Бизнес работата, особено в офис, изисква определена степен на сътрудничество. Например, важните решения често изискват гледна точка на повече от един човек, а важната работа често се нуждае от опит на множество хора, за да бъде свършена. Срещите са един от начините да направите сътрудничеството структурирано и организирано, но без чувство за цел или контрол, срещите лесно могат да станат продължителни и неефективни. Знанието как да планирате, подготвите и ръководите среща, която председателствате, може да направи разликата между ефективна среща и пропиляна.
Стъпки
Част 1 от 3: Подготовка за срещата
Стъпка 1. Обсъдете предстоящата среща с вашите посетители
Когато научите, че ще председателствате предстояща среща, едно от първите неща, които трябва да направите, е да отделите малко време за разговор с хората, които ще присъстват (особено с високопоставени или важни хора). Попитайте ги дали има нещо, което биха искали конкретно да обсъдят на срещата. Обърнете внимание на техните отговори и ги използвайте, за да ви напътстват, когато пишете дневния си ред.
Питането на вашите посетители за това, което биха искали да обсъдят, е умен ход не само защото улеснява съставянето на дневен ред, но и защото ги ангажира в процеса на срещата, преди дори да е започнал. Хората са по -склонни да присъстват и да обръщат внимание по време на срещите, ако знаят, че важните за тях въпроси ще бъдат разгледани
Стъпка 2. Напишете и разпространете дневен ред
Дневният ред на срещата може да бъде ценен инструмент не само за председателя на срещата, но и за присъстващите гости. Програмите съдържат ценна информация за срещата, например кога ще бъде, къде ще се проведе и кой ще присъства. Най -важното е, че те също така очертават всички предвидени теми за обсъждане, позволявайки на всеки да се подготви. Изпратете срещата си преди самата среща - колкото по -важна е срещата ви, толкова по -рано трябва да я изпратите.
Едно нещо, което вашият дневен ред определено трябва да съдържа, е приблизителният срок за всяка тема на дискусия. Предварително очертаният груб график прави много по-лесно да поддържате срещата си в крак. Въпреки че някои точки от дневния Ви ред могат да продължат дълго (а други може да са кратки), графикът улеснява проследяването на тези точки и съответното коригиране
Стъпка 3. Проучете дискусионните теми и всички предишни срещи
Хората, които присъстват на срещата ви, може да не са наясно с всички теми, които планирате да обсъдите-някои може да не са присъствали на минали срещи, а други просто да са забравили. Като председател на срещата е добра идея да знаете историята на дискусията досега. Опитайте се да говорите с хора, които са присъствали на предишни важни срещи, за да научите всеки важен незавършен бизнес, който трябва да разгледате на срещата си. Може също да поискате протоколите от минали срещи от официален рекордьор, който да ви помогне да насочите планирането си.
Протоколите от предишни срещи могат да бъдат важен ресурс за вас като председател. Те обобщават дискусиите и решенията, настъпили по време на минали срещи, което прави сравнително бързо и лесно да се ускори. Може дори да искате да раздадете важни протоколи от събранията на своите посетители с вашия дневен ред
Стъпка 4. Подгответе вашето място за срещи предварително
В деня на срещата си ще искате да сте сигурни, че стаята или мястото, в което възнамерявате да се срещнете, е чисто, представително и готово за настаняване на вашите посетители. Вие ще искате да се уверите, че всички технологични компоненти на срещата (като презентации, проектори, дисплеи и т.н.) функционират правилно и са напълно готови за работа - техническите затруднения могат да загубят ценно време и да извадят срещата ви от релси.
Ако използвате електронна презентация (като PowerPoint и т.н.), отделете малко време, за да се запознаете с дистанционното управление или щракване, което ще използвате, за да прелиствате през слайдовете си. Не искате да губите време да се забърквате с контролите си, когато може да обсъждате важни въпроси
Част 2 от 3: Действа като председател по време на срещата
Стъпка 1. Обадете се на срещата, за да поръчате
Когато срещата достигне планирания си начален час и присъстват всички присъстващи (или поне всички важни), привлечете вниманието на всички в стаята. Представете се като председател и посочете целта на срещата. Определете планираната времева рамка за срещата, като информирате всички за крайния час, за който снимате - може да бягате дълго или кратко, но посочването на предвидения срок преди време помага да се поддържа срещата в ход. Ако някои от присъстващите не са запознати помежду си, отделете малко време, за да проведете кратко повикване и да представите важни участници.
