Как да напиша седмичен отчет (със снимки)

Съдържание:

Как да напиша седмичен отчет (със снимки)
Как да напиша седмичен отчет (със снимки)

Видео: Как да напиша седмичен отчет (със снимки)

Видео: Как да напиша седмичен отчет (със снимки)
Видео: Как Помочь ДРУГУ Сбежать Из ТЮРЬМЫ ! - Челлендж 2024, Март
Anonim

Седмичните отчети са често срещани в много бизнес и търговски среди, както и за изследователски проекти и стажове. Напишете солиден седмичен отчет, така че началниците ви да имат ясна представа какъв напредък сте постигнали.

Стъпки

Част 1 от 3: Организиране на вашата информация

Напишете седмичен отчет Стъпка 1
Напишете седмичен отчет Стъпка 1

Стъпка 1. Определете целта на вашия доклад

Въпреки че може да се наложи да представяте седмични отчети като част от служебните си задължения, запазването на работата ви не е целта на самия доклад. Определянето защо вашият работодател иска седмични отчети ще ви помогне да решите каква информация трябва да влезе в него и кои елементи са най -важни.

  • Обикновено вашият доклад трябва да информира мениджърите за състоянието на вашите проекти или да им помага при вземането на решения.
  • Например, ако сте управител на магазин за търговия на дребно, може да се наложи да подавате седмични отчети, които обобщават продажбите ви за седмицата. Вашият работодател използва този отчет, за да оцени ефективността, ценовите точки и поръчките за вашия магазин.
  • Ако изпращате седмични отчети за стаж или изследователски проект, целта е да покажете на вашия работодател или инструктор колко голям напредък сте постигнали и да споделите всички големи пробиви или открития.
Напишете седмичен отчет Стъпка 2
Напишете седмичен отчет Стъпка 2

Стъпка 2. Определете кой ще прочете вашия доклад

Идентифицирането на вашата аудитория е от решаващо значение за планирането на вашия доклад. Без да знаете кой ще прочете вашия доклад (и защо), нямате начин да разберете коя информация е най -важната.

  • Познаването на вашата аудитория също ви помага да разберете как да напишете доклада си и какъв език да използвате. Например, бихте написали съвсем различен доклад, ако вашата аудитория е група от петгодишни деца, отколкото ако го пишете за ръководители на голяма корпорация.
  • Освен това получавате по-добра представа за това, което вашата аудитория вече знае, и какво трябва да обясните по-задълбочено или да предоставите допълнителни ресурси. Например, ако пишете седмичен доклад по правен въпрос, който ще бъде прочетен от група адвокати, няма нужда да предоставяте задълбочено резюме на закона. Такова обобщение обаче може да се наложи, ако пишете по въпроса за ръководители или администратори без юридическо обучение.
  • Ако вашият доклад е необходим заедно със стаж, изследователски проект или друга училищна дейност, имайте предвид, че вашата аудитория не е вашият професор или инструктор - въпреки че може да им го предадете. За да намерите аудиторията си в този контекст, съсредоточете се върху естеството на вашия проект и вашата дисциплина като цяло.
Напишете седмичен отчет Стъпка 3
Напишете седмичен отчет Стъпка 3

Стъпка 3. Приоритизирайте основните точки на вашия доклад

Въпреки че трябва да поддържате доклада си възможно най -кратък, все пак е вероятно аудиторията ви да не чете отчета изцяло. Като признание за това, трябва да поставите най -важната информация или най -ниския резултат в началото на вашия доклад.

  • Например, ако целта на вашия доклад е да сравните и сравните три различни марки оборудване и да препоръчате това, което смятате, че би било най -добре за компанията да използва, заключението ви трябва да върви напред. След това можете да продължите да обяснявате защо.
  • Като цяло искате първата страница на вашия доклад да се състои от обобщение на резултатите, препоръките или заключенията. Използвайте останалата част от доклада, за да копаете по -дълбоко и читателите ще отидат по -далеч, ако почувстват нужда или искат да разширят разбирането си за вашите констатации.
Напишете седмичен отчет Стъпка 4
Напишете седмичен отчет Стъпка 4

Стъпка 4. Бъдете наясно с типичната „съдба“на вашия доклад

В повечето случаи седмичните отчети са необходими по съображения за водене на записи и те ще бъдат подадени съответно. Не е обичайно седмичният отчет да се чете докрай в повечето контексти и не бива да очаквате, че ще стане.

