Ако сте част от конференция или друг проект, ограничен във времето, в който искате другите да допринесат за работата си, трябва да ги поканите да участват по ясен и завладяващ начин. Специално за конференции, стипендии и академични проекти, „Покана за участие“, известна още като „Покана за документи“или „Искане за предложения“е един от най -често срещаните формати за покана. Най -важната информация за събитието и това, което се търси, е в първия раздел, последван от пълни подробности за начина на подаване на предложения, със срок за подаване.
Стъпки
Стъпка 1. Планирайте външни участници в програма за конференция или друг проект
Призивът за участие по много начини действа като план. При конференции обаждането не може да бъде изпратено без да имате план за графика. Планирането трябва да включва ясни дефиниции за това какви видове сесии ще се предлагат, за колко време, в кои дни.
Стъпка 2. Определете вашата аудитория за поканите
Идентифицирането на хората, от които искате принос, също е от основно значение в процеса и помага за ръководството на стила на писане. Можете да обсъдите списъци с възможности, от общи категории (напр. Изследователи в позитивната психология) до конкретни (напр. Конкретни хора, за които имате информация за контакт).
Стъпка 3. Обмислете нуждите на потенциалните си сътрудници
Мозъчна атака въз основа на това, което знаете за тези, които ще поканите да допринесат. За да ги мотивират да отделят време за подаване на предложение, те трябва да видят ползата, която биха могли да получат. Например в академичните среди презентациите и публикациите на конференции са важни за изграждането на доверие и често се изискват при вземане на решения за мандат, така че много предложения идват с надеждата да могат да добавят свършената работа към автобиография.
Стъпка 4. Очертайте първа чернова
Общите раздели за поканите за участие включват:
- Заглавие (включително „Покана за участие до ___“), местоположение и дати на основното събитие, както и крайни срокове за подаване на предложения, включително часа на деня. Това дава възможност на хората бързо да преценят дали могат да поемат ангажимента си за събитието и за времето, необходимо за подаване на предложението.
- Уводен текст - формулиран така, че да улови интереса на вашите читатели, позовавайки се на въпроси, които ги интересуват, с преглед на събитието или проекта - определяйки очакванията за това, към което биха могли да кандидатстват.
- Описание на видовете търсени предложения - включително съдържание и формат. За конференция това ще включва описания на форматите на сесиите и това, което се очаква за всяка (например разговори, демонстрации, интерактивни семинари, плакати), включително продължителността на времето, с което се очаква да работи презентатор.
- Контролен списък от стъпки за подаване на предложение, включително основен списък на елементите, които са необходими, включително броя на думите на раздел. Това трябва да включва сроковете (отново), свързаните с тях връзки към по -подробна информация и онлайн формуляри за подаване.
- Критерии за приемане - освен спазването на основите на формата на предложението, какви елементи би трябвало да включват най -добрите предложения. Това действа като ръководство или рубрика за авторите на предложения.
- Подходящи връзки към често задавани въпроси, минали събития и информация за контакт, в случай че някой има въпроси.
Стъпка 5. Направете преглед на проекта от други, преди да го изпратите
Твърде често призивите за участие могат да бъдат объркващи или лесно погрешно тълкувани. Ако помолите някой, запознат с проекта и аудиторията, да го прегледат, ще подобри яснотата и качеството на това, което изпращате, и ще намали вероятността да го преразгледате и изпратите отново.
Стъпка 6. Публикувайте го на вашия уебсайт
Точно преди да изпратите поканата за участие, добре е да се уверите, че е лесно да се намери онлайн
Стъпка 7. Тествайте процеса на подаване
Уверете се, че можете да изпълните стъпките и че всички подходящи връзки и формуляри работят както сте планирали.
Стъпка 8. Начертайте въвеждането на имейла в поканата
Преди хората да прочетат обаждането, независимо дали е в имейл или като прикачен файл, ще ви трябва добър ред за тема и отваряне в имейла, за да привлечете вниманието им. Включете информацията за датата възможно най -рано - това им помага по -бързо да решат дали имейлът е нещо, което искат да разгледат по -отблизо. Също така поискайте да го препратите на подходящи колеги.
Стъпка 9. Изпратете го на целевата си аудитория
При всяко масово изпращане на поща можете да очаквате известно „отскачане“от лоши имейл адреси и автоматични отговори срещу спам. Определете колко време искате да отделите за преглед и справяне с тях.
Стъпка 10. Планирайте втори път за повторното му изпращане и евентуално трети, ако подадените от вас материали не са достатъчни
Стъпка 11. Създайте план за преглед на представените материали и методи за отговор на всеки подател
Съвети
- Като блокирате времето за различни презентационни сесии, признайте, че много опитни презентатори имат тенденция да искат повече време за представяне и могат да прехвърлят времето си за разпределение с няколко минути. Трябва да се планират почивки между водещи, които да позволят стаята да се изчисти и да даде възможност на следващия водещ да се настрои и започне навреме.
- Ако имате забележителни имена или връзки в рамките на проекта, процентът на отговорите ви може да бъде по -висок, ако поканата идва от тях или с прикрепено име.
- За да улесните хората да изготвят предложения и да ги изпратят, помислете за създаване на шаблон за изтегляне с разделите, които ще трябва да попълнят, дори ако изпращането ще бъде обработено чрез онлайн формуляр. Това е особено полезно за хората, които си сътрудничат при написването на предложение, и дава възможност за разпространение на чернови, преди да ги подадете.
- Някои пазарни проучвания показват, че имейлите, получени рано сутринта във вторник, имат по -високи от средните проценти на отговор. Ако имате достатъчно време, помислете за аудиторията си и съпоставете времето, в което изпращате поканата, с времето, когато е най -вероятно да я прочетат и обмислят.