Организирането на събитие може да изглежда като изключително трудна задача. Има говорители за наемане, места за отдаване под наем, гости за покана и храна за снабдяване. Въпреки че изпълнението на всичко това може да изглежда невъзможно, ако започнете да се организирате веднага и да делегирате задачи на компетентен екип, можете да накарате събитието да протече гладко и да се справите с всичко, което денят може да ви хвърли. Преди всичко, останете спокойни и си напомнете, че дори и нещата да не вървят перфектно, вашето събитие пак ще бъде супер специално.
Стъпки
Метод 1 от 6: Заковаване на основите
0 8 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 1. Определете целта на събитието
Наличието на изречение или две в главата ви ще ви помогне да насочите събитието в правилната посока. Планирате ли тя да образова вашата общност? Убедете потенциалните дарители за средства? Празнувайте конкретен индивид или група хора? Станете възможно най -тесни. Каквото и да правите (било то възпитание, убеждаване, празнуване и т.н.), защо го правите?
Мислете за това като за вашата мисия. Когато знаете точно какво искате да направите, е много по -лесно да го направите
0 9 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 2. Поставете цели за постигане на събитието
Какво точно искате да постигнете? Не колко хора искате да се покажете, нито действителният факт, че събитието дори се случва - какво искате да излезете от това? 5 души, които да напуснат нова част от вашата организация? 1 000 долара събрани? Възбудени хора?
Помислете за първите три неща, които искате да се случат в резултат на това събитие и се концентрирайте върху това те да станат реалност. Може би една цел е финансова, една социална и една лична. Това зависи от вас (или от вашия шеф!)
0 10 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 3. Определете формат за вашето събитие
Събитията могат да идват в няколко различни формата: официални вечери, случайни търгове, забавни партита или дори виртуални срещи. В зависимост от вида на събитието, което провеждате, един формат може да работи по -добре от другите.
- Събития за набиране на средства работят най -добре като официални вечери, така че гостите ви да се чувстват като оценени за времето си.
- Провеждането на събитие, в което да благодарите на вашите доброволци, може да работи най -добре като купон, на който всеки носи своето ястие.
- Случайните търгове са хубави за малките събирачи на средства, за да подтикнат гостите да дарят.
- Виртуалните срещи са чудесни за гости, които са разпръснати из цялата страна или света.
0 10 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 4. Изберете тема за вашето събитие
Една тема може да ви помогне да създадете хаштагове и лозунги за вашето събитие, за да улесните намирането онлайн. Опитайте се да измислите тема, която да отговаря на естеството на вашето събитие и вашата организация, като същевременно вземете предвид целите на вашето събитие.
- Ако провеждате събитие за набиране на средства за екологична агенция, темата ви може да е почистване на вододела.
- Ако провеждате корпоративно събитие, за да благодарите на своите акционери, темата може да е рентабилност.
Метод 2 от 6: Формиране на екип
0 1 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 1. Съберете екип от доброволци
Говорете с хора във вашата общност, които познават и обичат каузата, която се опитвате да подкрепите. Помолете ги да се откажат от няколко часа от времето си преди, по време и след събитието, за да ви помогнат да го осъществите. Не забравяйте да им кажете всичко, което се очаква да направят, за да знаят в какво се забъркват.
- Вашата „общност“може да е различна в зависимост от вида на събитието, което провеждате. Ако е за вашето работно място, това може да са вашите колеги; ако е за вашата църква, това може да е събранието.
- Ако не сте в ситуация, в която е възможно намирането на доброволци, наемете екипаж! Всичко зависи от вида на събитието, което организирате. Мястото може да ви предостави такъв или можете да преминете през агенция за персонал на трета страна.
0 6 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 2. Делегирайте работата на различни хора
Ако събитието е мега-събитие, оставете различни хора да координират различни дейности под надзора на един човек. Членовете на екипа трябва да имат доверие на лидера на екипа и вероятно те трябва да имат малко опит в планирането на събития.
- Можете да разделите екипа си на по -малки екипи, ако искате определени хора да се съсредоточат върху конкретни задачи. Например, можете да поставите 1 човек да отговаря за декорациите, а други 2 души да им помагат. След това можете да накарате друг човек да отговаря за безшумния търг с 1 до 2 други, които да им помагат.
- Делегирането на задачи ще ви улесни много, така че не е нужно да вършите цялата работа.
