Започнете прессъобщение с привличащо вниманието заглавие с удебелен шрифт. Започнете основния текст с датата и града, от който е изданието. Главното ви изречение трябва да бъде кратко резюме на темата на съобщението. Останалата част от тялото разказва всички важни подробности от вашата история: кой, какво, кога къде, защо и как. Поставете най -важната информация на първо място, последвана от по -обща информация и не забравяйте да включите вашата информация за контакт в края.
Стъпки
Примерни съобщения за пресата
Примерно съобщение за пресата
Примерно съобщение за пресата за концерт
Примерно съобщение за пресата за модно ревю
Метод 1 от 2: Направете го поп
Етап 1. Напишете истинско заглавие.
Тя трябва да бъде кратка, ясна и по същество: ултра компактна версия на ключовия момент от прессъобщението. Много PR специалисти препоръчват да напишете заглавието си в края, след като бъде написана останалата част от изданието. Ако следвате тази инструкция, продължете и се върнете към писането на заглавието, след като останалото свърши. Заглавието е известно като привличащо погледа и е много важно за цялото издание.
-
wikiHow признат за най -надежден източник на информация.
Вижте как работи това? Сега искате да знаете повече! Заглавията на новините трябва да имат „грабител“за привличане на журналисти, точно както заглавието на вестника е предназначено да грабне читателите. Той може да описва най -новото постижение на организация, скорошно събитие, заслужаващо новини, нов продукт или услуга.
-
Заглавия, написани с удебелен шрифт!
Удебеленото заглавие също обикновено използва по -голям размер на шрифта от основния текст. Конвенционалните заглавия за прессъобщения използват настоящето време и изключват „a“и „the“, както и форми на глагола „to be“в определени контексти.
- Първата дума е написана с главни букви. Както всички съществителни имена. Повечето заглавни думи се появяват с малки букви, въпреки че използването на стилизиран стил на шрифта "малки букви" може да създаде по-графично привлекателен за новините вид и усещане. Не пишете с главни букви всяка дума.
- Извличане на важни ключови думи. Най -простият метод за създаване на заглавие за прессъобщение е да извлечете най -важните ключови думи от прессъобщението си. От тези ключови думи се опитайте да съставите логическо и привличащо вниманието изявление. Ако включите обобщено изречение след заглавието, важат същите правила. Използването на ключови думи по -рано ще ви осигури по -добра видимост в търсачките и ще бъде по -лесно за журналистите и читателите да получат представа за съдържанието на прессъобщението. Погледнете действията в тази първа стъпка и забележете как всяко едно от тях може да бъде заглавие за прессъобщение.
Стъпка 2. Напишете основния текст
Съобщението за пресата трябва да бъде написано така, както искате да се появи в новина. Повечето журналисти са много заети; те може да се задълбочат в историята, ако не звучи достоверно, но обикновено няма да имат време да направят задълбочено проучване на голямото съобщение на вашата компания. Голяма част от това, което пишете за прессъобщението си, ще бъде това, което журналистите използват при писането на вашето голямо събитие-с други думи, ако има важни подробности, които искате да бъдат включени в историята, трябва да ги включите в прессъобщението.
- Започнете с датата и града, откъдето произхожда прессъобщението. Градът може да бъде пропуснат, ако ще бъде объркващ - например, ако изданието е написано в Ню Йорк за събития в подразделението на компанията в Чикаго.
- Оловото или първото изречение трябва да грабне читателя и да каже кратко какво се случва. Например, ако заглавието е „Carpren Publishing пуска нов роман за Втората световна война“, първото изречение може да е нещо като „Carpren Publishing, Ltd., днес пусна първия си роман от Втората световна война от известната писателка Дарси Кей“. Той разширява заглавието достатъчно, за да попълни някои подробности, и привлича читателя по -нататък в историята. Следващото едно до две изречения трябва да се разшири върху преднината.
- Основното копие на съобщението за пресата трябва да бъде компактно. Избягвайте да използвате много дълги изречения и абзаци. Избягвайте повторенията и прекалената употреба на изискан език и жаргон. Стремете се към простота и без излишни думи.
- Първият параграф (две до три изречения) трябва да обобщи прессъобщението, а допълнителното съдържание трябва да го разработи. В забързания свят нито журналистите, нито други читатели не биха прочели цялото съобщение за пресата, ако началото на статията не предизвика интерес.
