Как да си водите минути (със снимки)

Съдържание:

Как да си водите минути (със снимки)
Как да си водите минути (със снимки)

Видео: Как да си водите минути (със снимки)

Видео: Как да си водите минути (със снимки)
Видео: Как да слагаме воден знак на снимките си във Фотошоп 2024, Март
Anonim

Току -що сте избрани или назначени за секретар на комисията, към която принадлежите. Честито! Знаете ли как да вземете, подготвите и представите минути? Независимо дали следвате законодателните правила на Библията на Робърт или правите протоколи в по -малко официална обстановка, ето важните методи, които трябва да следвате.

Стъпки

Примерни протоколи

Image
Image

Примерен протокол от срещата

Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.

Image
Image

Примерни протоколи от бизнес срещи

Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.

Image
Image

Примерен протокол от заседанието на борда

Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.

Част 1 от 4: Подготовка предварително

Вземете минути Стъпка 1
Вземете минути Стъпка 1

Стъпка 1. Запознайте се с политиките на събранията на вашата организация

Ако се очаква секретарят да вземе официални протоколи, попитайте дали групата спазва Правилата на Робърт или друго ръководство. В по -неофициални настройки попитайте какво трябва да бъде включено в протоколите или как те ще бъдат използвани.

  • Като протоколчик не е необходимо да се запознавате с пълните правила за реда. Придобиването на копие (или заемането на председателското) обаче може да бъде полезно за отговор на конкретни въпроси.
  • Осъзнайте и вашата роля. Някои минути секретари не участват в срещата, докато други отделят минути, докато допринасят за дискусията. И в двата случая секретарят не трябва да бъде някой, който има друга важна роля, например председател или фасилитатор.
Вземете минути Стъпка 2
Вземете минути Стъпка 2

Стъпка 2. Подгответе шаблон предварително

Протоколите на всяка среща ще съдържат почти една и съща информация. Шаблонът създава един последователен формат за по -лесна справка. Включете минимум място за следната информация.

  • Име на организацията.
  • Вид на срещата. Това редовно седмично или годишно заседание, по -малко заседание на комитет или заседание, свикано със специална цел?
  • Дата, час и място. Оставете място за началния и крайния час (свикване и отлагане).
  • Име на председател или ръководител на събранието и име на секретар (или техните заместници).
  • Списък на „присъстващите“и „извинения на отсъстващите“. Това е фантастичен термин за лист за присъствие. Обърнете внимание дали има кворум (броят на хората, достатъчен за провеждане на гласуване).
  • Място за вашия подпис. Като протоколист винаги ще подписвате работата си. Може да се изисква допълнителен подпис, когато протоколите бъдат одобрени, в съответствие с политиките на вашата организация.
  • Дневен ред, ако има такъв. Ако председателят или водещият на срещата не са ви помолили да съставите дневен ред, те трябва да имат такъв при поискване. Наличието на такъв за справка ще ви помогне да организирате бележките си от срещата.
Вземете минути Стъпка 3
Вземете минути Стъпка 3

Стъпка 3. Носете тефтер или лаптоп със себе си

Уверете се, че каквото и да донесете, е нещо, което ви е удобно. Ако ще пишете минути често, отделете бележник за тази цел или създайте папка на компютъра си.

  • Ако сте взели протоколи на по -ранна среща и те не са били представени за одобрение, не забравяйте да вземете и тези със себе си.
  • Докато аудио рекордерът може да ви помогне да препишете минути по -късно, той не замества воденето на бележки. Ако все пак записвате срещата, уверете се, че всички присъстващи са съгласни и не се поддавайте на изкушението да създадете препис от дума на дума.
  • Изучаването на стенограма ще ускори воденето на бележки, но не е нужно да можете да сваляте всяка дума, за да отделите минути. Всъщност трябва да избягвате това.
  • Ако бъдете помолени да водите бележки публично по време на срещата, използвайте проектор или статив за презентации. Уверете се, че можете да вземете бележките вкъщи след това, без да ги размазвате, така че да можете да ги използвате за въвеждане на минути.

Част 2 от 4: Водене на бележки за срещи

Вземете минути Стъпка 4
Вземете минути Стъпка 4

Стъпка 1. Разпределете лист за присъствие

Веднага щом присъстват всички, раздайте един лист хартия (повече за много големи срещи) с място за всеки човек да напише своето име и информация за контакт. Можете да използвате това след срещата, за да попълните секцията за посетители във вашия шаблон, или да прикачите самия лист за влизане към попълнените минути.

