Ако се изпълнява ефективно, срещата може да бъде изключително полезен начин за обединяване на ресурси и получаване на много гледни точки за задача или проект. Ключовете за провеждането на ефективна среща са определяне и придържане към солиден дневен ред, провеждане на среща, която ефективно управлява времето, и ясно задаване на изпълнявани от хора елементи, които хората да завършат след срещата.
Стъпки
Метод 1 от 3: Определяне на програма
Стъпка 1. Задайте основен фокус на срещата
Преди да проведете срещата си, трябва да финализирате дневния ред. Ако дадена точка не е необходима или ще отклони вниманието от основния фокус на срещата, премахнете я от окончателния дневен ред. Можете да поставите темата за друга среща или да я обсъдите директно с този човек.
Ако изберете твърде много цели, срещата ви ще загуби фокус
Стъпка 2. Напишете проект на дневен ред и го разпространете преди срещата
Когато насрочвате среща, включете предварителен дневен ред, в който са изброени какво ще представлява срещата, така че хората да имат възможност да се подготвят. Казването на хората за какво ще бъде срещата преди време, ще направи една по -ефективна и ефикасна среща, защото всички ще бъдат на една и съща страница.
- Ако някой трябва да събере информация за срещата, кажете му как тя е свързана с точка от дневния ред.
- Изпратете проекта на дневен ред поне седмица преди заседанието.
Стъпка 3. Позволете на хората да добавят точки към дневния ред
Когато изпращате своя проект за дневен ред на събранието, попитайте присъстващите дали имат въпроси или допълнителни въпроси, които да добавят към дневния ред. Може да не сте обмислили нещо или да сте били неясни по точка от дневния ред.
Позволяването на хората да допринесат за дневния ред ще ги накара да се почувстват сякаш допринасят и може да направи по -ефективна среща
Бакшиш:
Помислете да използвате споделен документ като Google Doc, за да позволите на множество потребители да добавят към дневния ред.
Стъпка 4. Решете колко време искате да отделите за всеки елемент
За да планирате колко дълго искате да продължи срещата ви, трябва да разгледате всяка точка от дневния ред и да зададете максимален период от време, който можете да отделите за нея. Задаването на срок за всяка тема ще поддържа срещата в движение.
- Оставете поне 5 минути за даден елемент, за да се даде възможност за продуктивна дискусия.
- Дайте повече време за по -важни елементи.
Стъпка 5. Включете време за дискусия и въпроси в края на срещата
Винаги включвайте около 5-10 минути в края на дневния ред, за да могат хората да задават въпроси или да изясняват нещо от срещата. Ако хората знаят, че имат време да влязат в повече подробности или да зададат въпрос в края на срещата, срещата ще продължи по -ефективно.
Това също е добра възможност да попитате дали някой не е наясно с нещо, обсъдено на срещата
Метод 2 от 3: Ефективно провеждане на срещата
Стъпка 1. Раздайте разпечатани копия от дневния ред в началото на заседанието
Разпечатайте копия от дневния ред на срещата, които да дадете на присъстващите, така че всеки да може да види графика и какво ще включва срещата. Уверете се, че всички на събранието получават копие.
- Поставете купчина от дневния ред близо до входа, така че хората да могат да ги вземат на влизане.
- Хартиените копия на дневния ред могат да помогнат на хората да се съсредоточат върху срещата, защото знаят структурата на срещата.
Стъпка 2. Определете 1 човек да бъде официален бележник
За да държите всички фокусирани върху дискусията и да не се притеснявате да отбелязвате важни моменти, посочете 1 човек, който да си прави бележки. Изберете някой, който е добър в воденето на бележки, или накарайте някой, който не е свързан със срещата, като секретар или друг колега, седнете на срещата, за да си водите бележки.
Стъпка 3. Обсъждайте 1 въпрос наведнъж, за да запазите фокуса върху тази тема
Пояснете ясно, че срещата ще се фокусира върху една тема наведнъж, преди да преминете към друга тема. Лесно е хората да загубят фокус върху дадена тема и да започнат да обсъждат или да обмислят други дискусионни въпроси на среща.
Можете да кажете нещо като: „Имаме много за покриване, така че нека се заемем с всеки елемент един по един, за да не се загубим.“
Стъпка 4. Насърчете хората да записват въпроси, които да задават в края
В интерес на времето помолете хората да запишат всички въпроси, които имат, за да могат да бъдат обсъдени в края на срещата. Това ще попречи на срещата ви да бъде прекъсната от въпроси и ще я направи по -ефективна.
Често в хода на срещата може да се получи отговор на въпросите на хората, така че записването на въпроси може да спести време и да държи хората съсредоточени върху срещата
Стъпка 5. Задайте елементи за действие, когато се появят
Когато на срещата излезе проект или задача, възложете я на лицето, което е най -добре подготвено да я изпълни. Един от най -важните аспекти на срещата са действията, които се раздават на присъстващите. Без последващи задачи срещата беше предимно само дискусия. Трябва да има действия, за да бъде срещата ефективна.
Бакшиш:
Задайте краен срок за изпълнение на задачата или доклад за състоянието на елемента. Крайните срокове карат хората да се чувстват по -склонни да изпълнят елемент от действие.
Стъпка 6. Включете всички в дискусията
Много хора са интровертни и не обичат да говорят пред хората, но често имат валидни и полезни мнения и информация. Попитайте хората как изглежда нещо от тяхна гледна точка. Задавайте въпроси, които насърчават по -задълбочена дискусия, за да накарат хората да говорят.
- Ако на среща има само 1 човек от счетоводния отдел, той може да се почувства като нечетен човек. За да ги накарате да дадат своя принос, попитайте ги нещо като: „Как изглежда това от счетоводна гледна точка?“
- Вместо да задавате плоски въпроси от рода на „Какво мислите?“Задавайте по -задълбочени въпроси, които насърчават дискусията, като „Защо мислите, че това е така?“или „Можете ли да разясните защо смятате, че това е?“
Стъпка 7. Придържайте се към дневния ред, когато дискусията излезе от темата
Срещите често могат да се провалят от дискусии, които излизат извън темата и могат да изядат много време. Всеки път, когато видите, че дадена тема или дискусия губят фокус, царувайте в срещата, като използвате дневния ред, за да се върнете към правилния път.
Кажете нещо като: „Вижте, това е наистина интересно, но нека се съсредоточим върху целите и темите за дискусия на срещата. Може би можем да поговорим повече за това в края или след това."
Стъпка 8. Обобщете елементите на срещата в края на края
Когато срещата е близо до приключване, винаги завършвайте с обобщение на бележките и преминете през обсъжданите елементи, които могат да бъдат предприети. Уверете се, че на всеки, на когото е възложен предмет, е известно какво трябва да направи и кога трябва да го направи.
Дайте възможност на присъстващите да зададат въпроси или да изяснят нещо
Стъпка 9. Използвайте анонимни формуляри за обратна връзка, за да дадете глас на хората
Уведомете присъстващите, че планирате да им предоставите формуляри, за да ви кажат колко ефективна е била срещата. Анонимна форма за обратна връзка е чудесен начин да накарате хората да се чувстват комфортно да изразяват мнението си. Не се обиждайте на критика. Ако нещо може да се направи по -добре на следващата среща, направете го!
Искате хората да се чувстват така, сякаш могат да ви кажат дали имат проблем с вашата среща и възможността да ви кажат анонимно може да ги накара да се чувстват достатъчно комфортно, за да ви критикуват
Метод 3 от 3: Управление на времето за среща
Стъпка 1. Планирайте срещата за най -удобното време за всички
За максимален ангажимент от вашите посетители, избягвайте да насрочвате срещата си по време на обедната почивка или извън работно време. Изберете време, в което хората ще бъдат най -фокусирани и няма да бъдат разочаровани от неудобството.
Бакшиш:
Планирайте срещи за мозъчна атака сутрин, когато способността на хората да мислят творчески е най -висока. Срещите за решаване на проблеми са най-добре насрочени по-късно следобед, когато умовете на хората са по-спокойни и не са разсеяни от задачите, които трябва да свършат през този ден.
Стъпка 2. Започнете и завършете срещата навреме
Започването на среща късно може да източи енергията на стаята от началото на срещата. Участниците в срещата ви ще ви гледат като пример, затова поставете добра, като пристигнете навреме. Също така не искате хората от срещата ви да се чудят кога някога ще приключи. Определен краен час ще държи хората съсредоточени и ангажирани.
Окончателният краен час също ще накара хората да се върнат на работа по -бързо
Стъпка 3. Задайте очакване, че всеки трябва да се съсредоточи върху срещата
Започнете срещата, като обявите, че планирате да следвате дневния ред на срещата и че очаквате цялото внимание на всички. Споменете, че дневният ред е запазил известно време в края на срещата за въпроси и дискусия.
- Приберете всички лаптопи и документи, които не са свързани със срещата.
- Използването на смартфон за проверка на имейл по време на срещата понякога може да бъде от полза. Но дръжте телефоните далеч, освен ако не са необходими.
Стъпка 4. Настанете се в стаята на всеки 10 минути
Срещите понякога могат да бъдат малко досадни, а средната продължителност на вниманието на човек е около 10 минути. За да държите всички ангажирани, проверете с всички в стаята, за да се уверите, че обръщат внимание и че те следват.
Отделете време от време на време и попитайте неща като: „Как са всички? Някакви въпроси?" Това ви дава шанс да видите колко ангажирани са хората в стаята, а също така развълнува хората, ако знаят, че гледате и говорите с тях
Видео - С помощта на тази услуга може да се сподели част от информацията с YouTube