- Справете се с реални факти - събития, продукти, услуги, хора, цели, цели, планове, проекти. Опитайте се да осигурите максимално използване на конкретни факти. Това е новина. Един прост метод за написване на ефективно съобщение за пресата е да се направи списък със следните уточнения: Кой, какво, кога, къде, защо и как.
Стъпка 3. Предавайте ясно "5 W" (и H)
Кой, какво, кога, къде, защо - и как - трябва да каже на читателя всичко, което трябва да знае. Помислете за контролния списък в контекста на точките по -долу, като използвате горния пример, за да генерирате нашето съобщение за пресата:
- За кого става въпрос? Издателство Carpren.
- Какви са действителните новини? Издателство Carpren издава книга.
- Кога се случва това събитие? Утре.
- Къде се провежда това събитие? На всички големи пазари, утре.
- Защо това е новина? Тя е написана от известния автор Дарси Кей.
-
Как става това? Основното събитие е при подписване на книга в Чикаго, последвано от обиколка с книги до всички големи столични райони.
- С дефинирани основи попълнете празнините с информация за хората, продуктите, артикулите, датите и други неща, свързани с новините.
- Ако вашата компания не е основният предмет на новините, но е източникът на прессъобщението, направете го ясно в тялото.
- Дръжте го кратко и по същество. Ако изпращате хартиен носител, текстът трябва да бъде с двойни интервали.
- Колкото по -достоен за новини правите копие на прессъобщението, толкова по -големи са шансовете той да бъде избран от журналист за репортаж. Разберете какво означава „достоен за новини“за даден пазар и използвайте тези знания, за да закачите редактора или репортера.
Стъпка 4. Направете го чист, свеж и приложим за вашата аудитория
Коефициентите са на този, до когото сте изпратили съобщението си за пресата, има дузина точно така във входящата си поща, които просто чакат да бъдат игнорирани. Ако искате вашето да бъде избрано, трябва да е добре. Той не само трябва да е добър, но и да е възможно най -близо до „готов за преса“.
- Когато редактор погледне вашето парче, той/тя мисли от първата секунда колко време ще им отнеме, за да го отпечатат. Ако работата ви е пълна с грешки, липсва съдържание или просто трябва да бъде преработена, те няма да губят времето си. Затова се уверете, че имате добра граматика, всички основи и имате за какво да пишете.
-
Защо тези хора трябва да се интересуват от това, което имате да кажете? Ако го изпратите до правилната аудитория, това ще бъде очевидно. Ако не сте, добре, защо си губите времето? Дайте на правилните хора една новина (новини, а не реклама) и вие сте на прав път.
Те ще се интересуват повече, ако го изпратите сутрин. Това им дава време да включат вашето парче в това, върху което вече работят. Бъди разумен
Стъпка 5. Свържете го заедно
Предоставете някои допълнителни информационни връзки, които подкрепят вашето съобщение за пресата. Има ли компанията, която продавате, допълнителна информация онлайн, която читателите може да намерят за полезна? Страхотен. Добавете го.
Ако се притеснявате за това, което имате, направете проучване за това, което вече има. Вероятно някой е написал нещо за събитие, точно като това, което отразявате. PR Web и PR Newswire са добро начало
Метод 2 от 2: Овладяване на формата
Стъпка 1. Свалете основната структура
Добре, след като сте събрали месото от него, как го поставяте на хартия? Е, за начало го изрежете на дължина. Трябва да е най -много страница, ако е така. Никой няма да губи време за 5 параграфа, освен ако не отразявате Третата световна война. Ето какво ви трябва (някои от които вече разгледахме):
-
ЗА НЕЗАБАВНО ИЗПУСКАНЕ трябва да отидете в горната част на страницата, в лявото поле.
Ако изданието е ембаргото, поставете „EMBARGOED UNTIL…“с датата, на която искате историята да бъде пусната. Предполага се, че изданието без дата на пускане е за незабавно пускане
-
Заглавието, обикновено с удебелен шрифт, трябва да бъде центрирано под това.
Ако желаете, поставете подзаглавие в курсив (накратко подробно заглавие)
- Първи параграф: най -важната информация. Това може да е доста като новини, започва с дата или откъде идват новините.
- Втори (и вероятно трети) параграф: вторична информация. Трябва да включва цитати и факти.
- Информация за бойлер: повече за вашата компания. Кой си ти наистина? Какви постижения имате? Каква е вашата мисия?
- Информация за контакт: повече за писателя (вероятно вие!). Ако грабнете нечий интерес, той ще иска да може да научи повече!
- Мултимедия: в днешния ден винаги има някаква дръжка в Twitter.
Стъпка 2. Напишете шаблона под тялото на вашето издание
Това означава, че е време да включите информация за вашата компания. Когато журналист вземе вашето прессъобщение за материал, логично той или тя ще трябва да спомене компанията в новинарската статия. След това журналистите могат да получат информация за компанията от този раздел.
- Заглавието на този раздел трябва да бъде „Всичко за [XYZ_COMPANY]“.
- След заглавието използвайте един или два параграфа, за да опишете вашата компания с по 5 или 6 реда всеки. Текстът трябва да описва вашата компания, нейната основна дейност и бизнес политиката. Много фирми вече имат професионално написани брошури, презентации, бизнес планове и т.н. Този уводен текст може да бъде поставен тук.
- В края на този раздел посочете вашия уебсайт. Връзката трябва да бъде точен и пълен URL адрес без вграждане, така че дори тази страница да бъде отпечатана, връзката ще бъде отпечатана такава, каквато е. Например: https://www.example.com, а не Щракнете тук, за да посетите уебсайта.
- Компаниите, които поддържат отделна медийна страница на своите уебсайтове, трябва да посочат този URL адрес тук. Мултимедийната страница обикновено съдържа информация за контакт и комплекти за пресата.
Стъпка 3. Добавете вашата информация за контакт
Ако прессъобщението ви е наистина достойно за новини, журналистите със сигурност биха искали повече информация или биха искали да интервюират ключови хора, свързани с него. Ако ви харесва идеята да позволите на медиите да се свържат директно с ключовите ви хора, можете да предоставите техните данни за контакт на самата страница за прессъобщение. Например, в случай на иновация, можете да предоставите информацията за контакт на вашия инженерен или изследователски екип за медиите.
- Ако не, трябва да предоставите подробности за вашия медиен/PR отдел в секцията „Контакт“. Ако нямате специален екип за тази функция, трябва да назначите някой, който ще действа като връзка между медиите и вашите хора.
-
Данните за контакт трябва да бъдат ограничени и специфични само за текущото съобщение за пресата. Данните за контакт трябва да включват:
- Официалното име на компанията
- Официално име и лице за контакт на медийния отдел
- Офис адрес
- Телефонни и факс номера с подходящи кодове на държава/град и вътрешни номера
- Номер на мобилен телефон (по избор)
- Време на наличност
- Имейл адреси
- Адрес на сайт
Стъпка 4. Ако е възможно, включете връзка към онлайн копие на същото издание
Добра практика е да водите дневник на всичките си съобщения за пресата, поместени на вашия собствен уебсайт. Това може да улесни производството на такава връзка, както и воденето на запис за исторически цели.
Стъпка 5. Сигнализирайте края на прессъобщението с три символа # (хеш)
Центрирайте ги директно под последния ред на изданието. Това е журналистически стандарт. Може да изглежда, че прекалено туитвате, но не сте. Така се прави.
Съвети
- Включете „призив за действие“в изданието си. Това е информация за това какво искате да прави обществеността с информацията, която пускате. Например, искате ли читателите да купят продукт? Ако е така, включете информация къде е наличен продуктът. Искате ли читателите да посетят вашия уебсайт, за да участват в конкурс или да научат повече за вашата организация? Ако е така, включете адреса на уебсайта или телефонен номер.
- Не губете време в писането на заглавието, докато изданието не приключи. Копиращите редактори пишат истинските заглавия във вестници и списания, но е добре да измислят закачливо заглавие или „заглавие“за изданието. Това заглавие може да е единственият ви шанс. Поддържайте го сбит и фактически. Добра идея е да не го пишете чак след като приключите с прессъобщението. Още не знаете какво точно ще кажете вие-или тези, които интервюирате. Когато приключите с черновата на изданието, може да решите да преразгледате своя лид-или не. Тогава и само тогава помислете за заглавието.
