Корпоративният протокол често се изисква от закона. Много държави изискват от корпорациите и други стопански субекти да водят протоколи от събранията на акционерите или директорите си. Корпоративният протокол може също да бъде ключов при някои съдебни дела, особено когато директорите са съдени за своите бизнес решения. За да напишете правилно протоколите, трябва да си водите подробни бележки по време на срещата. След това трябва да седнете възможно най -скоро, за да съставите протоколите. Преди протоколите да станат окончателни, Съветът на директорите вероятно ще трябва да ги одобри.
Стъпки
Част 1 от 3: Водене на бележки по време на срещата
Стъпка 1. Забележете подробности за срещата
Преди да се отправите към срещата, можете да запишете необходимите подробности за срещата, които трябва да включите във въведените от вас протоколи. Обърнете внимание на следното:
- пълното име на вашата компания
- дата и час на срещата
- мястото на срещата
Стъпка 2. Запишете кой присъства
Ще ви е необходим пълен списък с хора, които присъстват на срещата. Запишете и тези членове, които отсъстват. Включете всички гости или консултанти, които са били поканени.
- Забележете всички закъснели пристигания или времето, когато някой напуска заседанието по -рано.
- Запишете също кой провежда събранието и дали е налице кворум.
Стъпка 3. Запишете целта на срещата
Има много причини, поради които ще имате среща. Някои от по -честите причини са следните:
- годишно събрание за директори и акционери
- среща за определяне наемането на служители
- среща за обсъждане на обезщетение
- обявяване на нови офицери
- издаване на акции
- обсъждане на финансова дейност, като например нова банка или кредитна линия
Стъпка 4. Отбележете дали са приети предишни минути
Като цяло първата точка от дневния ред ще бъде приемане на протокола от предишното заседание. Трябваше предварително да ги раздадете на всички. Запишете гласуването.
Ако някой възразява срещу протокола, може да последва дискусия. Ако трябва да направите ревизии, тогава отбележете какво трябва да промените
Стъпка 5. Запишете дискусията по точките от дневния ред
Корпоративният протокол също трябва да съдържа резюме на дискусията по всяка точка от дневния ред. Трябва да избирате думите си внимателно, докато записвате какво казват хората. Искате да сте точни, затова слушайте внимателно.
- Избягвайте да се опитвате да премахнете транскрипция от дума на дума. Например, някой може да спори в продължение на пет минути, че предложената политика е грешна за бизнеса. Достатъчно е да се отбележи, че те не са съгласни с политиката, и накратко да се установи причината.
- Забележете какви документи разглеждат присъстващите. Запишете името на документа и неговата дата. Трябва също да имате копие от документа, което да прикачите към протокола.
Стъпка 6. Запишете гласуването по точки
Ако заседанието включва гласуване по точки от дневния ред, тогава протоколът трябва да отразява гласуването. Обърнете внимание и на въздържалите се (хора, които отказват да гласуват).
- Като цяло повечето резолюции ще бъдат приети единодушно. Трябва обаче да отбележите имената на всички инакомислещи.
- Например можете да напишете: „Резолюцията е приета. Несъгласие: Джоунс. Въздържание: Матърс, Джонсън.
Стъпка 7. Запишете отлагането
Запишете времето, в което лицето, ръководещо срещата, я отложи. Ако членовете са обсъждали кога ще се проведе следващото заседание, отбележете и тази информация.
Например можете да напишете: „Следващата среща беше насрочена за 1 юли 2016 г., като времето и мястото ще бъдат определени. Заседанието беше прекъснато в 18:16 ч.”
Част 2 от 3: Въвеждане на вашите минути
Стъпка 1. Въведете минутите възможно най -скоро
Може да сте си направили ръкописни бележки, докато сте седяли на събранието. Дори да сте написали бележките си, може да сте хванали само фрагментирани изречения. Колкото е възможно по -скоро, седнете и напишете по -пълни минути.
- Не забравяйте да използвате стандартна граматика и пълни изречения. Например „Mr. Смит възрази срещу новата кредитна линия “е приемливо. „Смит не на кредит“не е.
- Има онлайн шаблони за корпоративни срещи. Може да искате да ги разгледате, ако имате нужда от помощ, за да разберете как да организирате минутите си.
Стъпка 2. Определете кога е проведена срещата
В горната част на страницата си посочете къде, кога и кой е присъствал или е отсъствал. Отбележете също всички гости и записали протокола за срещата.
Например можете да напишете: „Протокол от редовно заседание на съвета на директорите на ABC Company, проведено на 22 януари 2017 г. на 1245 Corporate Avenue. Присъстваха следните режисьори: Ейбрамс, Джоунс, Смит, Калвърт, Боно. Отсъстваха следните директори: Клинтън. Присъстваха следните гости: Майкъл Матюс, CPA. Протоколи, записани от Дж. Алън “
Стъпка 3. Забележете кога срещата е свикана за подреждане
Държава, която свика събранието да подреди и призна наличието на кворум. Посочете и часа.
Например, „Председателят Ейбрамс свика събранието за заповядване в 18:15 ч. И отбеляза наличието на кворум. Той представи присъстващите гости.”
Стъпка 4. Посочете дали са приети предишни протоколи
Например, можете да напишете: „При направено движение, командировано и пренесено, Съветът одобри раздадените по -рано протоколи с дата [въведете дата].“
Стъпка 5. Отбележете всички дадени доклади или презентации
На всяка среща се дават някои доклади. Възможно е обаче да сте имали и специална презентация, свързана с точка от дневния ред. Определете следното:
- Кой е представил презентацията или доклада. Определете и заглавието им. Някои презентации се правят от гости, а протоколите трябва да отразяват напълно тяхната идентичност.
- За какво беше презентацията или докладът.
- Дали водещият е отговорил на зададени въпроси.
- Ако доклад беше предложен за приемане от борда, отбележете дали е имало обсъждане и дали е приет. Например: „След кратко обсъждане на въпросите беше направено предложение за приемане на финансовия отчет, който беше командирован и приет.“
Стъпка 6. Обобщете обсъждането на точки от дневния ред
Съветът може да е решил да приеме резолюция или да предприеме действия по друга точка от дневния ред. Трябва да обобщите дискусията на членовете. Обърнете внимание и на гласуването по всяка точка.
- Използвайте прост език. Избягвайте излишни думи и прилагателни, които затрупват минутите. Например „Mr. Смит не е съгласен с г -жа Джоунс”е за предпочитане пред„ Mr. Смит категорично не се съгласи с г -жа Джоунс.
- Правилно идентифицирайте документите, които посетителите преглеждат. Например „Съветът одобри предложените допълнения към политиката за конфликт на интереси“е неясен. Вместо това идентифицирайте документа: „Бордът единодушно одобри предложението„ Допълнение към докладването на конфликти “от 1 юни 2016 г., копие от което беше разпространено преди заседанието.“
Стъпка 7. Предоставете по -пълни бележки по важни точки от дневния ред
Някои точки на корпоративния дневен ред са по -важни от други. Те са важни, защото бъдещи съдебни дела могат да възникнат от решението на борда. Адвокатите и съдиите ще третират вашите протоколи като точен образ на действията на борда. За да защитите дъската, трябва да предоставите повече подробности.
- Сливания и придобивания, обратно изкупуване на акции и други важни решения ще изискват повече подробности. Директорите могат да бъдат съдени за неправилно упражняване на тяхната бизнес преценка.
- Членовете на борда често трябва да се консултират с експерти или да преглеждат доклади/проучвания, преди да вземат решение в тези области. Вашите протоколи трябва да отразяват, че е направено експертно представяне или че сте разпространили проучвания или доклади на членовете на борда преди заседанието.
- Трябва също така да отбележите, че беше отделено достатъчно време за обсъждане и че бордът действаше по бизнес начин.
- Обърнете внимание дали бордът е обсъждал алтернативи на предложените действия. Обобщете защо бордът отхвърли или прие алтернативния начин на действие.
Стъпка 8. Добавете останалата информация
Обърнете внимание, когато е приложимо, в хронологичния ред, в който са се случили на срещата:
- Съобщения. Председателят или други членове може да са направили съобщения за предстоящи срещи или други въпроси.
- Изпълнителна сесия. Посочете дали бордът е влязъл в изпълнителна сесия след напускането на персонала и гостите.
- Прекъсване. Например можете да напишете: „Тъй като няма допълнителна работа, срещата беше прекъсната в 19:55 ч.“.
Стъпка 9. Разпратете вашите чернови на протокола
Вашият проект трябва да бъде преразгледан. Следвайте политиката на вашата корпорация. Например може да се наложи да покажете проекта си на главния адвокат или главния финансов директор. Те могат да правят коментари, които трябва да включите.
- След това може да се наложи да разпространите проекта на по -широка група от ръководството, която също може да има коментари.
- И накрая, вие ще раздадете протоколите на пълния борд, тъй като те ще гласуват протоколите за следващото заседание.
Стъпка 10. Избягвайте да правите промени в последните минути
След като бъде одобрен от борда, протоколите са окончателни. Трябва да избягвате да ги променяте. Някои експерти предполагат, че можете да правите незначителни редакции, като например поправяне на правописни грешки. Въпреки това, наистина няма нужда да коригирате правописни грешки и други малки грешки, освен ако не пречат на някой да разбере написаното.
Никога не трябва да променяте нищо съществено. Ако член на борда иска да направи промяна в одобрения протокол, уведомете председателя на борда
Стъпка 11. Съхранявайте одобрените си протоколи
Не е нужно да подавате корпоративните си протоколи в държавата си. Вероятно обаче трябва да ги съхранявате с другите си корпоративни записи, като подзаконовите актове и учредителните си договори. Пазете протокола най -малко седем години или може би за неопределено време, в зависимост от вашите вътрешни политики.
- Ако вашите протоколи включват документ чрез позоваване, прикачете документа.
- Също така трябва да изхвърлите всички чернови на вашите протоколи след приемането на окончателната версия. Може също да се наложи да изтриете резервни електронни версии на протокола.
Част 3 от 3: Подготовка за срещата
Стъпка 1. Уведомете правилните хора за срещата
Ако имате събрание на акционерите, трябва да уведомите всички акционери. Ако провеждате среща на директор, тогава трябва да уведомите всички директори.
Както акционерите, така и директорите могат да се откажат от изискването за предизвестие. Те обаче трябваше да подпишат формуляр за отказ. Потърсете дали има и предоставете подходящо предизвестие на тези, които не са
Стъпка 2. Разпределете пакети за срещи
Всеки участник ще се нуждае от същия набор от информация, за да може да направи информирано гласуване на събранието. Трябва да създадете пакет информация и да го разпространявате. Включете следното:
- протокола от предишното заседание
- доклади или документи за преглед преди срещата
Стъпка 3. Изберете вашия инструмент за писане
Като човек, който си води бележките, трябва да решите как искате да ги запишете в срещата. Като цяло хората все още пишат бележки на дълъг ръка, въпреки че можете да използвате лаптоп.
- Ако използвате лаптоп, всички чернови ще се съхраняват по електронен път. Това означава, че някой може да ги извлече в съдебно дело. Съответно, трябва да помислите внимателно, преди да отделите минути с помощта на компютър.
- Щракването на клавишите на компютъра също отвлича вниманието, което трябва да имате предвид.
- Попитайте стола си дали предпочитат да отделяте минути на ръка или с лаптоп.