0 3 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 3. Общувайте често с екипа си
За да можете всички да работите заедно, трябва да поддържате екипа си в крак. Уверете се, че всички знаят какво се случва, какъв е графикът и кога трябва да изпълнят задачите си. Колкото по -често общувате, толкова по -гладко ще протече вашето събитие!
Помислете дали да не включите всички в екипа в масов списък с имейли или текстови съобщения, така че да можете да достигнете до всички тях по едно и също време
0 8 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 4. Наемете или задайте на някого да направи снимки на събитието
Можете да публикувате тези снимки на вашия уебсайт или страници в социалните медии по -късно. Обърнете внимание на спонсорските банери, вашия банер, входа, рецепцията и гостите. Ако снимките изглеждат добре, можете да ги използвате, за да рекламирате вашето събитие догодина!
- Може да бъде изкушаващо да опитате да направите снимките сами, но вероятно ще имате много в чинията си. Помолете доброволец или професионалист да обработва снимки за деня, докато тичате наоколо зает с други неща.
- Ако събитието е супер официално или имате нужда от висококачествени снимки, по -добре е да отидете с професионален фотограф.
Метод 3 от 6: Наемане на говорители и доставчици
0 6 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 1. Създайте бюджет за събитието
Всички възможни разходи, приходи, спонсори и условни разходи трябва да бъдат включени. Ако не правите бюджет, в крайна сметка ще получите куп разписки, празен джобник и нямате представа какво по дяволите току -що се е случило. Бъдете реалисти от първия ден, за да не се видят изненади в деня на!
- Възможно е също така да можете да събирате пари от дарения.
- Намерете начини за поддържане на ниски разходи. Помислете за по -евтини места (като нечий дом). Запомнете: малко, просто събиране, което върви добре, винаги е по -впечатляващо от парти, организирано на деветки, което е флоп.
ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ
Christina Millikin
Professional Event Planner Christina Millikin is the Founder and CEO of Glow Events, an event planning agency based in San Francisco, California. Glow Events is a boutique event planning firm specializing in full event production and creative design for corporate and social events. Christina has worked with clients such as Salesforce, Heroku, Okta, and Netflix. Glow Events' work has been featured in Martha Stewart Weddings, InStyle, and SanFrancisco Magazine. Christina is a business advisor for the Goldman Sachs 10, 000 Small Businesses program, and she has a BS in Marketing from the University of Florida.
Christina Millikin
Professional Event Planner
Our Expert Agrees:
Start with a solid budget so you don't end up spending more money than you planned. Also, be upfront with your vendors about how much you can spend. That way, they can better pair their service to best meet your needs.
0 3 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 2. Запазете всички разписки и документи
Организирането на голямо събитие оставя дълга хартиена следа и може да се наложи да запазите документите си, за да ги предадете в края. Пазете файлова папка или тетрадка пълна с разписките си, за да погледнете назад в края на вашето събитие. Поръчайте ги по дата и цел, за да знаете за какво служат.
Това е особено важно, ако получавате възстановяване в края на събитието
0 8 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 3. Свържете се с ораторите, за да говорите на вашето събитие
В зависимост от това какъв вид събитие сте домакин, може да искате да имате няколко лектори, както и водещ лектор, който да говори. Ако вече имате предвид някои хора, потърсете ги възможно най -скоро, за да видите дали са налични и какви са техните цени. Ако идват извън града, бъдете готови да покриете пътните или хотелските разходи.
- Някои високоговорители може да не са налични през времето, през което искате да бъдете домакин на вашето събитие, затова се уверете, че имате резервни копия.
- Популярните оратори наистина могат да привлекат хората към вашето събитие, затова ги избирайте разумно!
0 3 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 4. Наемете заведения за хранене, ако планирате да нахраните гостите си
Някои събития не трябва да осигуряват храна и напитки, но е хубаво да осигурите на гостите си вечеря вечер или закуски през деня. Ако все пак решите да осигурите храна, наемете компания за кетъринг, след като сте забили мястото си, и говорете с тях за менюто, настройката и колко рано трябва да бъдат там в деня.
- Повечето кетъринг компании се нуждаят поне час преди събитието, за да настроят и затоплят храната.
- Ако планирате потапяне, създайте лист за регистрация, където гостите могат да се запишат за ястие, което биха искали да донесат.