- Използвайте заглавието си като тема на имейла. Ако сте написали добро заглавие „грабител“, това ще помогне вашето съобщение да се открои във входящата поща на редактора.
- Проучете актуалните прессъобщения в мрежата, за да усетите тона, езика, структурата и формата на прессъобщение.
- Избягвайте да използвате жаргон или специализирани технически термини. Ако точността изисква използването на специфичен за индустрията термин, определете го.
- Създайте всяко издание, за да се насочите към конкретна медия и го изпратете до конкретния репортер, който отразява този ритъм. Тази информация обикновено може да бъде намерена на уебсайта на търговския обект. Разпращането на едно и също съобщение за пресата до множество търговски обекти и множество репортери в един и същи обект е знак, че използвате преки пътища, вместо да се насочвате към конкретен пазар.
- Времето за прессъобщението е много важно. Това трябва да е актуална и актуална новина, не твърде стара и не твърде далечна.
- Последващо обаждане може да помогне да се превърне прессъобщението в пълна история.
- Включете името на компанията в заглавието, всяко подзаглавие и в основния текст на първия параграф за по -добра видимост чрез търсачките и за специалисти по новини и други читатели. Ако изпращате хартиен носител по пощата, можете да го поставите на фирмена бланка.
- Изпратете освобождаването си по имейл и използвайте умерено форматирането. Гигантски тип и множество цветове не подобряват вашите новини, те отвличат вниманието от тях. Поставете освобождаването в тялото на имейла, а не като прикачен файл. Ако трябва да използвате прикачен файл, направете го обикновен текст или файл с формат с богат текст. Документите на Word са приемливи в повечето търговски обекти, но ако използвате най -новата версия (.docx), запишете версия (.doc). Особено вестниците сега имат ограничен бюджет и много от тях не са надградили. Използвайте PDF файлове само ако изпращате пълен мултимедиен комплект с много графики. Не въвеждайте съобщение на бланка, след това го сканирайте и изпратете по имейл jpeg от сканирането - това е загуба на ваше време и на редактора. Просто въведете версията направо в имейл съобщението.
- Включете името на компанията в заглавието, всички подзаглавия и в основния текст на първия параграф за по -добра видимост чрез търсачките и за специалисти по новини и други читатели. Ако изпращате хартиен носител по пощата, можете да го поставите на фирмена бланка.
Предупреждения
- Винаги помнете, че много екипи за редактиране са претоварени и с недостатъчен персонал. Ако можете да улесните живота им, е по -вероятно да получите покритие. Ако напишете прессъобщение, близко до начина, по който редакторът ще го публикува, той може да види публикация с минимално редактиране. Но ако го напълните с пухкаво рекламно копие, не използвате подходящ стил на AP и т.н., редакторът със сигурност ще изтрие този вид пух. Всички казват, че са лидерите. Не губете времето на редактора. Мястото за поставяне на описание е в раздела за информация за компанията в изданието. Но го поддържайте точен и фактически.
- Когато изпращате съобщение за пресата по имейл, не превръщайте темата на имейла си в „съобщение за пресата“. Само ще се слеете с тълпата. Привлечете вниманието на редактора, като направите темата си заглавие „грабител“, например „Brand Co. печели 30 милиарда долара правителствен договор“.
- Статиите трябва да бъдат възможно най-оптимистични и позитивни. Избягвайте фрази като „след оставката на предишния председател“или „след период на бездействие“. Журналист може да реши да разследва тези въпроси, вместо да съобщава какво е в прессъобщението и-дори ако обстоятелствата бяха напълно безобидни, например ако председателят е подал оставка поради влошаване на здравето-полученото копие може да не ви хареса.
- Не включвайте данни за контакт на други хора, без да получите съгласието им. Освен това те трябва да са на разположение през всички разумни часове в дните след пускането.
- Винаги включвайте цитат-в идеалния случай от водещото лице, участващо в темата на изданието. Текстът не трябва да е действителен цитат, но трябва да е правдоподобен. Така или иначе, важно е да проверите дали цитираният човек е доволен от него. Цитат позволява на зает журналист да подготви пълна статия, без да прави последващо интервю.