Ако не сте запознати с много от присъстващите, вместо това скицирайте таблица за сядане и я попълнете, като помолите всички да се представят. Дръжте го удобно, докато правите бележки за срещи, за да можете да се обръщате към хората по име, когато е подходящо (както е обсъдено по -долу)

Вземете минути Стъпка 5
Вземете минути Стъпка 5

Стъпка 2. Попълнете колкото е възможно повече от вашия шаблон

Докато чакате началото на заседанието, запишете името на организацията, датата и мястото на заседанието и вида на заседанието (напр. Седмично заседание на борда, заседание на специален комитет и т.н.). Когато срещата започне, отбележете началния час.

  • Ако нямате шаблон, запишете тази информация в горната част на бележките за срещата.
  • Ако събранието е било свикано със специална цел или в специално време, запазете известието, изпратено, за да уведомите членовете. Трябва да го прикачите към минутите след преписването му.
Вземете минути Стъпка 6
Вземете минути Стъпка 6

Стъпка 3. Забележете резултата от първото движение

Повечето официални срещи ще започнат с предложение за приемане на дневен ред, така че тази стъпка ще използва това като пример. Ако срещата започне с различно движение, не забравяйте да запишете същата подходяща информация:

  • Точната формулировка на движението, започващо „движа се“. Обикновено това ще бъде „Предлагам за приемане на дневния ред“.
  • Името на движещия се (лицето, предложило движението).
  • Резултатът от гласуването. Ако гласуването успее, напишете „движение е извършено“. Ако не успее, напишете „motion failed.“
  • Можете да поискате дълги предложения да бъдат подадени в писмена форма, ако не можете да ги запишете точно. Ако това е повтарящ се проблем, попитайте между срещите дали това може да се направи официална политика за движения над определен брой думи.
  • Ако сте изготвили дневен ред, вие може да сте движещият на това предложение, както и секретар на протокола. Това е добре; стига да останете обективни, няма проблем да записвате собствените си действия.
Вземете минути Стъпка 7
Вземете минути Стъпка 7

Стъпка 4. Запишете други движения по време на срещата

Слушайте внимателно всички дискусии, но (освен ако не е указано друго!) Не ги записвайте. Когато се направи ново движение, запишете съответната информация.

  • Не забравяйте, че всяко предложение трябва да включва точната формулировка на предложението, името на движещия се и резултата от гласуването.
  • Някои предложения изискват подател, преди да се премине към гласуване. Ако някой каже „Поддържам предложението“или подобно, запишете името на този човек като подател.
  • Ако не знаете името на движещия се или се нуждаете от повторение на движението, прекъснете срещата учтиво, за да попитате. Точното записване на информация е достатъчно важно, за да оправдае малко прекъсване.
  • Ако дадено предложение бъде изменено, просто променете формулировката на движението във вашите бележки. Освен ако изменението не е противоречиво и не предизвиква много дискусии, няма нужда да се отбелязва, че е настъпило изменение.
Вземете минути Стъпка 8
Вземете минути Стъпка 8

Стъпка 5. Слушайте отчетите и вземете копия

Всеки път, когато доклад, бюлетин за новини или подобен материал се чете на глас, запишете името на доклада и лицето, което го чете (или името на подкомисията, която го изготви). Ако има приложено движение, запишете го, както бихте направили всяко друго движение.

  • Най -практично е да получите копие в края на срещата. Направете бележка, за да помолите читателя или ръководителя на срещата (председател или президент) за копие след това. Ще прикачите копие на всеки отчет към протоколите, след като сте ги преписали.
  • Ако копията не са налични, вместо това отбележете къде се съхранява оригиналният документ. Може да се наложи да поискате тази информация след срещата.
  • Ако член прави устен доклад (вместо да чете от документ), напишете кратко, обективно резюме на доклада. Не навлизайте в конкретни подробности и не цитирайте оратора дословно.
Вземете минути Стъпка 9
Вземете минути Стъпка 9

Стъпка 6. Запишете предприетите или възложени действия

Това включва „проверки“на задачите на последната среща, както и нови действия. Някой е бил възложен да напише писмо? Обърнете внимание на тяхното име и инструкции.

  • В зависимост от това колко официална е срещата ви, много от тези действия могат да попаднат под чадъра на „движения“. За по -малко официални срещи може да се наложи да държите ушите си обелени и за по -малко ясно организирани решения.
  • Включете кратко споменаване на обосновката на решението, ако е дадено такова.
Вземете минути Стъпка 10
Вземете минути Стъпка 10

Стъпка 7. Запишете всички точки на заповед и решения

Когато се прави възражение срещу процедура, запишете пълното възражение и неговото основание, както и пълното решение, дадено от председателя.

Не забравяйте да включите всички препратки към Правилата на Робърт, правилника на организацията или протокола на компанията

Вземете минути Стъпка 11
Вземете минути Стъпка 11

Стъпка 8. Само ако бъдете помолени, запишете резюмета на дискусиите

Официално протоколите са запис на извършеното, а не казаното. Въпреки това изпълнете всички конкретни искания, които вашата организация отправя към вас.

  • Когато записвате дискусия, бъдете възможно най -обективни. Включете конкретни точки, а не мнения и сведете до минимум употребата на прилагателни и наречия. Сухото, фактическо, скучно писане е вашата цел!
  • Не се обръщайте към хората по име по време на резюмето на дискусията. Това е особено важно по време на разгорещени спорове, които могат да причинят обида.
Вземете минути Стъпка 12
Вземете минути Стъпка 12

Стъпка 9. Завършете в края на срещата

Запишете времето, в което срещата е прекъсната. Не забравяйте да вземете всички копия на отчети или да напомните на някого да ви ги изпрати.

Прегледайте бележките си, за да видите дали нещо липсва или има нужда от изясняване. Ако трябва да зададете въпрос на някого, направете го сега, преди да си тръгне

Част 3 от 4: Преписване на протоколите

Вземете минути Стъпка 13
Вземете минути Стъпка 13

Стъпка 1. Започнете този процес възможно най -скоро

Най -добре е да препишете официалните протоколи веднага след срещата, когато събитията са все още свежи в съзнанието ви.

Вземете минути Стъпка 14
Вземете минути Стъпка 14

Стъпка 2. Използвайте компютър, за да въведете вашите бележки за събрание

Може би вече сте направили това, ако сте използвали лаптоп на срещата. Запазете бележките си и започнете нов документ за минутите, за да можете да сравнявате бележките и минутите си един до друг.

Вземете минути Стъпка 15
Вземете минути Стъпка 15

Стъпка 3. Форматирайте бележките си в чисти абзаци

Всяко ново предложение, решение или съдебен ред трябва да бъдат в отделен параграф. Докато ги форматирате, проверете дали:

  • Използвайте правилен правопис и граматика. Използвайте проверка на правописа, ако е необходимо.
  • Използвайте едно и също време през цялото време. Използвайте минало или настояще време, но никога не превключвайте между тях в един и същ документ.
  • Да са максимално обективни. Вашето собствено мнение никога не трябва да се извежда от протокола. Опитвате се да създадете обективен запис, който всеки да може да използва.
  • Използвайте прост и точен език. Всеки неясен език трябва да бъде заменен с точна формулировка. Описанията на цветя трябва да бъдат премахнати изцяло.
  • Включете само предприети действия, а не дискусии. Освен ако не сте помолени да записвате дискусии, трябва да се съсредоточите върху това, което е било Свършен, а не това, което беше казах.
  • Номерирайте страниците за по -лесна справка.
Вземете минути Стъпка 16
Вземете минути Стъпка 16

Стъпка 4. Разпределете черновата на протокола си сред членовете

Изпратете копие на всеки член, като използвате информацията за контакт от листа за вход. Ако нямате техните данни за контакт, ръководителят на срещата трябва да може да се свърже с тях.

Вземете минути Стъпка 17
Вземете минути Стъпка 17

Стъпка 5. Одобрете протокола от събранието

Може да бъдете помолени да прочетете протоколите на глас на следващото заседание и да ги изпратите за одобрение. Ако движението премине, отбележете, че протоколите са приети.

  • Ако протоколите са коригирани, преди да бъдат приети, направете промените в документа и посочете в края, че протоколите са коригирани. Не описвайте конкретни корекции.
  • Ако е направено предложение за коригиране на минутите след приемането им, включете точната формулировка на това движение в съответните минути и дали движението е прието или не.

Част 4 от 4: Чрез използване на шаблони за протоколи от срещи

Вземете минути Стъпка 18
Вземете минути Стъпка 18

Стъпка 1. Посетете сайта за събиране на шаблони за срещи

Тези готови шаблони ще ви спестят време за настройка, организирайки вашите минути, и ще ви помогнат да предотвратите грешки.

Вземете минути Стъпка 19
Вземете минути Стъпка 19

Стъпка 2. Отделете малко време за разглеждане на всеки сайт

Използвайте техните функции за търсене и превъртете през опциите, за да намерите този, който е най -подходящ за вас.

Ако имате нужда от конкретен вид шаблон-общ или стандартен, например-прегледайте сайтовете за вашите специфични нужди и го изтеглете, като щракнете върху бутоните „изтегляне“или „използване на шаблон“. Не забравяйте да го запазите на лесно намиращо се място, за да не се загуби

Вземете минути Стъпка 20
Вземете минути Стъпка 20

Стъпка 3. Отворете файла

След като сте го изтеглили, разархивирайте файла и го отворете в Microsoft Word или Excel. За най -добро качество и лекота на използване използвайте най -новата версия на Microsoft word. Актуализирането само ще улесни нещата и ще ви позволи да използвате нови функции.

Вземете минути Стъпка 21
Вземете минути Стъпка 21

Стъпка 4. Добавете логото на компанията си и знак за авторски права в заглавката

Изтрийте другото примерно лого-но не забравяйте да прочетете условията за ползване на всеки сайт, от който сте взели шаблона първо. Няма нужда от излишни правни проблеми, нали?

Вземете минути Стъпка 22
Вземете минути Стъпка 22

Стъпка 5. Променете заглавието

В областта на заглавието маркирайте думите „Среща/група“и въведете действителното си заглавие за протоколите от срещата.

Вземете минути Стъпка 23
Вземете минути Стъпка 23

Стъпка 6. Променете темата (по избор)

За да направите шаблона си за минути по -хубав и професионален, помислете за промяна на цветовете или за избор на вече направена тема. Просто е: намерете раздела „Оформление на страницата“и го следвайте до секцията „Цветове и теми“. Там можете да персонализирате как изглежда вашият шаблон. Можете дори да го накарате да съответства на цветовете на логото на вашата компания.

Вземете минути Стъпка 24
Вземете минути Стъпка 24

Стъпка 7. Назовете разделите на шаблона

В шаблона трябва да има няколко имена на полета. Може би имате нужда от повече, може би по -малко, или може би просто не харесвате начина, по който са етикетирани. Персонализирайте ги така, че да отговарят на нуждите на вашите срещи.

Вземете минути Стъпка 25
Вземете минути Стъпка 25

Стъпка 8. Запазете шаблона на вашия лаптоп, за да можете да го донесете на срещи, за да започнете да вземате минути

Ако продължите да използвате Microsoft Office, нещата ще бъдат бързи и лесни и би трябвало да можете да следите срещата по още по -организиран и точен начин от преди. Като алтернатива можете да разпечатате вашия шаблон, за да напишете бележките си на ръка, но не забравяйте да поддържате височината на полето, за да сте сигурни, че можете да поберете толкова информация, колкото ви е необходимо.

Вземете минути Стъпка 26
Вземете минути Стъпка 26

Стъпка 9. Проверка на вашия шаблон

Честито! Вашият шаблон за протокол от събрание е завършен. Вашата производителност и точност по време на срещите трябва да се покачат експоненциално сега, когато имате шаблон, който да ви води и организира мислите ви. Както при всеки проект, прегледайте подробностите на вашия шаблон, за да видите дали нещо липсва или е неясно. След като сте сигурни, че всичко е наред, вашият шаблон ще бъде финализиран за използване и ще бъдете готови за предстоящите си срещи.

Съвети

  • Въведете вашите минути веднага след края на срещата. Най -добре е да направите това, докато събитията са все още свежи в съзнанието ви. Важно е също така участниците да получат копие от своите действия възможно най -скоро след срещата.
  • Седнете възможно най -близо до председателя на срещата. Това ще ви позволи да чуете всичко и да поискате разяснения, без да се налага да повишавате тон.
  • Съхранявайте протоколите на сигурно място.
  • Помолете хората да запишат своите предложения, за да не е нужно да ги записвате на място.
  • Не се страхувайте да прекъсвате и да поискате разяснение по всяко време.
  • Протоколите са много важни. Те са запазени и може да се споменават години и години напред. Ако това е правен въпрос, например, репутацията на някой може да зависи от това.
  • Прочетете определени части от Правилата за ред на Робърт, по -специално раздела за това да бъдете секретар.
  • Пишете нещата така, както се случват. Ако една и съща тема се повдига два пъти, не ги групирайте заедно.

Внимание

  • Не влагайте твърде много подробности в протокола. Дори ако сте били помолени да записвате дискусии, дръжте ги възможно най -кратки и точни. Ограничете се да записвате основните повдигнати точки, иначе ще бъдете претоварени и запълнете минутите с ненужни подробности.
  • Личните интерпретации и чувствата на протоколиста не трябва да се вписват в протокола.
  • Ако част от срещата попада под привилегията адвокат-клиент, Недей запишете тази част. Отбележете вместо това, че "адвокатът информира, че дискусията е попадала под привилегията адвокат-клиент. Дискусията не е записана".
  • Ако бъдете помолени да запишете поверителна дискусия, например между адвокат и клиент, вземете отделни протоколи и ги съхранявайте отделно от протокола от общото събрание. Маркирайте ги като поверителни и дайте ясно да се разбере кой има достъп до тях.

Препоръчано: