Фасилитаторът на срещи е лицето, отговорно за ръководенето на среща. По същество целта на фасилитатора е да гарантира, че срещата протича гладко от организацията, от началото до края. Една добре улеснена среща трябва да гарантира, че всички цели на срещата са постигнати до нейното приключване. По този начин добрият фасилитатор ще гарантира, че всички присъстващи разбират целта на срещата, ще се уверят, че всички нужди на участниците са изпълнени, ще се уверят, че срещата протича гладко и ще осигури пълно участие.
Стъпки
Част 1 от 3: Полагане на основите за успешна среща
Стъпка 1. Подготовката е ключова, затова започнете с дневен ред
Докато фасилитаторът трябва да се слее със срещите и да направи работата им да изглежда лесна, от решаващо значение е те да се подготвят широко за срещите. Започнете с писането на дневен ред. Добрият дневен ред ще включва ключови моменти за срещата, както и ще предоставя адекватни подробности, така че присъстващите да знаят къде да бъдат и какво да очакват.
- Отбележете началния и крайния час на сесиите, както и реалистичните срокове за всяка сесия, за да сте сигурни, че срещата ще се проведе навреме.
- Изберете теми, които засягат всички, които присъстват на срещата. Опитайте се да получите информация от присъстващите на срещата по темите, които заслужават дискусия.
- Опитайте да поставите темите като въпроси, на които трябва да получите отговор, за да стимулирате диалога в срещата.
- Обърнете внимание каква е целта на дискусията. За информация ли е, за решаване на проблем или за вземане на решение?
- Посочете как участниците трябва да се подготвят за срещата.
Стъпка 2. Планирайте списъка с покани
Това изисква деликатен баланс. Ако присъстват твърде малко или твърде много хора, рискувате да се срещнете непродуктивно. Ще искате да поканите само хора, които ще ви помогнат да постигнете целта на срещата. Запитайте се следното.
- Кои са ключовите лица, вземащи решения по въпроса?
- Кой е най -добре запознат с обсъжданата информация?
- Кой има личен интерес към темите?
- Кой ще трябва да изпълнява взетите решения?
- Някои експерти предлагат 8 души да бъдат поканени на срещи, където трябва да се вземе решение. За разлика от тях, те предлагат 18 души, когато целта на срещата е да обсъдят мозъчната атака.
Стъпка 3. Изпратете поканите по имейл
Изпращането на имейл е най -лесният начин да поканите своите посетители. Вашият имейл трябва да предостави кратко въведение в срещата. Той също така трябва да включва дата, час и евентуално краен срок за RSVP. Дневният ред трябва да бъде приложен към имейла.
Изискването на RSVP не е задължително, но ще ви позволи да подготвите подходящо количество материали за всички участници
Стъпка 4. Започнете да мислите какво прави добрият фасилитатор
Като размишлявате върху това, което фасилитаторът прави по време на среща, вие ще бъдете в добра позиция да знаете какво се очаква от вас, когато дойде ваш ред да изпълните работата. Добрият фасилитатор ще има редица черти, които му помагат да управлява времето, хората и различни мнения. Най -добре е да развиете тези черти рано.
- Ценете хората и техните идеи. Добрият фасилитатор ще предаде своите комплименти, след като участник представи идея. Кажете нещо като „благодаря ти Саманта, това са много полезни моменти, които ни помагат да мислим по въпроса по различен начин“. По този начин ще гарантирате, че всеки човек и идея ще бъдат чути, а също и че другите ще бъдат уверени в това да говорят.
- Бъдете на пръсти. Ще трябва да реагирате на редица различни ситуации по време на срещите. Трябва да мислите и да реагирате бързо на тези различни ситуации. Например, ако някой даде смислен съвет, побързайте да го похвалите, след това незабавно потърсете друг участник, който се стреми да надгради този начин на мислене. Ако някой повдигне лош момент, който не е по темата, направете всичко възможно да подчертаете доброто в коментара и потърсете друг участник, който ще надгради това, което смятате за добро.
- Говорете добре. Важно е всички в стаята да ви разберат. Вие ще искате да говорите с разумна сила, така че всеки да може да чуе. Изразявайте ясно и не мрънкайте или мрънкайте. Внимавайте да използвате жаргон само ако всички на срещата са запознати с терминологията.
Част 2 от 3: Определяне на сцената за срещата
Стъпка 1. Планирайте местоположението и подредете мебелите
Ще трябва да помислите дали срещата ще бъде лице в лице, виртуална среща през екрани или комбинация от двете. В зависимост от формата на срещата, ще трябва да се уверите, че всички мебели и хардуер са на мястото си, включително столове, маси и екрани за проектори. Има няколко възможни начина да настроите мебели за среща.
- Създаването на кръгла маса ще помогне за срещи, ориентирани към дискусии.
- Обстановката със столове в редове е добра за установяване на високоговорител като основен фокус. Тази настройка работи добре, когато основната цел е предаване на информация, а не търсене на дискусия.
- Театралната структура разполага с маса в предната част на стаята и позволява панел от високоговорители да седи отпред. Участниците ще седнат на редове пред панелните говорители като във формат на лекция.
- Устройството в класната стая има маси пред редиците столове, което позволява на присъстващите да си водят бележки, докато ораторът остава във фокуса на срещата.
- Използвайте U-образната настройка за срещи, където искате участниците да се виждат и да си взаимодействат, когато е необходимо.
- Настройте столове в кръг с вас в центъра за срещи, предназначени като отворени и участващи.
Стъпка 2. Осигурете консумативи за присъстващите на срещата
Напълно подготвен фасилитатор ще предостави на присъстващите химикалки, тефтери, работни тетрадки, раздавани материали и други инструменти, необходими за срещата. Помислете също дали ще трябва да предоставите информация за вход преди време за виртуални срещи. Трябва да има създадена дъска, която да позволява на хората и водещите да водят бележки, за да могат всички да я виждат, може би флипчарт или бяла дъска. Това поддържа срещата да протича по -гладко, позволявайки на участниците да получат отговори на своите въпроси в определено време по време на срещата.
В зависимост от продължителността на срещата, помислете дали да предоставите на вашите участници напитки (кафе), закуски, вода и/или бонбони
Стъпка 3. Изпратете имейл напомняне за срещата с наближаването й
Хората са заети и без напомняния е възможно да забравят за предстояща среща. Опитайте се да изпратите напомняния на онези, които ще присъстват два дни преди срещата да е насрочена.
- Ако сте помолили поканените в RSVP, можете да изпратите напомняне, че те трябва да отговорят преди крайния срок.
- В напомнящия си имейл не забравяйте да попитате дали някой е променил плановете си.
Част 3 от 3: Познаване на вашата роля Улесняване на срещата
Стъпка 1. Пристигнете на срещата по -рано
Като фасилитатор трябва да сте там, за да поздравите всички, които пристигнат на срещата. Или стиснете ръката им, докато влизат в стаята, или ги поздравете, докато влизат в телеконференцията. Това ще създаде топла среда на срещата, като същевременно ще покаже, че сте сериозни и готови за обсъждане.
Стъпка 2. Започнете срещата навреме и изяснете целите
Въпреки че всички в срещата ще получат дневния ред, като отново въведат целите, всички присъстващи ще започнат на една и съща страница. Също така ще ви помогне да зададете тона на срещата и веднага да насочите хората към правия път.
- Можете също така да правите съобщения за домакинството в началото на срещата, включително информация за времето за почивка, изходите за пожар и местата за тоалетна.
- Можете също така да помислите за установяване на правила за взаимодействие в зависимост от това кой присъства на срещата. Правилата биха могли да включват взаимно уважение, да останат на темата, да атакуват проблема, а не човека, да затворят дискусията и да не прекъсват другите.
Стъпка 3. Насочете срещата, като накарате всички присъстващи да говорят
Всеки има различен метод за водене на среща и поддържане на ораторите по темата. Един жизненоважен метод е да се гарантира, че разговорът и дискусията не са доминирани от един или двама души. Уверете се, че сте нащрек за всеки, който може да иска да изрази нещо, и им дайте възможност да говорят, като ги попитате за техните мисли.
Кажете, че колежка на име Саманта изглежда заинтересована, но все още не е допринесла. Можете да опитате да кажете: „Саманта, как въпросът засяга вашия отдел и конкретно вас?“
Стъпка 4. Придържайте се към темата
Работата на фасилитатора е да държи всички присъстващи или лектори по темата. Разрешаването на тангентите извън целта ще отхвърли графика ви и може да означава, че срещата няма да постигне желания резултат. Ако усетите, че дискусията се отдалечава от темата, пренасочете разговора, като зададете въпроси, които са пряко свързани с темата.
- Ако диалогът започна да се движи, бихте могли да кажете: „Но как това се отразява на въпроса, който обсъждаме днес?“Или: „Всичко това са много интересни моменти. Трябва да ги обсъдим по -късно, но засега нека се съсредоточим върху разглеждания въпрос.“
- Може също да искате да сигнализирате за идеите, които са повдигнати, и да ги адресирате на по -късна среща или по друг начин. По този начин можете правилно да уважавате тези допирни идеи и да не обиждате никой от присъстващите.
Стъпка 5. Имайте план за трудни ситуации и ги обезвредете
Ако усетите, че участниците са на ръба да влязат в разгорещен дебат, привлечете друг човек, за когото знаете, че ще говори по въпроса. По същество ще искате да разсеете дебат, като въведете повече диалог. В случай на конфликт можете също да изслушате и двете страни и да установите общ език, за да съберете противоположните страни.
В случай на трудна ситуация бихте могли да кажете: „ясно е, че и двамата идвате от различни страни. Очевидно обаче сте съгласни с важността на този въпрос, така че нека се опитаме да насочим енергията си към намиране на взаимноизгоден резултат."
Стъпка 6. Отговорете и пренасочете въпросите
Като фасилитатор можете да задавате въпроси на участниците, стига да сте в състояние да отговорите точно. Ако не, трябва да насочите въпроса към някой на срещата, който е в по -добра позиция да отговори точно.
В случай, че не знаете отговора на въпрос, може да кажете: "Това е отличен въпрос. Мисля обаче, че Саманта е по -добре информирана по тази тема. Саманта, какво мислиш?"
Стъпка 7. Обобщете и опростете констатациите
Водете си бележки по време на срещата и се уверете, че сте записали всички ключови идеи и мнения. В края на дискусия по определена тема е полезно, ако фасилитаторът направи преглед на казаното и на заключенията, които са били направени.
Правете всичко възможно да обобщите ключовите моменти, направени от всеки присъстващ. Също така подчертайте какви решения са взети по разглежданите въпроси
Стъпка 8. Попитайте как мина срещата, когато приключи
Обратната връзка е от съществено значение, за да се подобрите като фасилитатор на срещи. Може да помислите да попитате следното: Разпределен ли е дневният ред в подходящ момент? Колко добре бяха подготвени присъстващите? Работи ли времето, отделено за всяка тема? Имаше ли достатъчно време за дискусия? Как би могло да се подобри настройката на стаята?
- Обратната връзка може да бъде събрана и чрез проучване по имейл, изпратено до участниците малко след срещата.
- Не забравяйте да прегледате резултата и да направите всички необходими промени за следващата среща.
Съвети
- Не забравяйте, че за да улесните среща, не е нужно да се занимавате прекалено със съдържанието. Вместо това се тревожете за процеса.
- Придържайте се към определеното време за почивка.
- Бъдете на разположение на участниците, като останете след срещата за всеки, който не иска да се обърне към групата.