  • Въпреки това, не използвайте това като извинение, за да фалшифицирате пътя си през доклада си или да предадете небрежна работа с лошо качество. Докладът ви трябва да бъде отражение на вас и вашата работна етика. Вероятно ще бъде забелязан небрежен доклад и това, че „знаех, че всъщност няма да го прочетете“, не е извинение за неясен работен продукт.
  • Въпреки че искате докладът като цяло да бъде висококачествен и добре написан, фокусирайте се особено върху частите от доклада, които аудиторията ви най -вероятно ще прочете. Това обикновено е вашето резюме и вашите заключения или препоръки. Те трябва да бъдат безупречни.
  • Имайте предвид, че вашият работодател не пропуска да прочете отчета ви, защото не му пука или защото е маловажен. Хората на високопоставени ръководни или ръководни длъжности са много заети и умеят да събират необходимата информация, за да вземат ефективно решение. Те няма да прочетат целия доклад, освен ако не се наложи - но ще го запазят в случай, че искат да се върнат и да го разгледат отново по -късно.

Част 2 от 3: Форматиране на вашия отчет

Напишете седмичен отчет Стъпка 5
Напишете седмичен отчет Стъпка 5

Стъпка 1. Поискайте проби

Много компании имат стандартен формат за седмичните си отчети и мениджърите или ръководителите може да са свикнали да получават информацията си по този начин. Използването на различен формат може да причини разочарование и объркване.

  • Това е особено важно при отчетите за продажбите. Мениджърите свикват да поглеждат отчет и да знаят къде на страницата ще бъде определена фигура или информация. Ако използвате различен формат, вашият отчет ще бъде практически безполезен за тях, защото те ще трябва да го прочетат, за да намерят това, от което се нуждаят.
  • Говорете с административни асистенти и разберете дали има шаблон, който можете да използвате за форматиране, така че не е нужно да го създавате от нулата в приложението си за текстообработка. Много компании имат шаблон на документ с правилните настройки, включително полета, таблици, стилове на абзаци и шрифтове.
Напишете седмичен отчет Стъпка 6
Напишете седмичен отчет Стъпка 6

Стъпка 2. Помислете за начина на доставка

Ако отпечатвате хартиен документ или изпращате документа по цифров път като прикачен файл, ще форматирате доклада си по различен начин, отколкото бихте направили, ако той просто трябва да бъде включен в основния текст на имейл.

  • Например, ако изпращате отчета си като прикачен файл към имейл, трябва да включите своето резюме в тялото на имейла си. По този начин вашият читател не трябва да отваря прикачения файл, за да разбере целта на вашия доклад.
  • Ако изпращате хартиен отчет, е по -вероятно да се наложи да включите мотивационно писмо или заглавна страница, за да може отчетът ви да бъде правилно идентифициран и подаден.
  • Независимо от начина на подаване на отчета, уверете се, че името ви е включено на всички страници и че всички страници са номерирани във формат „X от Y“. Страниците могат лесно да се разделят и хората трябва да могат да разберат с един поглед дали целият отчет е там и от кого е дошъл.
  • Можете лесно да включите необходимата информация като заглавка на всяка страница. Например заглавката ви може да прочете „Доклад за продажбите на Sally Sunshine, седмица 32, страница 3 от 7.“
Напишете седмичен отчет Стъпка 7
Напишете седмичен отчет Стъпка 7

Стъпка 3. Включете резюме

Резюмето е кратко резюме на целия доклад - обикновено само параграф или два, с няколко изречения за всеки раздел от вашия доклад. Общата идея е, че изпълнителната власт може да прочете това резюме и при условие че отговаря на първоначалните им очаквания по въпроса, може да предприеме действия, без да се налага да чете по -нататък.

