3 начина за създаване на програма

Съдържание:

3 начина за създаване на програма
3 начина за създаване на програма

Видео: 3 начина за създаване на програма

Видео: 3 начина за създаване на програма
Видео: 3 начина за създаване на рекламен криейтив, който да носи резултати 2024, Март
Anonim

Програмите са прост, но съществен начин да поддържате срещите си безпроблемни от точка А до точка Б. Въпреки разпространеното мнение, не е нужно да пишете наистина дълго есе или документ. Вместо това можете да направите кратко описание на основните моменти, които бихте искали да разгледате на среща. След като съставите дневния си ред, дайте го на всички присъстващи 3 дни преди да се проведе действителната среща.

Стъпки

Метод 1 от 3: Очертаване на дневния ред

Създайте дневен ред Стъпка 1
Създайте дневен ред Стъпка 1

Стъпка 1. Потърсете онлайн шаблон, който да използвате за вашия дневен ред

Потърсете прост шаблон, който ви помага ефективно да споделяте цялата необходима информация в дневния си ред. Изтеглете или направете справка с този шаблон, за да можете да го използвате като гръбнак за вашия собствен документ.

Много уебсайтове предлагат безплатни шаблони за дневен ред, като Adobe Spark и SmartSheet. Други програми също предлагат шаблони за дневен ред, като Microsoft Office

Създайте дневен ред Стъпка 2
Създайте дневен ред Стъпка 2

Стъпка 2. Създайте дневния си ред поне 3 дни преди срещата

Отделете време няколко дни преди срещата, така че всички присъстващи да имат достатъчно време да прегледат какво ще представлява срещата. Дневният ред помага на тези участници да подготвят всички необходими материали и им дава време да повдигнат въпроси или притеснения относно самата среща.

Например, ако срещата е насрочена за сряда, бихте искали дневният ред да бъде изпратен до неделя

Създайте дневен ред Стъпка 3
Създайте дневен ред Стъпка 3

Стъпка 3. Решете кога и къде срещата ще се проведе по дневния ред

Посочете сградата и стаята, в която ще се проведе срещата, или кода на онлайн стаята, ако провеждате виртуална среща. Ясно посочете датата и часа на срещата, така че всички присъстващи да могат да пристигнат навреме.

  • Тази информация трябва да е някъде в горната част на страницата.
  • Например можете да напишете, че датата на срещата е 30 април в 19:30 ч.
Създайте дневен ред Стъпка 4
Създайте дневен ред Стъпка 4

Стъпка 4. Изберете начален и краен час за срещата

Очертайте колко дълго ще бъде срещата, така че присъстващите да знаят какво да очакват. Стремете се срещата да бъде възможно най -кратка, за да не отделяте твърде много време на никой друг. Като общо правило, стремете се срещите ви да продължат около 20 до 30 минути.

Някои срещи ще отнемат повече време от други, което е напълно нормално. Бъдете честни и предварително за това колко дълго ще продължи срещата

Създайте дневен ред Стъпка 5
Създайте дневен ред Стъпка 5

Стъпка 5. Избройте основните цели и задачи на вашата среща

Ограничете основната цел на вашата среща. Обсъждате ли предстоящи събития, преразглеждате бюджет или провеждате мозъчна атака? Ще ви бъде по -лесно да организирате дневния си ред, ако разбирате основните моменти, които искате да обхванете.

Например срещата за мозъчна атака може да отдели повече време за генериране на идеи от присъстващите, докато срещата, базирана на преглед, може да се съсредоточи повече върху критични решения

Метод 2 от 3: Ясно съобщаване на вашите точки

Създайте дневен ред Стъпка 6
Създайте дневен ред Стъпка 6

Стъпка 1. Ограничете дневния си ред до 5 теми

Напишете списък с всичко, за което искате да говорите на срещата, дори и списъкът да е доста дълъг. След като си запишете мислите, зачеркнете всички точки, които не са от решаващо значение за срещата. Вместо това изберете 5 -те най -важни теми, които наистина трябва да бъдат обсъдени или споменати.

Съсредоточете се върху по -сериозни и чувствителни към времето точки. Например, ако срещата е за балансиране на бюджет, бихте искали да се съсредоточите върху дискусиите за намаляване на средствата

Създайте дневен ред Стъпка 7
Създайте дневен ред Стъпка 7

Стъпка 2. Изберете точки за говорене, които се отнасят за всички на срещата

Съобразете съдържанието на срещата със списъка на присъстващите. В идеалния случай целият ви дневен ред трябва да е от значение за всеки човек, присъстващ на срещата. Ако една точка от дневния ред може да бъде уредена с телефонно обаждане или имейл, не е нужно да я включвате в дневния ред.

Например, ако имате въпрос към отделен ръководител или колега, няма да поставите това запитване в дневния ред

Създайте дневен ред Стъпка 8
Създайте дневен ред Стъпка 8

Стъпка 3. Представете всяка тема като отворен въпрос

Преобразувайте всяка точка за говорене във въпрос, който е лесен за обсъждане с другите членове на срещата. Генерирайте въпроси, които са отворени и предизвикват размисъл, а не само да или не отговори. Опитайте се да направите тези въпроси възможно най -ангажиращи, така че обсъждането на срещата ви да бъде възможно най -продуктивно.

