Конференцията е чудесен начин хората с общ интерес да се съберат и да обменят най-модерните идеи в своята област. Конференциите са редовни събития в академичните среди, много индустриални области, многостепенни маркетингови групи и религиозни групи, за да назовем само няколко. Ако сте решили да организирате конференция във вашия район, може би ще започнете да осъзнавате, че добре планирана конференция има списък със задачи, дълги около миля. Има място за провеждане на конференцията, списък с участници, материали, технология и дори напитки за обмисляне и планиране. Ако започвате да съжалявате, че сте пристъпили към планиране, забавете темпото, поемете дъх и знайте, че имате уменията да организирате конференция. Ключът към успешното планиране на конференцията е да правите всяка задача стъпка по стъпка и да поддържате подробен списък на това, което сте направили и какво трябва да направите след това.
Стъпки
Част 1 от 4: Планиране на конференцията: Ранни етапи
Стъпка 1. Започнете рано
Трябва да започнете ранните етапи на планиране на конференцията най -малко осем месеца предварително, дори по -дълго, ако конференцията ще има много участници или е с голям обхват.
- Не забравяйте, че много места и услуги за кетъринг трябва да бъдат резервирани месеци предварително и много участници ще трябва да пътуват и да организират график, за да присъстват.
- Освен това може да се наложи спонсори и големи компании да подготвят годишните си бюджети месеци предварително, така че всяка финансова или нефинансова помощ трябва да бъде договорена с тях предварително.
Стъпка 2. Сформирайте комитет
Конферентният комитет взема всички решения за конференцията и наличието на повече от един човек гарантира, че имате достатъчно перспективи за вземане на решения по важни въпроси и че имате достатъчно хора, за да извадите подробностите.
- Ще ви е необходим координатор на конференцията, който е точният човек за всички важни решения и който в крайна сметка ще даде най -много време, за да събере всичко заедно. Можете също така да наемете организатор на събития, ако имате достатъчно голям бюджет, и да си спестите главоболието.
- Ако тази конференция се повтаря на тази, която е била проведена преди, опитайте се да включите координатора от предходната година в комисията. Ако той или тя не може да участва, поне поискайте материали от предходната година, за да улесните планирането.
Стъпка 3. Запишете вашите цели и дневен ред
Ще трябва ясно да определите какво се надявате да постигнете с тази конференция, защото това ще оформи останалите ви решения. Знанието какво искате да предадете и на кого, преди да започнете каквато и да е друга организация на конференция, облекчава стреса от напредването.
Ако никога не сте планирали конференция, разумно е да се придържате към малък и сравнително ясен план при първия опит. На практика това означава конференция от най -много един или два дни с не повече от 250 до 300 души
Стъпка 4. Изберете града и датите
Въпреки че може да не успеете да изберете конкретната дата и място без повече планиране, важно е да имате добра представа колко време имате за планиране.
- Вероятно има много ограничения за датата, която избирате поради вашата конкретна ситуация, но като цяло конференциите обикновено се провеждат през определени периоди от годината и определени дни от седмицата. В Европа например конференциите обикновено се провеждат между март и юни или между септември и ноември; всеки друг път и е по -малко вероятно хората да се появят. По същия начин конференциите обикновено се провеждат от четвъртък до петък или от понеделник до вторник. Разберете какви са индустриалните норми във вашия район, преди да изберете месеца и дните.
- Продължителността на една конференция зависи от това колко хора смятате, че ще участват, и какво трябва да бъде постигнато на конференцията. За конференция от 250-300 души планирайте около два пълни дни.
- Като цяло трябва само да се опитате да организирате конференция във вашия собствен град и градът трябва да има достъп до близко летище, хотели и приемлив избор на места. Най -добре е също така, ако градът е голям столичен район, който хората така или иначе биха искали да посетят; хората на оградата за посещение на конференция са по -склонни да отидат, ако е в туристическа дестинация.
Стъпка 5. Дайте име на конференцията
Това ще ви помогне, когато започнете да публикувате, но също така ще ви помогне и при планирането, тъй като можете да поддържате материалите си последователни и да започнете да изграждате присъствие в социалните медии за конференцията.
Изберете име, което намеква за целта и/или аудиторията на самата конференция. Потърсете имена на подобни конференции, за да получите идеи, но бъдете сигурни, че вашето е оригинално и не звучи подобно на друго събитие, особено такова, свързано с вашата ниша
Част 2 от 4: Организиране на конференцията
Стъпка 1. Разработете своя бюджет
Няма начин да направите нещо друго, без да знаете колко пари трябва да похарчите като цяло, а след това да го разделите на разпределени средства като място за провеждане на конференция, материали и такси за лектори. Придържайте се към бюджета си и ако делегирате отговорности, уверете се, че помощниците ви също се придържат към своите парични ограничения.
Бюджетът може да бъде повлиян от това дали искате да опитате да привлечете спонсори за вашето събитие или не. Спонсорите плащат такса за подпомагане на конференцията, но също така получават мнение за съдържанието на самата конференция, обикновено включваща хостинг на презентации или панели със свои собствени лектори и брандиране на материали за конференция с техните лога. Положителната страна е, че спонсор ви плаща предварително, което ви дава повече пари за работа, както планирате. Спонсорите могат да включват местни лидери в индустрията или филантропи, в зависимост от вашата тема
Стъпка 2. Установете цената на билета и начина на продажба
Някои конференции са безплатни за участниците, а други взимат прекомерни такси. Има няколко фактора, които трябва да имате предвид при определянето на цената на билета и определянето как да започнете да продавате билети:
- Какви са таксите, свързани с планирането на конференцията? Ако това е малка местна конференция с малки или никакви такси, може да има смисъл да не таксувате хората за присъствието си. Друг вариант е да позволите на присъстващите да присъстват безплатно, докато други плащат малка такса за покриване на разходите за конференция.
- Многодневните конференции или тези, които сервират ястия, обикновено начисляват такси за регистрация, които могат да варират от 30 до няколкостотин долара в Съединените щати.
- Много конференции използват плъзгаща се скала за заплащане за хора в различни етапи от тяхната кариера. Например академичните конференции обикновено начисляват по -ниска такса за студенти, отколкото за преподаватели, а също така начисляват по -ниска такса за членовете на спонсориращата асоциация, отколкото за широката публика.
Стъпка 3. Изберете мястото си за конференция
Когато проучвате места, имайте предвид броя на участниците, удобството на местоположението, паркирането и близостта до обществения транспорт, летищата и хотелите. Вашата цел при намирането на място за провеждане на конференцията трябва да бъде възможно най -лесното присъствие на участниците.
Проверете дали вашият град има конгресен център или хотел с конферентни зали. За малки конференции често можете да наемете местна църква или читалище
Стъпка 4. Потърсете помощта на персонала на мястото
Ако сте избрали място, което е известно с провеждането на конференции, използвайте този безценен ресурс. Това прави персоналът всеки ден и трябва да може да отговори на всякакви въпроси или притеснения и да даде съвет, когато е необходимо.
Някои места дори имат персонал за планиране на събития, който може да се справи с много от останалите подробности за вашата конференция. Дори ако планиращият таксува такса, може да си струва да предотвратите това да стане ваша собствена работа на пълен работен ден през следващите няколко седмици
Стъпка 5. Вземете решение за меню
Когато организирате конференция, трябва да запомните, че участниците няма да искат да седят по цял ден, без да ядат прилична храна, и мнозина няма да знаят какво има в района. Разберете дали ще наемате кетъринг, за да донесете закуска, обяд и леки закуски, или дали мястото на конференцията, което сте избрали, ще предоставя храна.
Имайте предвид, че много хора имат диетични ограничения, алергии и предпочитания, които могат да затруднят планирането на храненията. Ако изберете опитен заведения за хранене, те могат да създадат опции за вегетариански, без ядки, без глутен, кошерни или други предпочитания за хранене
Стъпка 6. Настоявайте за преглед
След като сте преминали през по -голямата част от организацията на конференцията, не оставяйте нищо на случайността, като влезете с останалите участници, когато конференцията трябва да започне.
Отидете до мястото на конференцията и се срещнете с персонала предишния ден, за да сте сигурни, че всичко е на мястото си и да се погрижите за всички подробности в последния момент
Част 3 от 4: Планиране на съдържанието на конференцията
Стъпка 1. Планирайте графика
Вече знаете заглавието на конференцията и имате обща представа за темите. Но сега трябва да решите как всъщност ще се развие. Конференциите се предлагат в много видове и различните индустрии използват различни подходи. Ако не сте сигурни как да продължите, помислете за общ формат на конференцията:
- Започнете с лекция или начален адрес. Това обикновено е реч или презентация, дадена от огромно име в индустрията или областта-всеки, който се окаже най-известният оратор, можете да убедите да дойде. Основният доклад може да се проведе вечер и след това да завърши с вечеря, или може да се проведе първо сутрин в първия ден на конференцията.
- Оставащият ден или дни от конференцията трябва да бъдат разделени на по -кратки сесии. Действителното съдържание на сесиите обикновено се определя от кой планира да присъства (участниците ще изпращат предложения), но можете да планирате и семинари, прожекции на филми или други формати, които знаете, че искате да включите. В зависимост от това колко хора присъстват, можете да провеждате една сесия едновременно (което се нарича „пленарно заседание“) или можете да провеждате няколко сесии едновременно (наречени „групи за разбиване“), така че участниците да имат избор какво да посетят.
- Завършете конференцията високо, с мотивационен оратор или предизвикателство към публиката.
Стъпка 2. Решете какъв тип сесии да имате
Те ще варират в зависимост от индустриалните стандарти, но може да помислите за лекции, текущи презентации, семинари, актуализации на политиките или адреси за състоянието на полето, интерактивни сесии или презентации с плакати на открито.
- Видът на сесиите, които очаквате да имате, ще повлияе на начина, по който публикувате конференцията, така че решете по -рано какъв тип съдържание ще бъде най -значимо за вашата целева аудитория.
- Сесиите могат да варират от 45 минути до три часа всяка, в зависимост от броя на презентациите и съдържанието.
Стъпка 3. Планирайте, ако трябва да включите други дейности
Разбирането как да включите други важни събития в графика на конференцията е жизненоважно за едно успешно събитие.
- Можете също така да планирате време за организационен бизнес, като например бизнес срещи или награди.
- Можете да включите ястия на кетъринг или да помолите посетителите да донесат храна в кафяви торбички (обикновено избирате последната опция само ако не начислявате такса за присъствие; в противен случай хората ще очакват регистрационните им такси да покрият поне едно хранене). Можете също така да си вземете почивка и да позволите на посетителите да обядват в близките заведения, ако мястото ви е в града.
- Решете дали вашите посетители вероятно ще искат какъвто и да е вид забавление, като например обиколки на местния район, вечер в комедиен клуб или филмово или театрално представление. В някои градове и някои индустрии това се очаква, но в други може да изглежда неуместно.
Част 4 от 4: Публикуване на конференцията
Стъпка 1. Определете кой ще участва
Има много видове конференции, включително академични, религиозни и индустриални и всеки от тези видове се различава по видове участници. Трябва да сте сигурни, че има достатъчно интерес към сегмента, към който се насочвате, преди да продължите с планирането.
Ако се насочвате само към малка група, например служители на вашата компания или членове на вашата църква, не е нужно да предприемате толкова много стъпки, за да популяризирате конференцията. Един прост имейл или два, заедно с споменаване в бюлетина и/или на административни срещи, трябва да бъдат достатъчни за популяризиране на конференцията
Стъпка 2. Намерете лидери на индустрията, които да участват
Имате нужда от голям хедлайнер или лектор, за да убедите други хора в индустрията.
След като получите потвърждение, че големи имена в областта ще участват, можете да включите тази информация във вашите материали за конференцията, като например вашите обаждания за участници
Стъпка 3. Създайте уебсайт за конференция
Тези дни е почти задължително да имате цифрово присъствие за успешна конференция. Намерете наличен URL адрес, който включва името на конференцията или логическо производно от него, така че да бъде лесно да се намери. Включете цялата важна информация за конференцията на уебсайта и не забравяйте да посочите URL адреса на всички печатни материали и реклами, свързани с конференцията.
- На уебсайта не забравяйте да посочите датата, часа и адреса на мястото на конференцията, както и имената на известни лектори. Можете също така да включите информация за транспорт, настаняване, атракции в района и можете да прикачите графика на конференцията, когато е налице, ако желаете.
- Можете също да актуализирате уебсайта с връзка за регистрация, когато сте готови да отворите регистрацията.
Стъпка 4. Рекламирайте
Започнете рано (до една година предварително), за да могат презентаторите да започнат да подават предложения за идеи за сесия. В зависимост от размера на вашата конференция и вашата целева аудитория, вашият подход ще се различава. Имайте предвид къде членовете на вашата целева аудитория получават информация за тази индустрия или група. Те могат да включват:
- Социални медии, като например страницата на спонсориращата организация във Facebook и емисията в Twitter
- Списъци с услуги и списъци с контакти по имейл
- Търговски блогове, списания, бюлетини или списания
- Плакати, флаери или други съобщения, изпратени до съответни групи, организации или предприятия
Стъпка 5. Получаване на предложения
В рекламните си материали трябва също да включите „Покана за участници“или „Покана за предложения“, в която се иска от отделни лица или групи да представят предложения на хартия, панел или семинар.
В зависимост от вашата индустрия можете да поискате конкретна дължина на предложението. В академичните среди по -малките конференции обикновено изискват резюме от няколкостотин думи; по -големите конференции изискват цели ръкописи
Стъпка 6. Започнете да приемате регистрации
Добра идея е да имате начин участниците да се регистрират преди конференцията, дори месеци предварително, за да ви дадат представа колко хора ще се появят.
- Настройте уебсайт за регистрация, който е свързан с уебсайта на конференцията. Има няколко начина да направите това с помощта на съществуващи услуги, ако нямате технически умения да създадете свои собствени. Например, можете да платите такса, за да използвате услугите на RegOnline, компания, която хоства онлайн регистрации за събития, съставя ги и ви ги изпраща по удобен за потребителя начин.
- Можете също така да разрешите на участниците да се обаждат или изпращат факс в своите регистрации, ако имате начин да обработите плащане с кредитна карта.
- Ако не искате да използвате онлайн или телефонен метод, създайте формуляр за регистрация и го качете на уебсайта си като PDF файл, след това накарайте участниците да го отпечатат и попълнят и изпратят заедно с чек на вашия бизнес адрес.
- За да насърчите ранната регистрация, предлагайте намалена ставка за тези, които се регистрират месец или повече предварително, малко по-висока такса за изчакване за регистрация в месеца преди конференцията и малко по-висока такса за регистрация на вратата.
Видео - С помощта на тази услуга може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Попитайте предварително лекторите дали ще се нуждаят от допълнително оборудване за своите презентации като подиум, телевизори, големи екрани или компютри.
- Разберете дали някой от вашите участници в конференцията има някакви специални диетични изисквания при изготвянето на менюто.
- Помислете за целта на конференцията, когато настройвате стаята, или осигурете места за сядане или аудитория с маси за водене на бележки.
- Докато сравнявате ценообразуването на местата, попитайте и за цените на храната, водата, напитките и т.н. Те могат да бъдат много скъпи.