  • За резюмето е особено важно да използвате ясен, кратък език, който е лесен за четене. Избягвайте жаргони или термини на изкуството, които изискват обяснение, дори ако знаете, че вашата аудитория е добре запозната с тези условия.
  • Напишете резюмето последно, след като приключите всички останали части от доклада си. В крайна сметка не можете да обобщите нещо, което все още не е написано. Дори ако имате подробен план, от който планирате да напишете доклада си, нещата могат да се променят по време на писането.
Напишете седмичен отчет Стъпка 8
Напишете седмичен отчет Стъпка 8

Стъпка 4. Структурирайте вашите параграфи и раздели

След като разберете формата, в който ще бъде представен вашият доклад, изгответе очертание на разделите на вашия доклад, което да съответства на целта на вашия доклад.

  • Проверете очертанията си, за да се уверите, че тече логически от един раздел в следващия, и се уверете, че е съобразен с конкретната аудитория, която сте идентифицирали за вашия отчет.
  • Вашият доклад обикновено включва резюме, въведение, заключения и препоръки, констатации и дискусия и списък с препратки. Можете да включите приложения към съответните данни, както и съдържание за по -дълги отчети - но седмичните отчети обикновено няма да са толкова дълги.
  • Всеки раздел от вашия доклад се занимава с една тема. В този раздел всеки параграф обсъжда една идея. Например, ако имате раздел в седмичния си отчет за продажбите, озаглавен „Популярни детски марки“, може да имате отделен параграф за всяка марка. Ако разделяте облеклото на момче и момиче, може да имате подраздели (с подходящи подзаглавия) за всяка марка, след това един параграф, обсъждащ облеклото на момчето за тази марка, и друг параграф, обсъждащ облеклото на момичетата.
Напишете седмичен отчет Стъпка 9
Напишете седмичен отчет Стъпка 9

Стъпка 5. Създайте заглавна страница или мотивационно писмо, ако е необходимо

По -кратките отчети може да не се нуждаят от отделна заглавна страница, но по -дългите отчети трябва да имат една страница, която ви идентифицира като автор на доклада и описва накратко неговата цел.

  • Заглавната страница е различна от резюмето и по същество включва информацията, необходима за административни цели, за да може отчетът да бъде подаден правилно.
  • Вашият работодател може да има специален титулен лист, който е необходим за седмични отчети. Ако случаят е такъв, уверете се, че използвате точно този формат.
  • Най -малко заглавната ви страница трябва да включва заглавието или описанието на вашия отчет (например „Седмичен отчет за продажбите“), вашето име и имената на всички други участници в отчета, името на вашата компания и датата, на която сте попълнили или е представил доклада.

Част 3 от 3: Използване на мощен език

Напишете седмичен отчет Стъпка 10
Напишете седмичен отчет Стъпка 10

Стъпка 1. Създайте ефективни заглавия и подзаглавия

Вашите заглавия и подзаглавия позволяват на читателя бързо да намери конкретни раздели от доклада, които ги интересуват или които искат да прочетат, за да получи повече информация за вашите заключения или препоръки.

  • Уверете се, че вашите заглавия и подзаглавия описват съдържанието в този раздел или подраздел директно и точно.
  • Например, ако изготвяте седмичен отчет за продажбите, можете да включите раздели на тема „Тенденции в женското облекло“, „Тенденции в мъжкото облекло“и „Популярни детски марки“. В тези раздели може да имате подзаглавия, за да подчертаете конкретни тенденции или популярни марки.
  • Използвайте една и съща граматическа конструкция за всички заглавия, така че вашият отчет да бъде логичен и последователен. Например, ако първото ви заглавие е „Установяване на опора в мъжкото облекло“, то второто ви заглавие трябва да бъде „Водене на пакета в женското облекло“- а не нещо като „Дамски фигури за продажби“.
Напишете седмичен отчет Стъпка 11
Напишете седмичен отчет Стъпка 11

Стъпка 2. Пишете с ясни, прости изречения

Ясното писане с изречения, структурирани в стандартния ред "субект-глагол-обект", демонстрира яснота на мисълта и увереност във вашите препоръки или заключения.

  • След като съставите доклада си, прочетете и се отървете от всички ненужни думи. Намерете действието на всяко изречение и поставете извършителя на това действие до глагола. Мислете за всяко изречение като за „кой какво прави“.
  • Изтрийте съкращенията и фразите за прочистване на гърлото, като например „използването на“, „с цел“или „с цел“.
  • Може да мислите, че този стил на писане изглежда скучен, но смисълът на седмичния ви отчет не е да се забавлявате. Този стил най -ефективно ще покаже вашите точки и ще предаде информацията на вашите читатели.
Напишете седмичен отчет Стъпка 12
Напишете седмичен отчет Стъпка 12

Стъпка 3. Поддържайте писането си обективно и безпристрастно

Въпреки че може да правите препоръки, тези препоръки трябва да се основават на фактически доказателства, а не на мнения или чувства. Убедете читателите си със силни факти и ясно писане.

  • Избягвайте прилагателни и други заредени думи и фрази, които имат положителни или отрицателни конотации. Вместо това се съсредоточете върху фактическите причини.
  • Да предположим например, че в седмичния си отчет за продажби препоръчвате промоция за един от вашите търговски партньори. Архивирайте тази препоръка с факти, които демонстрират достойнството на този служител, а не субективни подробности или апели към емоции. „Сали постоянно има най -високите продажби в магазина ни, въпреки че работи само 15 часа седмично“е по -добре от „Сали е най -добрият човек в моя персонал и винаги прави допълнителната миля, въпреки че трябваше да ограничи работното си време, за да се грижи на болната си майка."
Напишете седмичен отчет Стъпка 13
Напишете седмичен отчет Стъпка 13

Стъпка 4. Използвайте силни глаголи

Когато пишете с активен глас, имате една дума, която казва на читателя какво действие се случва в изречението - глаголът. Използвайте кратки, силни глаголи, които ясно описват действието, което се случва.

  • Предпочитайте прости глаголи. Например „използвайте“е по -добре от „използвайте“.
  • Глаголи, описващи мисловни процеси - мисля, знам, разбирам, вярвам - понякога са необходими, но като цяло по -малко стабилни от глаголите, които описват действие. Може да се наложи да се задълбочите в изявлението си и да го разопаковате, за да го направите приложим. Да предположим например, че пишете „Вярвам, че продажбите ни ще се увеличат през следващите месеци“. Разопаковайте това изявление и разберете защо вярвате в това. След това можете да напишете изречение, което може да бъде изпълнено, като „Исторически, продажбите се увеличават по време на ваканционния сезон. Предвиждам продажбите да се увеличат през ноември и декември“.
  • За да запазите писането си ориентирано към действие, прегледайте доклада си и се опитайте да премахнете предлозите и да замените думите -ion с по -силни глаголи. Например „консенсус на мнение“може просто да бъде „консенсус“и ако някой „осигурява защита“, е по -силно просто да каже, че „защитава“.
Напишете седмичен отчет Стъпка 14
Напишете седмичен отчет Стъпка 14

Стъпка 5. Избягвайте пасивен глас

Когато пишете с пасивен глас, премахвате акцента на извършителя на действието и подчертавате обекта на това действие. В някои ситуации това е необходимо по политически или дипломатически причини, но най -често причинява замъглено и объркващо писане.

  • Активният глас дава признание на тези, които са завършили действието и показва на читателите на доклада кой е отговорен за това действие. За да разберете защо това е важно, представете си, че четете статия за разрушителен пожар, в която се казва „За щастие всички деца бяха спасени“. Идентификацията на лицето (или хората), които са спасили тези деца, е важно. Ако това изречение гласеше „Местният пастор Джон Гудлес влизаше в сиропиталището десетина пъти и спасяваше всички деца“, сега знаете кой заслужава да бъде герой при тези обстоятелства.
  • Активният глас също е важен, за да поемете отговорност за действия, които могат да имат отрицателни последици. Ако напишете „Грешки са допуснати“в доклада си, вашият работодател ще иска да знае кой е допуснал тези грешки, за да може те да бъдат дисциплинирано по подходящ начин. Ако сте допуснали грешки, да поемете собствеността върху тези грешки и да признаете отговорността ще бъде дълъг път.
  • За да намерите и премахнете пасивния глас в писането си, потърсете глаголи „да бъде“. Когато ги намерите, идентифицирайте действието в изречението, разберете кой извършва това действие и ги поставете отпред и в центъра.
Напишете седмичен отчет Стъпка 15
Напишете седмичен отчет Стъпка 15