Например, вместо да поставяте „дискусия за кетъринг“като тема от дневния ред, напишете нещо като „Кой трябва да се погрижи за приема на следващото ни събитие?“

Създайте дневен ред Стъпка 9
Създайте дневен ред Стъпка 9

Стъпка 4. Оставете първата точка от дневния си ред отворена

Дайте на другите членове на събранието време да се справят с всякакви притеснения относно дневния ред или организацията на срещата. Тази първа точка няма да отнеме много време в обхвата на срещата, но дава възможност на присъстващите да изразят своите мисли и мнения относно самата програма.

По принцип не трябва да отнеме повече от 2 минути, за да преминете през дневния ред в началото на срещата

Създайте дневен ред Стъпка 10
Създайте дневен ред Стъпка 10

Стъпка 5. Делегирайте определени теми на други хора

Не чувствайте, че трябва да управлявате всеки аспект на срещата сам. Вместо това използвайте дневния ред, за да прехвърлите лидерството на различни колеги и началници по време на различните части на срещата. Посочете кой ще ръководи всяка тема от дневния ред, така че участниците в срещата да разберат кой за какво отговаря.

Можете да отбележите „целта“и „лидера“под всяка точка от дневния ред. Например, можете да посочите „решение“като цел на среща, както и кой ръководи този сегмент от срещата

Създайте дневен ред Стъпка 11
Създайте дневен ред Стъпка 11

Стъпка 6. Задръжте плюс/делта в края на срещата

Отделете време в края на дневния ред, за да прегледате как протича срещата. Това не трябва да е изключително задълбочено-просто задайте общ въпрос с искане за предложения и обратна връзка за срещата в долната част на дневния ред. В някои програми това е означено като „плюс/делта“.

Например, можете да напишете нещо като: „Какви бяха някои силни страни на тази среща?“или „Как можем да се подобрим по време на бъдещи срещи?“

Създайте дневен ред Стъпка 12
Създайте дневен ред Стъпка 12

Стъпка 7. Добавете всяка друга важна информация към листа с дневния ред

Създайте раздел „подготовка“до всяка тема от вашия дневен ред. Избройте всички изследвания или друга „домашна работа“, които участниците в срещата трябва да направят преди началото на срещата. Този раздел може да напомни на участниците да прочетат конкретни документи или бележки или да прегледат бележките от предишни срещи.

  • Например, можете да напишете нещо като: „Моля, прочетете имейла, който изпратих по отношение на предстоящото набиране на средства.“
  • Не всички аспекти на дневния ред на срещата ще изискват подготовка.

Метод 3 от 3: Завършване на програмата

Създайте дневен ред Стъпка 13
Създайте дневен ред Стъпка 13

Стъпка 1. Задайте срокове за всяка тема

Включете конкретна прогноза за времето с всеки разговор в дневния си ред. Няма проблем, ако не се придържате към точен график-най-важното е, че присъстващите имат представа колко време или кратко трябва да отнеме нещо. Това може да ви помогне да дадете приоритет на по -важните теми за разговор в срещата.

Например, прегледът на дневния ред трябва да отнеме само 2 минути, докато по -големите решения може да се нуждаят от 50 минути

Създайте дневен ред Стъпка 14
Създайте дневен ред Стъпка 14

Стъпка 2. Разделете всяка тема от дневния ред на управляеми парчета

Съставете кратък, обозначен списък до всяка точка за говорене, като преведете присъстващите как ще протече срещата. Разделете задачата на парчета с размер на хапка, като дадете приблизителна оценка на всяка отделна задача. Това ще помогне на срещата да се почувства по -управляема и ще спомогне за успокоението на присъстващите.

Например, можете да отделите 5 минути за идентифициране и етикетиране на конкретен проблем, след което да отделите 10 минути, за да обмислите възможни решения. След това можете да отделите още 10 минути, за да решите кое е най -доброто възможно решение

Създайте дневен ред Стъпка 15
Създайте дневен ред Стъпка 15

Стъпка 3. Дайте копие от дневния ред на вашите колеги 3 дни преди срещата

Изпратете дневния ред по имейл до присъстващите на срещата или раздайте копие на физически носител. Уверете се, че всеки човек има 3 дни да разгледа дневния ред преди срещата, за да може да предложи предложения, ако е необходимо.

Създайте дневен ред Стъпка 16
Създайте дневен ред Стъпка 16

Стъпка 4. Съберете материалите, които ще ви трябват за определени части от срещата

Погледнете набързо дневния си ред и вижте какви документи и други документи ще трябва да имате под ръка по време на срещата. Разпечатайте и оставете тези документи предварително, така че ще бъдете организирани и готови да тръгнете преди началото на срещата.

Например, ако 1 част от дневния ред изисква от присъстващите да прочетат конкретна бележка, не забравяйте да разпечатате копие от тази бележка и да я носите със себе си на събранието

Съвети

  • Помолете вашите колеги за обратна връзка относно дневния ред, който правите.
  • Потърсете онлайн безплатни шаблони, които да ви помогнат да проектирате дневния си ред.

Препоръчано: