Независимо дали са за бизнес, отдих или поддръжка, срещите са съществен начин да се предостави много информация на група хора. Говоренето пред група може да бъде плашещо, особено когато вашата работа е да поддържате срещата в крак. Въпреки че на пръв поглед може да изглежда стресиращо, започването на среща може да бъде лесно, стига да подготвите встъпителните си бележки, да управлявате добре времето си и да изразите ясно точките си.
Стъпки
Метод 1 от 3: Подготовка на началните бележки
Стъпка 1. Направете встъпителни бележки за бизнес среща
Вземете решение за формата на срещата, преди да започнете да планирате каквито и да било встъпителни изявления. Бизнес и заседанията на борда трябва да имат по -официални встъпителни думи, за да признаят присъстващите членове. Дръжте встъпителните думи кратки за по -непринудени срещи, особено когато присъстващите имат определено време да се представят. Можете да намерите шаблони за това как да започнете случайна среща онлайн.
- Кръглата маса може да не изисква толкова много подготовка, тъй като всеки член води различна част от срещата.
- Например, започнете среща, като кажете: „Добре дошли! Искам да благодаря на всички, че дойдоха на нашето тримесечно заседание по бюджета. Преди да започнем, бих искал всички да разгледате с мен дневния ред."
Стъпка 2. Посочете ясно целта на срещата
Уверете се, че всички присъстващи на срещата разбират какво ще обсъждате. На хората ще бъде много по -трудно да се съсредоточат, ако не установите ясна цел или цел. Кажете им какво да очакват, след като ги поздравите.
- В бизнес среда можете да заявите нещо като: „Целта на тази среща е да се намери начин за намаляване на бюджета за това тримесечие.“
- За по -непринудени настройки можете да останете „Да споделим нашите мисли и опит по този въпрос“.
Стъпка 3. Следвайте дневен ред, за да избегнете объркване
Прегледайте какво ще покрие срещата, преди да преминете към нови разговори. Различните теми могат да доведат до различни дискусии, които бързо могат да се отклонят от темата, ако не следвате планиран дневен ред. Наличието на дневен ред спомага за поддържане на срещата в ход и по темата и дава на участниците начин да следят колко време ще продължи срещата.
Ясно посочете дали определена част от дневния ред се отнася само за едно лице. За да избегнете объркване в срещата, установете кой отговаря за каква задача. Например, кажете: „Джон ще се занимава с цялата бюджетна документация. Говорете с него, ако имате въпроси."
Метод 2 от 3: Ефективно провеждане на срещата
Стъпка 1. Започнете срещата навреме, за да спазите графика
Уверете се, че срещата започва в планирания час. Искате да покажете на всички участници в срещата, че времето им е ценно. Започвайки срещата навреме, вие създавате атмосфера на взаимно уважение. Точността също така улеснява отделянето на време за въпроси по -късно.
Не забравяйте също да приключите срещата навреме
Стъпка 2. Прегледайте всички основни правила за поддържане на реда
Напомнете на участниците за правилата на срещата, преди да започнете. В зависимост от срещата може да имате повече основни правила от други.
- Например срещата за поддръжка може да има напомняне за поверителност за членовете. Бизнес срещата може да има правило за присъстващите да бъдат задълбочени и конкретни, когато говорят.
- Установете тези правила в началото на срещата. Ще бъде много по -трудно да наложите някакви правила, ако ги извеждате на случаен принцип.
- Например, на бизнес среща можете да кажете: „Ако имате някакви проблеми с бюджета за това тримесечие, моля изчакайте до края на срещата, за да говорите с мен насаме.“
Стъпка 3. Оставете време на участниците да се представят
Дайте възможност на присъстващите да се поздравят и да се научат имената един на друг. Представянето на членовете е по -необходимо и ценно за групите за подкрепа, тъй като всеки участник ще говори през цялата среща. Въведенията могат да бъдат ценни и в официална обстановка, но се уверете, че те не отнемат от точките от дневния ред на срещата.
- Например, можете да кажете това на официална среща: „Преди да започнем, бих искал да обиколя стаята, така че всеки човек да може да каже името и длъжността си в компанията.“
- На случайна среща можете да кажете: „Нека да обиколим кръга и да се представим. Можете също да споделите едно положително и едно отрицателно нещо, което ви се случи тази седмица."
Стъпка 4. Определете време за въпроси и коментари
Уверете се, че присъстващите имат възможност да чуят гласа си. Опитайте се да включите конкретна точка в дневния ред на срещата, посветена на отговорите на въпроси и слушането на обратна връзка. Ако присъстващите се чувстват объркани, когато си тръгват, може да си помислят, че цялата среща е загуба на време.
Изключете всяко токсично поведение от посетителите. Докато отворената комуникация е важна, пасивно-агресивните разговори обикновено правят срещата напрегната и неудобна. Ако смятате, че пасивно-агресивният коментар може да бъде сериозен проблем за вашите посетители, направете коментар за токсичното поведение в началото на срещата
Метод 3 от 3: Как да постигнете целта си
Стъпка 1. Говорете с лаконичен език, за да изясните ясно
Избягвайте да използвате ненужен език за пълнене в официална обстановка за бизнес срещи. В по -непринудена обстановка, опитайте се да използвате приятелски и приветлив език, за да премахнете всяко объркване относно това към кого може да се обръщате. Оптимизирайки собствения си език, вие също така оптимизирате ефективността на срещата като цяло.
- Например, на официална среща, вместо да кажем: „Имаме затруднения при разпространението на документи поради механичен проблем“, кажете: „Не можем да правим никакви копия, защото принтерът се е повредил.“
- На случайна среща кажете „Нека всички споделим нещо хубаво, което се случи тази седмица“, за да стане ясно, че се обръщате към цялата група.
Стъпка 2. Включете паузи, за да поставите акцент върху точка
Изберете стратегически места в речта си, за да включите секунда или две паузи, тъй като това помага на слушателя да обърне повече внимание на това, което ще кажете след това. Паузата също ви позволява да си поемете дъх и мислено да прегледате какво искате да кажете след това. Говорете бавно и ясно, така че всички да могат да ви чуят и разберат.
Стъпка 3. Стигнете до точката, като използвате ясни, активни глаголи
Говорете по ясен и действащ начин, така че хората да могат веднага да разберат какво се опитвате да кажете. Опитайте се да избягвате използването на пасивен глас, който ще премахне директното действие от речта ви. Включването на активен глас извежда мнението ви далеч по -директно и гладко от пасивния глас.
Например, кажете „Достигнахме целта си“, вместо да кажете „Целта е постигната“
Стъпка 4. Избягвайте излишния език, за да можете да изясните ясно
Не използвайте излишни думи, когато се опитвате да изразите мнението си. Няма нужда да правите изявление по -дълго, отколкото трябва да бъде, когато можете да изразите мнението си с няколко думи.
- При всякакъв вид срещи термини като „непосредствена близост“и „особен интерес“могат да бъдат съкратени до „близост“и „интерес“, когато говорите.
- Например, кажете „Този проект трябва да бъде завършен до обяд“, вместо да казвате „Този проект трябва да бъде завършен до 12 часа“.