0 10 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 5. Търсете дарения, ако планирате да бъдете домакин на търг
Домакин на търг е чудесен начин да съберете пари за организация с нестопанска цел по време на вашето събитие. Ако ще бъдете домакин на безшумен търг на вашето събитие, свържете се с местния бизнес, за да видите дали те биха били готови да дарят някои от техните продукти за вашата кауза. Уверете се, че сте им казали каква е вашата организация и какви услуги или продукт биха им помогнали.
Можете да продавате кошници за подаръци, карти за подаръци, купони, ваканционни пакети или произведения на изкуството
Метод 4 от 6: Намиране на място
0 1 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 1. Определете час за събитието
Това е най -важното, що се отнася до вашето събитие. Кога и на кое място хората ще кажат „Да, ще отида на това!“? Искате време, когато всички ще бъдат свободни и място, което е удобно място и нещо, което можете да си позволите да резервирате!
Проверете календара на общността си и помислете за аудиторията си. Ако работите с няколко майки, които стоят у дома, през деня и в квартала е най-добрият ви залог (може би и с малко детегледачка). Ако насочвате ученици, направете една работна нощ в центъра на града. Ако можете, отидете там, където вече са
0 10 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 2. Свържете се с мястото, за да резервирате вашата дата
След като разберете кога искате да проведете вашето събитие, помислете за най -доброто място за събиране на всички. Това може да бъде читалище, открито пространство, офис или дори нечий дом. След като разберете къде искате да отидете, свържете се със собственика на пространството, за да получите разрешение да бъде домакин на вашето събиране там.
- Може да се наложи да направите депозит, за да задържите мястото си на мястото.
- Опитайте се да изберете централно място, така че гостите ви да могат лесно да стигнат до там.
0 4 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 3. Вземете разрешение, ако вашият район го изисква
Ако провеждате събитието си извън публична земя, може да се наложи да кандидатствате за разрешение за това. Свържете се с вашия щат или окръжен офис, за да видите дали трябва да кандидатствате за разрешение, и не забравяйте да отбележите размера и параметрите на вашето събитие.
- Разрешенията обикновено не са скъпи, но цената варира в зависимост от това къде се намирате.
- Обществените паркове често изискват разрешителни за провеждане на събития.
0 9 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 4. Подредете маси и столове на мястото
Ако отдавате сграда под наем, тя може да няма предоставени маси и столове. Уверете се, че гостите ви ще могат да седнат и че ще имате къде да сложите храна или напитки, ако ги сервирате. Свържете се с компания за наемане на мебели, за да попитате за отдаване на вещите под наем за през нощта.
Количеството места, от които се нуждаете, зависи от броя на гостите, които ще имате. Въпреки че това може да бъде трудно да се прецени в началото, трябва да се опитате да прочетете добре колко хора могат да присъстват, когато наближи датата на събитието
Метод 5 от 6: Рекламиране на събитието
0 1 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 1. Създайте плакат с цялата информация за вашето събитие
Тя трябва да включва дата, час, място, лектор, името на събитието и тема или линия на таг за събитието. Уверете се, че цветовете изскачат, дизайнът е привлекателен и че хората не трябва да търсят съответната информация.
Уверете се, че можете да разпечатате физически копия, които да раздадете и в града
0 9 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 2. Публикувайте събитието в социалните медии
Ако вашата компания или група има страница в социалните медии, рекламирайте събитието си няколко месеца предварително, за да могат хората да започнат да маркират календарите си. С наближаването на датата, публикувайте напомняния за хората, за да могат да се регистрират или да купят билети, ако е необходимо.
- В ерата на технологиите социалните медии са най -добрият начин да достигнете до най -много хора.
- Можете да използвате Facebook, Instagram и дори Twitter.
- За да достигнете до повече хора в социалните медии, помислете за провеждане на рекламна кампания.
0 4 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 3. Изпратете събитието по имейл до съответните хора
Ако вашата компания или група има пощенски списък, изпратете афиша на събитието като прикачен файл на всеки в бюлетина. Опитайте се да не спамате хора с информация за събитието и дръжте съобщението кратко и просто.
Хората, които са в списък с имейли, се интересуват да знаят повече за вашата компания и събития, така че е по -вероятно да отидат
0 2 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 4. Увеличете рекламата с наближаването на събитието
В дните и седмиците, водещи до събитието, наистина натиснете плаката на събитието, за да сте сигурни, че възможно най -много хора ще го видят. Продължавайте да подчертавате колко забавно ще бъде събитието и какво хората биха могли да научат, постигнат или получат, ако присъстват. Колкото повече хора чуят за събитието, толкова по -вероятно е да отидат!
- Например, можете да направите таймер за обратно броене в Instagram няколко дни преди събитието.
- Или можете да публикувате връзката за закупуване на билети с 50% отстъпка 1 до 2 дни преди събитието.
Метод 6 от 6: Управление на деня на събитието
0 1 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 1. Пристигнете рано до мястото с членовете на вашия екип и доброволци
Проверете дали всички са там и цялото електронно оборудване е в работно състояние. Някакви въпроси в последната минута? Ако има време, поговорете малко с екипа (и със себе си също).
Уверете се, че организаторите носят различна значка или друго забележимо приспособление, така че участниците да могат да намерят помощ, ако е необходимо
0 1 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 2. Настройте декорациите, знаците, масите и столовете
Уверете се, че всичко се отчита. Имате ли нужда от балони на пощенската кутия? Табло за плакати на ъгъла? Ами на вратите и през коридора? Ако вашите гости трябва да се скитат през истински лабиринт, колкото повече знаци, толкова по -добре.
- Банерите за добре дошли и друга информация пред сградата ще бъдат особено полезни. Искате хората да могат да виждат от улицата, че това е мястото, където трябва да бъдат. Няма въпроси по въпроса!
- Направете приемник и гише за регистрация. Когато гостите влизат през вратата, те трябва да видят какво точно трябва да направят.
- Пусни музика! Това може да убие всяка неловкост, която в противен случай може да се движи.
0 1 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 3. Почистете мястото, когато събитието приключи
Свалете банерите, разбийте масите и вземете всичко, което сте внесли. Искате да напуснете мястото толкова добре, колкото когато го откриете, особено ако сте платили за мястото и искате да се върнете някога. Те могат да налагат такси, които иначе биха могли да бъдат избегнати. Разделете работата между членовете на вашия екип, така че всичко да върви възможно най -бързо и безболезнено.
- Проверете дали нищо ценно не е останало и ако е така, оформете изгубено и намерено.
- Ако сте повредили нещо, уведомете лицето за контакт на мястото. Най -добре е да бъдете честни и откровени.
0 7 ОЧАКВАЙТЕ СКОРО
Стъпка 4. Благодарете на членовете на вашия екип и приключете с останалите документи
В зависимост от вашето събитие, това може да варира от абсолютно нищо до дълъг списък с благодарности и разписки. Ето няколко идеи, за да започнете:
- Благодаря на всички членове на екипа, особено на спонсори и доброволци. Не бихте могли да го направите без тях!
- Завършете и уредете сметките. Това трябва да стане възможно най -бързо. Колкото по -малко свободни струни, толкова по -добре.
- Раздайте сувенири или други публикации на съответните хора.
- Доставете разписките на спонсори и други.
- Публикувайте снимките на уебсайта на вашето събитие.
Резултат
0 / 0
Метод 6 Викторина
Какво трябва да направите, ако вашето събитие повреди нещо на мястото?
Опитайте се да го поправите.
Не е задължително! Ако това е нещо, което лесно можете да поправите, продължете. Но ако щетите ще се справят по -добре от професионалисти, не рискувайте да ги влошите, като опитате аматьорска корекция. Познайте отново!
Опитайте се да скриете щетите.
Не! Мястото ще забележи щетите, дори ако се опитате да ги скриете. Единственото нещо, което се опитва да прикрие щетите, е да ви накара да изглеждате ненадеждни. Познайте отново!
Кажете на лицето за контакт на мястото.
Абсолютно! Най -добре е да сте предварително и честни за всяка щета, настъпила по време на вашето събитие. По този начин мястото може да поправи щетите и вие излизате като надежден. Прочетете за друг въпрос от викторина.
Искате още тестове?
Продължавайте да се тествате!
Какви чести грешки правят хората при маркетинг на събитие?
Гледам
Съвети
- Колкото по -рано започнете да планирате събитието си, толкова повече време ще имате, за да разберете всичко.
- Не се опитвайте да правите всичко сами! Членовете на вашия екип знаят какво правят, така че трябва да им се доверите във всякакви задачи, които не можете да изпълнявате сами.
- Направете среща след събитието с членовете на вашия екип, за да видите как е минало. Ако нещо можеше да се подобри, вземете тази информация и я приложите за следващото си събитие.