Животът е непредсказуем и понякога просто трябва да отмените среща. За да сведете до минимум неудобствата и да бъдете учтиви, важно е да анулирате веднага щом стане ясно, че няма да можете да направите срещата. Уведомете 24 часа предварително, ако е възможно. Бъдете учтиви и уважителни и предложете да заобиколите календарите на другите, за да ги пренасрочите. Или, ако има няколко души, които да присъстват на среща, разберете дали можете да се обадите или да изпратите някой на ваше място, така че да не се налага да намирате друг път, който да работи за всички.
Стъпки
Метод 1 от 2: Отмяна на среща учтиво
Стъпка 1. Изпратете вашите извинения, за да отмените среща предварително
Ако анулирате 24 часа или повече предварително, имейл работи добре. Дайте колкото се може повече глави. По този начин другият човек може да промени графика си. Ако те са много заети, предварителното уведомление може да има огромно значение.
- Имейлът често е по -ефективен от телефонното обаждане, тъй като получателят може бързо да го прегледа за минута или по -малко, но не можете да сте сигурни, че някой ще види съобщението ви, ако го изпратите в последната минута.
- Ако другият човек е пътувал извън града за вашата среща, направете всичко възможно да го разсрочите, преди да се приберат. Ако все още не са пристигнали в града, опитайте се да уведомите поне 2 дни, за да могат да отменят плановете за пътуване, ако е необходимо.
Стъпка 2. Обадете се за анулиране в последната минута, ако можете
Ако отменяте среща, която трябва да се случи в рамките на деня, обадете се на другия човек. В противен случай може да не видят имейла преди срещата и да губят време да ви чакат.
- Кажете нещо от рода на: „Знам, че трябваше да се срещнем днес, но трябваше да взема детето си, което се разболя в училище. Аз съм навън за следобед, имате ли време да се срещнем сутрин?“
- Ако не можете да стигнете до телефона, изпратете имейл възможно най -скоро.
Стъпка 3. Посочете причината за кратко анулиране
Отмяната на среща често причинява трудности на другите, които ви очакват. Учтиво е да им кажете защо не можете да се справите, без да навлизате в твърде много подробности. В противен случай те биха могли да предположат, че просто не ви се иска да се появите.
- Например, да кажете, че сте болни, е достатъчна причина да пропуснете среща, без да навлизате в подробностите за болестта си.
- Ако се появи друга среща или уговорка, която не можете да пропуснете, просто кажете, че сте имали непредвиден конфликт за планиране. Отхвърлянето на една среща за друга може да се окаже грубо, така че е добре да запазите подробностите неясни.
Стъпка 4. Избягвайте да измисляте оправдания
Ако имате основателна причина да пропуснете среща, добре е да поговорите малко за това. Ако обаче нямате причина, не я измисляйте. Хората ще могат да кажат, че измисляте нещо и това ще се окаже грубо.
- Ако просто не желаете среща, поддържайте я обща. Например: „Излезе нещо лично и трябва да пренасроча днешната среща.“
- Не използвайте общи извинения твърде често. Ако „нещо лично“се появи веднъж месечно или повече, колегите ви ще започнат да мислят за вас като за люспа.
Стъпка 5. Предложете искрено извинение
Отмяната на среща ще премине много по -добре, ако се извините от сърце. Обвържете го с причината, поради която анулирате, и предложете да компенсирате неудобството.
Опитайте се да кажете нещо от рода на: „Знам колко ценно е вашето време и искам да се извиня за конфликта при планирането. Прилагам бележките си, за да прегледате, за да можем да рационализираме нашата последваща среща.“
Стъпка 6. Уважавайте времето на другите посетители
Ако има няколко други хора, които трябва да присъстват, имайте предвид, че отмяната на срещата изцяло може да причини неудобство за множество хора. Ако е възможно, избягвайте отмяната и вместо това предлагайте друго решение.
Например, можете да се обадите, да изпратите друг член на вашия отдел да попълни или да изпратите всякаква подходяща информация, която сте настроили да допринасяте по имейл
Метод 2 от 2: Разсрочване на среща
Стъпка 1. Направете планове за разсрочване възможно най -бързо
Шансовете са, че срещата е насрочена на първо място, за да премине през чувствителна към времето информация. Измислете удобно време за разсрочване в рамките на ден или два, за да сведете до минимум неудобствата.
Стъпка 2. Работете около графика на другия човек, доколкото можете
Тъй като причинявате потенциално неудобство, учтиво е да работите около графика на другия човек. Предлагайте обаче да се срещнете само когато наистина сте на разположение. Не искате да се налага да преназначавате отново.
Попитайте: "Кога би било удобно за вас да пренасрочите? Не съм на разположение в четвъртък следобед, но мога да отделя време за вас сутрин или в друг ден."
Стъпка 3. Блокирайте времето в календара си, когато не сте налични
За да избегнете главоболие, когато преназначавате срещата си, блокирайте през цялото време, когато няма да сте на разположение. След това можете ясно да споделите възможните времена за разсрочване, без да изпадате в повече конфликти.
Ако установите, че имате нужда от малко време за престой през деня между срещите, блокирайте това в календара си, така че хората да не ви виждат като налични през този прозорец
Стъпка 4. Предложете да превърнете срещата в телефонно обаждане
Ако причината, поради която не можете да направите срещата, е трафикът, времето или някакъв фактор, който ви пречи физически да стигнете до там, предлагайте вместо това да направите обаждане по телефона. Извинете се, че не можете да стигнете до срещата. Отделете време да проследите лично, ако е необходимо.