Годишно общо събрание (ОСА) се провежда веднъж годишно в съответствие с устава или правилата на организацията. По време на тази среща ще трябва да обсъдите финанси, избори за съвет и други въпроси, които засягат цялата организация.
Стъпки
Част 1 от 3: Част първа: Планиране на срещата
Стъпка 1. Прегледайте правилата на организацията
Преди да настроите нещо, прегледайте правилата и разпоредбите на организацията относно общото събрание. Въпреки че повечето организации се придържат към една и съща обща структура, някои подробности могат да варират.
- Детайли, на които може да се наложи да обърнете специално внимание, за да включите вида на известието, което трябва да предоставите на членовете относно събранието, процедурата за избор на нови членове на борда и вида информация, която трябва да бъде прегледана на всяко общо събрание.
- Трябва също да проверите колко души трябва да присъстват, за да се счита срещата за официална, и начина, по който трябва да бъдат представени и гласувани новите изменения в устава на организацията.
Стъпка 2. Планирайте срещата по -рано
Задайте датата и часа на събранието възможно най -рано. Незабавно уведомете ключовите членове.
- Несъществените членове трябва да бъдат информирани, след като детайлите бъдат финализирани.
- След като всички са информирани за датата, трябва да изпращате редовни напомняния, за да попречите на някой да забрави.
Стъпка 3. Осигурете мястото
Ако нямате собствено място, ще трябва да изберете място, което да съхранява вашето събрание и да го обезопаси възможно най -скоро.
- Дори и да имате свои собствени съоръжения, провеждането на Общото събрание на отделно място може да направи повода по -значим и като такъв може да привлече повече посетители.
- Изберете място, където да се настанят всички участници. Уверете се, че стаята е достатъчно голяма, за да побере всички удобно. Ако имате членове или други посетители, които се нуждаят от специално настаняване (като широки врати и рампи за членове, привързани към инвалидни колички), проверете дали мястото може да отговаря на тези нужди, преди да го резервирате.
- След като решите за правилното място, резервирайте го веднага щом зададете датата и часа.
Стъпка 4. Подгответе дневен ред
Дневният ред по същество представлява списък или очертание на информацията, която ще бъде обхваната на Общото събрание.
- Подгответе дневния ред предварително. Може да се наложи да го изпратите на присъстващите с известието за събрание, но дори и да не го направите, ще трябва да го подготвите за загуба на съзнанието на същинската среща.
- Избройте темите за обсъждане в реда, в който очаквате да ги разгледате.
- Обикновено изброяването на заглавието на всяка тема е достатъчно в дневния ред. Вероятно не е нужно да предоставяте подробности за всяка тема.
-
Примерен дневен ред може да изглежда така:
- ДНЕВЕН ДЕН
- 1) Добре дошли
- 2) Извинения за отсъствие
- 3) Предишни AGM минути
- 4) Въпроси, произтичащи от протоколи
- 5) Годишен доклад на председателя
- 6) Годишен доклад на секретаря
- 7) Годишен отчет на касиера
- 8) Избор на офицери
- 9) Общ бизнес
- 10) Дата на следващото заседание
- 11) Затваряне на заседанието
Стъпка 5. Отделете необходимото време за подготовка на документи и доклади
Отнема време, за да подготвите всички различни изявления, доклади и документи, които ще ви трябват за общото събрание, така че започнете по -рано.
- Погрижете се за всички документи и доклади, за които отговаряте, възможно най -рано.
- Напомнете и на другите членове на комисията да подготвят информацията, за която отговарят.
- Документите, които може да се наложи да подготвите, могат да включват месечни финансови отчети и други финансови отчети, предходните Общи събрания, доклада на президента, доклада на секретаря и доклада на касиера.
Стъпка 6. Общувайте с членовете относно лидерските роли
Ако изборите за борд ще бъдат обсъдени на Общото събрание, трябва да потърсите членове, които биха могли да отговарят на необходимите роли преди самото събрание.
- Говорете с членовете, на които държите под око, и попитайте дали те биха желали да поемат ролята.
- Ако ще се изисква допълнително обучение, осигурете на тези членове обучението, от което те ще се нуждаят.
Стъпка 7. Изпратете известието
Трябва да изпратите официално „Известие за среща“до всички членове. Следвайте правилата, определени в правилата на вашата организация, когато определяте кога и как да направите това.
- Може също да се наложи да поканите спонсори, доживотни членове и възпитаници, както и други заинтересовани страни или свързани лица.
- Обикновено известието за събрание трябва да включва датата, часа, продължителността и мястото на събранието. Ще трябва да заявите, че изборите се провеждат, когато е приложимо.
- Можете да включите целия дневен ред на срещата или да изберете да споменете една или две ключови точки. Проверете конституцията на организацията, за да определите правилната процедура.
Стъпка 8. Настройте пространството преди срещата
В деня на събранието, пристигнете няколко часа по -рано, за да можете да настроите стаята.
Имайте предвид, че някои посетители може да пристигнат 30 минути по -рано. Опитайте се да настроите всички седалки и напитки, преди това да се случи
Част 2 от 3: Втора част: Обсъждане на дневния ред на срещата
Стъпка 1. Отделете минути
Обикновено секретарят е отговорен за воденето на протоколи от заседанията, но ако случаят с вашата организация не е такъв, ще трябва да назначите някой, който да записва съдържанието на общото събрание.
- Записвайте всички решения, взети на Общото събрание, особено тези, свързани с избори и промени в устава на организацията.
- Също така може да бъде мъдра идея да запишете имената и информацията за контакт на присъстващите. Можете да направите това, като инструктирате присъстващите да влязат, когато пристигнат.
Стъпка 2. Добре дошли на присъстващите
Отворете общото събрание с официален поздрав. По време на това поздравление се уверете, че дневният ред на срещата и годишните доклади се разпространяват сред присъстващите.
- Обявете срещата за открита. Докато правите това, посочете пълното име на организацията и текущия брой на събранието (двадесет и второто годишно общо събрание, тридесет и деветте годишно общо събрание и т.н.).
- Добре дошли всички членове и посочете всички специални посетители.
Стъпка 3. Изпратете всички необходими извинения
Ако някой служител или значим член отсъства, може да искате да посочите накратко имената на тези, които отсъстват след вашето приветствено съобщение.
- Можете да поканите и други присъстващи членове да се извинят от името на допълнителни отсъстващи присъстващи.
- Направете официално предложение да приемете извиненията.
Стъпка 4. Прегледайте предишните протоколи от събранието
Проверете дали всички са получили копие от срещите от миналогодишното Общо събрание. Прегледайте тези протоколи и когато всички въпроси бъдат решени, преминете към официално приемане на протоколите.
- Ако има някакви изменения или корекции, които трябва да бъдат направени, те трябва да бъдат направени преди приемането на протокола.
- След като гласува за приемане на протокола, председателят ще трябва да ги подпише.
Стъпка 5. Въведете всички нови въпроси
Теми, които са свързани с протоколите от предишното ви събрание, трябва да бъдат разгледани веднага след приемането на тези протоколи.
Обсъдете въпросите, ако е необходимо. Обикновено това е време за представяне на притеснения и наблюдения, така че официални движения може да не са необходими
Стъпка 6. Прегледайте докладите
Ще трябва да обсъдите доклада на президента или председателя, доклада на секретаря и доклада на касиера.
- Прочетете и обсъдете всеки доклад един по един. След като всеки доклад бъде прегледан задълбочено, трябва да направите официално предложение за приемане на този доклад.
- По време на доклада на ковчежника ще трябва да представите на присъстващите запис на финансите за предходната година. Касиерът обикновено може да изпълни задачата, но някои организации може да изискват използването на независима страна.
Стъпка 7. Преминете през всички избори
Ако трябва да бъдат избрани нови членове на борда на тазгодишното Общо събрание, трябва да проведете тези избори след представяне на докладите, но преди да бъдат разгледани общи въпроси.
- Подгответе предварително необходимите материали.
- Вземете решение за системата за гласуване преди срещата. Обяснете ясно системата преди гласуването.
- Неутрална партия трябва да преброи гласовете.
- Протоколът ще трябва да покаже кой е номиниран, кой е предложил номинацията и кой я е предоставил. Той също така трябва да посочи броя на гласовете, които всеки кандидат има и кой е избран за всяка позиция.
Стъпка 8. Обсъдете общия бизнес
Общият бизнес обикновено е последният въпрос, обсъждан на ОС. Това е време за присъстващите да повдигнат въпроси и притеснения, които не са обхванати по друг начин.
Тъй като тази част от срещата е донякъде неформална, вероятно няма да вземете никакви движения или гласове през това време
Стъпка 9. Задайте дата за следващата среща
Ако знаете датата и мястото на следващото общо събрание, посочете го в края на тази среща.
Пропуснете тази стъпка, ако все още не са направени официални планове
Стъпка 10. Затворете срещата
Когато всичко бъде покрито, обявете събранието за приключено.
Част 3 от 3: Трета част: Направете срещата приятна
Стъпка 1. Поставете поздравител на вратата
Назначете член -двама да застане на вратата и да поздрави хората, когато пристигнат.
Използването на поздравителни устройства може да направи атмосферата по -приятелска и приветлива
Стъпка 2. Осигурете освежителни напитки
Опитайте се поне да осигурите вода за присъстващите, особено ако срещата ще бъде продължителна.
- Предлагането на разнообразни напитки е по -добър вариант. Помислете за осигуряване както на студени напитки (вода, студен чай и лимонада/пунш), така и на топли напитки (кафе и горещ чай).
- В зависимост от времето на деня може да бъде подходящо да се предложат леки закуски като сирене и бисквити.
Стъпка 3. Поканете гост -лектор
Гост -лекторът трябва да говори по неофициален въпрос от голямо значение за членовете на вашата организация.
Обикновено ораторът ще следи представянето на общия бизнес, но ще дойде преди края на същинската среща. Ако желаете обаче, можете да помолите оратора да представи след края на официалната среща
Стъпка 4. Предложете награди
Наградата на вратата може да насърчи присъствието. Томболите могат да насърчат както посещаемостта, така и финансовата подкрепа.
- Помислете за организиране на томбола 50/50, в която половината от приходите отиват за победителя, а половината за организацията.
- Томболите с кошници за подаръци са друг вариант.
- Помислете за присъствие като изискване за вземане на награди.
Стъпка 5. Следвайте срещата със социално
Насърчавайте присъствието, като поддържате официалната бизнес част на Общото събрание възможно най -кратка. Следвайте го в социална мрежа, където посетителите могат да си взаимодействат и да се забавляват.
- Ако имате бюджет, помислете за организиране на обяд след края на срещата. Можете да намалите разходите, като направите обяда като потапяне.
- За организации с по -ниски бюджети неформалният час за коктейли може да бъде по -реалистичен. Вместо да се освежавате по време на срещата, изчакайте след това и сервирайте закуската с разнообразие от безалкохолни напитки и вино.