Имайте предвид, че някои фирми и организации имат строги, регламентирани процедури за откриване и провеждане на среща. Например Американската федерация на държавните, окръжните и общинските служители (AFSCME) използва система, наречена Робертски правила за ред, която включва повикване на събранието на ред чрез удари с мотузка и много специфични правила за въвеждане и предаване на движения
Стъпка 2. Обобщете съответните точки от предишни срещи
В началото на срещите, които са част от дълъг, продължаващ проект, ще искате да разберете накратко всички присъстващи за състоянието на проекта досега, като бързо обобщите всички важни събития или решения от предишни срещи. Не всички присъстващи може да са толкова добре запознати с темите на дискусията, колкото вие, така че бързото привеждане на всички в сила може да направи дълъг път към превръщането на вашата среща в ефективна и ефективна.
- Вместо да обобщавате сами предишните срещи, може да поискате официален писар или записващ да прочете протоколите от предишни срещи, за да даде на резюмето усещане за формалност.
- Можете също така да помислите за четене на всички важни кореспонденции или съобщения, възникнали от предишната среща.
- Обърнете внимание, че ако предоставяте копия от протоколите/кореспонденцията на присъстващите, четенето на глас обикновено не е задължително.
Стъпка 3. Позволете на важни участници да докладват за състоянието на нещата
След това позволете на хора със съответни познания да информират събранието за нови или скорошни развития, настъпили от последната среща. Това може да бъде практически всичко - например тук могат да бъдат разгледани нови проблеми, пред които е изправен вашият бизнес или организация, промени в персонала, разработки на проекти и промени в стратегията. Участниците в срещата също ще искат да чуят за резултатите от всякакви конкретни действия, предприети поради решения, взети на последната среща.
Стъпка 4. Обърнете внимание на всеки незавършен бизнес
Ако има някакви проблеми, които остават нерешени или решения, които не са взети от последната среща, опитайте се да ги разрешите, преди да преминете към нови проблеми. Колкото по -дълго се отлагат старите проблеми, толкова по -малко всеки участник ще иска да поеме отговорност за тях, затова се опитайте да определите и разрешите всички продължителни недовършени дела по време на срещата си. Обикновено незавършената работа се отбелязва конкретно като „нерешена“или „внесена за бъдещо обсъждане“в протоколи от предишни срещи.
- В зависимост от културата и правилата, в които работите, вашият бизнес или организация може да има специфични процедури за вземане на решение - например участниците в срещата може просто да се наложи да постигнат консенсус на мнозинството или може да бъде натоварена избрана група от високопоставени лица с всички решения.
- Имайте предвид, че някои неща са твърде големи, за да бъдат завършени между срещите. Не е задължително да се спирате на напредъка на дългосрочни проекти, които все още не са приключили. Трябва обаче да представяте решения или проекти, където се изискват настоящи действия.
Стъпка 5. Обърнете внимание на всеки нов бизнес
След това изведете нови проблеми, притеснения и въпроси, които трябва да бъдат обсъдени. Това трябва да са неща, които естествено произтичат от развитието, което се е случило между всички предишни срещи и настоящето. Опитайте се да получите конкретни, категорични решения от присъстващите - колкото повече елементи оставите нерешени, толкова по -недовършени дела ще трябва да разгледате на следващата среща.
Стъпка 6. Обобщете заключенията от срещата
Когато разгледате всички минали и настоящи дела, отделете малко време, за да обобщите заключенията от срещата за всички присъстващи. Разбийте резултатите от всички взети решения и, ако е необходимо, опишете конкретните действия, които се очаква участниците да предприемат преди следващото заседание.
Тази стъпка е от решаващо значение - това е последният ви шанс да се уверите, че всички напускат срещата, знаейки точно къде стоят вашите проекти и какво се очаква от тях
Стъпка 7. Завършете, като поставите основите за следващата среща
Накрая кажете на всички какво да очакват за следващата среща и ако вече сте започнали да я планирате, кажете им кога и къде да очаквате тя да бъде. Това помага да се даде на присъстващите чувството за приемственост от един важен проект или решение към следващото и им дава времева рамка за напредване или изпълнение на възложените им задачи.
Обърнете внимание, че не е задължително да планирате друга среща, ако се обръщате към всички минали и настоящи бизнеси към настоящата. Ако обаче има достатъчно недовършени дела, които да гарантират бъдещо обсъждане или чакате да видите как ще се развият определени проекти, това вероятно е добра идея
Част 3 от 3: Ефективно водене на срещата
Стъпка 1. Насочете дискусията, но не я доминирайте
Една от вашите роли като председател на срещата е да поддържате дискусията в движение и да изпълнявате задачите. Вашата роля не е да предлагате мнение по всеки отделен въпрос или да поддържате дискусията по точен график. Имайте известна гъвкавост. Оставете другите участници да говорят свободно и позволете да възникнат нови теми за обсъждане, дори ако те не са на дневен ред. Може да откриете, че трябва да приключите фино или да промените определени теми на разговор, за да поддържате дискусията в ход, но не бива да се чувствате така, сякаш трябва да контролирате всеки аспект на срещата. В крайна сметка това е съвместен процес.
С напредването на срещата следете дневния си ред. Ако изоставате, може да се наложи да пропуснете определени теми за обсъждане или да ги представите за по -късно в интерес на времето. Не се страхувайте да направите това, ако темите, които се обсъждат, са много важни
Стъпка 2. Насърчете всички присъстващи да участват
Като председател на срещата, вашата работа е да осигурите открита, продуктивна дискусия. Ако забележите, че някои участници, които може да имат познания, свързани с разглежданите проблеми, не се отварят към групата, насърчете ги да говорят. Не е нужно да ги предизвиквате или да ги извиквате директно - просто да кажете нещо от типа „Мисля, че опитът на г -жа Смит би бил полезен тук“е чудесен начин да привлечете по -малко активните членове на срещата.
Стъпка 3. Уверете се, че всички разбират какво се обсъжда
Може да е трудно да си припомним, че не всеки, който присъства на срещата, има еднакъв опит и познания по темите на дискусията. За да сте сигурни, че всички, присъстващи на срещата, са прекарали разумно времето си, може да искате да се възползвате от възможността за кратко опростяване на сложни въпроси или теми, когато се появят. По-слабо познатите посетители несъмнено ще оценят това.
Стъпка 4. Не пренебрегвайте трудни или неудобни въпроси
Ако те не се държат под контрол от компетентен председател, срещите могат да бъдат забележително непродуктивни. Опитайте се да се уверите, че всеки важен въпрос, който сте дошли да обсъдите, ще бъде решен. Не позволявайте на присъстващите да променят вината или да предлагате неясни извинения за проблеми, които не са разгледани. Опитайте се да определите и да получите отговори на въпроси, които никой не иска да разгледа. Въпреки че това не е непременно това, което всеки участник ще иска, тези видове неудобни въпроси са точно тези, на които трябва да се отговори най -много, за да бъде срещата възможно най -ефективна.
Уверете се, че важните решения са записани (ако имате официални протоколи или протоколисти, възложете им тази задача). Ако ще си правите труда да задавате трудни въпроси, ще искате да се уверите, че отговорите, които получавате, са добре документирани
Стъпка 5. Следете времето си
Има причина срещите да имат лоша репутация - за мнозина те се смятат за сериозна загуба на време. За да предотвратите продължителността на срещата, използвайте силата си като председател, за да поддържате дискусията в движение. Не се страхувайте да поставите някои маловажни въпроси или разговори до по -късна дата, ако срещата ви изглежда отнема повече време, отколкото сте очаквали. Бъдете готови и желаете да коригирате графика си в движение, за да сте сигурни, че никой от скъпоценното време на вашите посетители не се губи.
Видео - С помощта на тази услуга може да се сподели част от информацията с YouTube