Стъпка 6. Предайте данни с визуални елементи

Диаграмите и графиките са много по-лесни за четене и следване, отколкото параграф, който предоставя същата информация-особено ако информацията, която трябва да предадете, е многобройна.

  • Изберете правилния визуален елемент, за да предадете информацията на вашия читател по начин, който е полезен за тях и отразява целта на вашия доклад.
  • Например, можете да изберете линейна графика, за да демонстрирате възходящата тенденция в продажбите на вълнени палта. Това представяне би било по -ефективно да покаже това увеличение, отколкото таблица с броя на продажбите на вълнено палто през всеки месец, тъй като таблицата ще изисква от читателя да разгледа всички числа, да ги сравнява помежду си и да признае, че те се увеличават. Всичко това може да се направи с прост поглед към линейна графика.
  • Имайте предвид, че окото е привлечено от визуални елементи. Уверете се, че са спретнати и чисти и позиционирани добре на страницата. Включете визуални елементи само ако са от съществено значение за вашите препоръки или заключения.
Напишете седмичен отчет Стъпка 16
Напишете седмичен отчет Стъпка 16

Стъпка 7. Премахнете жаргона

Всяка индустрия или академична дисциплина има определени термини, които изглеждат неизбежни, както и модни думи, които стават модерни въз основа на популярни книги или статии. Въпреки че понякога те могат да бъдат полезни, обикновено те не дават стойност и не успяват да предадат вашето послание ефективно.

  • Може да е полезно да напишете списък с често срещани браншови думи в индустрията, за да не ги използвате прекомерно в докладите си. Когато докладът ви бъде завършен, можете просто да потърсите в документа тези думи и да ги замените, ако е необходимо.
  • Имайте предвид, че за вашия читател прекомерното използване на модерни модни думи не показва, че сте „наясно“за вашата конкретна област - всъщност е точно обратното. Ръководителите и мениджърите обикновено са по -възрастни и са виждали стотици тези модни думи да идват и да си отиват. Използвайте ги твърде често и те ще приемат, че сте мързеливи, всъщност не знаете за какво говорите или просто се опитвате да ги впечатлите.
  • Също така искате да избегнете използването на твърде сложни термини. Например, само защото пишете доклад, обобщаващ правен проблем, не означава, че трябва да го направите с тонове легални.
Напишете седмичен отчет Стъпка 17
Напишете седмичен отчет Стъпка 17

Стъпка 8. Прочетете внимателно

Ако докладът ви е пълен с правописни грешки и граматически грешки, той ще отвлече вниманието на вашия читател и ще се отрази зле върху вас. Съставете доклада си преди да е дошъл, за да имате достатъчно време, за да се уверите, че е правилно коригиран.

  • Изпълнете граматика и правопис на вашето приложение за текстообработка, но не разчитайте изцяло на тях. Тези програми ще пропуснат много грешки, особено правописни грешки, които водят до хомофонична грешка (като например въвеждане на „чувам“, когато имате предвид „тук“).
  • Корекцията на вашия отчет назад е добър начин да се уверите, че не пренебрегвате грешките. Особено, ако сте запознати с това, което сте възнамерявали да напишете, ще плъзнете грешки в миналото, като пропуснати думи, защото мозъкът ви автоматично ще го попълни. Това няма да се случи, ако се върнете назад.
  • Четенето на доклада ви на глас е друг добър начин за улавяне на грешки и редактиране за стил. Ако се запънете, докато четете определено изречение или параграф, вероятно тази част от доклада ви е трудна за четене - аудиторията ви също ще се спъне психически. Преработете трудни участъци, за да текат по -добре.

Препоръчано: