте цялостния напредък на различни контролно -пропускателни пунктове, като го коригирате, ако е необходимо

Докато работите върху отделните части на проекта, не изпускайте от поглед по -големите цели. Например, кажете, че трябва да създадете презентация за живота по време на Гражданската война в Америка и сте решили да разчупите проекта си в изследване, слайдшоу и демонстрация на това, което войниците са яли. Всичко това са добри идеи, но трябва да се уверите, че всички те си пасват, докато работите върху тях:

  • Въпреки че задълбоченото изследване е добро, всичко отговаря ли на крайната ви цел? Има ли достатъчно информация за храната, за да се направи проект, или трябва да се насочите към нещо като лекарства, оръжия и т.н.?
  • Когато правите слайдшоу, отговаря ли на изследването? Достатъчно кратко ли е, за да се побере във вашата презентация, или ще ви се наложи време?
  • Ще трябва ли да приготвяте храна от Гражданската война? Въз основа на вашите изследвания възможно ли е това все пак или би било по -разумно да се направи различен тип демонстрация?
Завършете проект във времето Стъпка 11
Завършете проект във времето Стъпка 11

Стъпка 5. Направете проекта приоритет всеки ден

Хората са заети и вие не правите изключение. Ако не дадете приоритет на работата по проекта, това няма да стане. Отделяйте време за проекта всеки ден, дори и да е малко. Колкото по -голям е проектът, толкова повече трябва да преместите или да жертвате други ангажименти, за да свършите нещата.

Малко работа всеки ден обикновено е по -ефективна от огромни парчета от време на време. Ако планирате да работите само в събота, но има семейно бедствие или проблем в събота сутринта, току -що сте загубили цяла седмица работно време

Част 3 от 3: Завършване навреме

Завършете проект във времето Стъпка 12
Завършете проект във времето Стъпка 12

Стъпка 1. Изградете резервен план с наближаването на датата на падежа

Да речем, например, че сте решили да построите модел катедрала за вашия средновековен исторически час и сте на седмица и все още работите на първия етаж. Въпреки че винаги трябва да се стремите да завършите всичко, това не винаги е възможно. Вместо да свършите лоша работа по оригиналната идея, измислете алтернативен проект или идея, която бихте могли да завършите навреме и все пак да се чувствате горди:

  • Нуждае ли се вашият модел от копия на витражи или можете да направите нещо по-просто?
  • Ако пишете дълъг доклад, има ли раздел, който може да бъде изрязан или обобщен, без да се компрометира цялостната ви точка?
  • Когато работите по бизнес сделка, има ли начин да удължите сроковете? Ако не, можете ли да получите колега, който да ви помогне да завършите някоя секция навреме?
Завършете проект по време Стъпка 13
Завършете проект по време Стъпка 13

Стъпка 2. Направете тренировка няколко дни преди изтичането на проекта

Дори ако нещата все още не са приключили, направете колкото се може повече пробен пробег сега, като следите за проблеми, препятствия и области на подобрение. Трябва ли приоритетите ви да се променят, за да завършите някоя секция предварително? Има ли неща, които са по -напред, отколкото сте планирали? Има ли нещо, което можете да добавите или извадите, за да направите довършването навреме по -вероятно?

Завършете проект във времето Стъпка 14
Завършете проект във времето Стъпка 14

Стъпка 3. Стремете се да прекарате последния си ден в преглед на проекта за грешки

Огромна полза от планирането на допълнително време за работа е, че позволява контрол на качеството. Независимо дали тествате проекта си за научен панаир, за да видите дали работи или представяте тримесечни отчети за разходите, прекарайте един ден в търсене на грешки и правописни грешки.

Ако се опитвате да приключите навреме, все пак трябва да отделите час в самия край за преглед. Не позволявайте седмици на упорита работа да изглеждат небрежни поради няколко пропуснати правописна грешка

Завършете проект във времето Стъпка 15
Завършете проект във времето Стъпка 15

Стъпка 4. Организирайте всичко необходимо за проекта на едно място 1-2 часа преди да е необходимо

Не позволявайте на красивия проект да се разпадне, защото сте оставили раницата си у дома. Дори и да тичате наоколо, за да завършите, спрете за 5 минути и поемете дълбоко въздух. Използвайки контролен списък, уверете се, че имате всичко необходимо за успешна презентация.

Върнете се към първоначалния си проект, планове и списък с материали. Покрито ли е всичко?

Завършете проект във времето Стъпка 16
Завършете проект във времето Стъпка 16

Стъпка 5. Прегледайте успеха си в края и намерете начини да се подобрите за следващия път

Много рядко един проект върви перфектно и това е добре. Най -важното е да приемете тези грешки и да се поучите от тях. Къде бихте могли да планирате по -добре? Какви рискове или проблеми не сте предвидили и можете да планирате за следващия път? Окончателният проект съвпадна ли с вашите цели?

  • Няма нужда да правите преглед веднага след като приключите. Отделете 2-3 дни, за да се отпуснете и след това погледнете проекта със свежи очи.
  • Ако сте работили с екип, попитайте ги какво бихте могли да подобрите следващия път.
  • Ако имате въпроси относно вашата оценка, рецензия и т.н., попитайте учтиво "какво бих могъл да направя, за да бъда по -добър следващия път?"

Съвети

Ако работите с партньорски проект, разделете задачите, така че всеки партньор да знае какво трябва да прави. Не правете всичко сами

Препоръчано: