Когато председателствате среща, повикването на срещата по ред е очакване. Някои хора намират тази задача за плашеща, особено когато са нови за нея. Говоренето пред група може да бъде трудно, но става по -лесно, след като започнете. Въпреки че в началото може да се почувствате нервни, свикването на среща по поръчка е проста задача, след като овладеете проявяването на професионализъм на среща, проявяването на увереност с помощта на езика на тялото и поддържането на добра стойка.
Стъпки
Част 1 от 3: Проявяване на професионализъм в среща
Стъпка 1. Приветствайте хората, когато пристигнат
Това е чудесна възможност да зададете тон, да насърчите хората да говорят и да насочите хората към зоната за сядане.
- Дръжте езика на тялото си непринуден, като се усмихвате и се движите по пътя за влизане.
- Използвайте случайни поздрави. Можете да опитате просто: „Добро утро. Как си?"
Стъпка 2. Направете кратък разговор
Водете кратки, непринудени разговори с присъстващите. Не забравяйте да поддържате темите си професионални.
- Използвайте кратък разговор, за да установите спокойно ролята си на председател. Това е вашата възможност да говорите с присъстващите във вашата официална роля като домакин на срещата. Кажете: „Виждали ли сте тази новина за по -безопасно оборудване за детски площадки за паркове?“
- Изберете теми, свързани с дневния ред на срещата, така че да можете внимателно да придвижите участниците към целта на срещата. Например, ако срещата ви е свързана с паркови услуги, изберете теми като скорошни подобрения в парка или истории, които се случват в парка.
Стъпка 3. Започнете навреме
Задайте точен начален час и прогнозен краен час. Придържайте се към графика си, защото забавянето на началото на среща струва на организацията времето на всеки индивид, който седи в очакване.
- Ако някой от решаващо значение за вашата среща не е пристигнал или ви липсва необходим кворум, обърнете се към присъстващите си, за да ги уведомите за забавянето на пристигането на този човек. Започнете срещата и използвайте времето за забавяне като отворен форум. Насочете дискусията, така че хората да не седят наоколо и да чакат.
- Имайте предвид, че ако започнете късно, има вероятност хората все пак да си тръгнат в първоначално планирания крайен час, защото може да са насрочили други срещи или дейности за по -късно през деня.
Стъпка 4. Изправете се
Когато дойде времето за започване на срещата, станете от мястото си, за да привлечете вниманието на присъстващите и дадете знак, че ще започнете. Като стоите, вие съобщавате, че вие командвате стаята.
Стъпка 5. Поздравете присъстващите
Започнете да говорите с обобщена встъпителна реч. Това сигнализира за откриването на срещата и привлича вниманието на всеки, който все още е зает със страничен разговор или дейност извън задачата, като например превъртане през служебен имейл на мобилен телефон.
- Например, кажете: „Добро утро. Благодарим ви, че се присъединихте към нас днес."
- Избягвайте неформални поздрави, като „Хей, всички“. Това ще зададе грешен тон.
Стъпка 6. Представете се
Накратко посочете името си и заявете позицията си. Дори ако присъстващите ви познават, важно е да установите, че вие сте председателят. Това е и моментът да се представят всякакви лектори.
Стъпка 7. Обявете обаждането си за поръчка
Като председател вие сте отговорни за установяването на начален час за записа. Протоколите започват след официалното обаждане за поръчка. Като част от вашето обаждане за поръчка, вие също ще посочите датата и часа за записа.
- На официална среща кажете: „Обаждам тази среща за поръчка в 11:30 ч. В четвъртък, 4 май 2017 г.“
- Ако срещата ви е неформална, можете да промените речта си, но все пак е важно да заявите, че срещата е започнала. Вместо да казвате, че срещата е насрочена, можете да кажете: „Започваме тази среща в 11:30 ч. В четвъртък, 4 май 2017 г.“
Стъпка 8. Посочете целта на срещата
Напомнете на присъстващите за целта на срещата. Като председател, ваша отговорност е да се уверите, че всички разбират какво се очаква от срещата и че всеки е на задача по време на срещата.
- Кажете: „Днес сме тук, за да изберем цвят на боята за новите пейки в Quiet Pines Park.“
- Вашата цел трябва да бъде посочена в 1-2 изречения.
Стъпка 9. Провеждане на срещата
Седнете и следвайте дневния ред, за да продължите срещата. Като председател на събранието трябва да се уверите, че срещата остава в изпълнение на задачата и че приносът на всички се чува.
- Колко контрол имате над срещата като председател, ще зависи от вашия личен стил и културата на вашата организация.
- След като срещата започне, вашето обаждане за поръчка е завършено.
ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ
Gene Linetsky, MS
Startup Founder & Engineering Director Gene Linetsky is a startup founder and software engineer in the San Francisco Bay Area. He has worked in the tech industry for over 30 years and is currently the Director of Engineering at Poynt, a technology company building smart Point-of-Sale terminals for businesses.
Gene Linetsky, MS <br /> Стартов основател и инженерен директор
Придържайте се към своя срок.
Gene Linetsky, основател на стартиране, казва:" 10=" />
Част 2 от 3: Показване на увереност с помощта на езика на тялото
Стъпка 1. Установете контакт с очите
Контактът с очи увеличава вниманието, прави ви по -забележими и убеждава хората, че това, което казвате, е важно.
- В средата на срещата преместете погледа си из стаята, докато говорите, осъществявайки зрителен контакт с всеки човек, докато погледът ви преминава през стаята.
- Ако ви е неудобно, вместо това погледнете центъра на носа им.
- Осигурете предварително контакт с очите, като практикувате с приятелите, семейството и колегите си. Започнете, като погледнете челата им, след това преминете към центъра на носа им. И накрая, осъществявайте зрителен контакт за няколко секунди наведнъж, като бавно напредвате към постоянен контакт с очите, докато говорите.
Стъпка 2. Не дрънкайте
Ако стоите или седите неподвижно, това ви уверява, затова намерете баланса си.
- Да се движите много и да се въртите предполага, че сте нервни или тревожни, подкопавайки авторитета ви.
- Дръжте ръцете си съсредоточени върху задача, като ръкостискане или отбелязване на вашия дневен ред.
Стъпка 3. Говорете с нормално темпо
Нервните хора са склонни да говорят бързо, така че имайте предвид речта си. Предайте увереност, като говорите спокойно и силно.
Стъпка 4. Останете отворени
Дръжте ръцете си отстрани. Тревожните хора често сгъват ръце или се опитват да прикрият лицето си.
Стъпка 5. Наведете се
Когато говорите с някого, наведете се към него, за да покажете, че се интересувате от това, което той казва, и че сте активни в разговора. Това показва, че разпознавате това, което другите предлагат на масата и не се страхувате да чуете алтернативни гледни точки.
Стъпка 6. Задайте тон
Като председател вашето отношение диктува отношението на цялата среща. За да имате успешна среща, подходете към ролята си на председател с професионализъм и оптимистичен възглед. Чрез езика на тялото си предайте на присъстващите, че очаквате професионализъм.
- Усмихвайте се, докато говорите за целите, плановете или отговорностите на организацията.
- Жест, докато говорите.
- Кажете: „Имаме чудесна възможност да отразим мисията на нашата организация чрез новата програма, която сме дошли да обсъдим“.
Част 3 от 3: Поддържане на добра стойка
Стъпка 1. Изправете гърба си
Представянето на низ, който ви дърпа изправен, е първата стъпка към поддържане на добра стойка. Добрата стойка показва увереност и ви създава командващо присъствие.
- Практикувайте да стоите изправени, така че да стане навик.
- Притиснете корема си и оставете ръцете си да висят отстрани.
- Избутайте раменете си назад. Трябва да почувствате, че лопатките ви се стягат, сякаш се дърпат един към друг.
Стъпка 2. Гледайте напред
Дръжте главата си изправена. За да имате добра стойка, ушните ви устни трябва да са равномерно с раменете ви.
- Не натискайте главата си напред. Искате да покажете, че сте уверени, а не прекалено нетърпеливи.
- Не гледайте надолу, което може да ви накара да се наведете.
Стъпка 3. Избягвайте люлеене
Дръжте краката си здраво засадени. Въпреки че можете да преместите теглото си от единия крак на другия, когато стоите дълго време, това трябва да е фина смяна, а не люлеене.
Съвети
- Добрият председател поддържа реда, като се фокусира върху целите на комисията, вместо да повишава тяхното лично положение.
- Започнете и завършете навреме.
- Поддържайте професионално поведение преди, по време и след срещата.