Никой не обича среща, която се проточва без цел. Ако отговаряте за написването на дневния ред, избягвайте този сценарий, като напишете ясен дневен ред, установявайки какво ще покриете и колко време ще отделите за всяка тема. Създавайки план и изпълнявайки, вие ще постигнете повече и няма да губите ценното време на колегите си.
Стъпки
Помощ с програмата
Анотиран дневен ред на срещите
Част 1 от 3: Работа по основния план
Стъпка 1. Поискайте информация от колегите си
Хората ще бъдат по -ангажирани в срещата, ако имат дума в дневния ред. Поискайте предложения за това какво да включите и се опитайте да добавите някои от тях към дневния си ред.
- Можете да изпратите имейл предварително или да посетите с хора поотделно.
- Не забравяйте да направите това поне 6-7 дни предварително, така че членовете на вашия екип да имат шанс да дадат своя принос. Искате дневният ред да бъде финализиран 3-4 дни преди срещата.
Стъпка 2. Установете вашата основна цел или цели
Срещата трябва да има определена цел, например да вземе решение, да сподели информация, да направи планове за бъдещето или да даде отчети за напредъка. В противен случай не би трябвало да се срещате на първо място.
Срещата може да има повече от една цел. Например, може да искате да споделите отчети за напредъка, които да ви помогнат да вземате решения за бъдещето
Стъпка 3. Фокусирайте се върху въпроси, които засягат не само няколко души
Ако една точка от вашия дневен ред може да бъде решена чрез среща между 2 души, оставете я настрана. Вместо това използвайте ценното си време за срещи, за да работите по проблеми, които всеки трябва да прецени.
- Например, ако вие и друг човек трябва да се съберете за нов проект, организирайте отделна среща за това.
- Ако изразходвате ценно време за среща за проблем, който може да бъде решен от няколко души, другите ще почувстват, че губите времето им. Освен това е трудно да планирате срещи с голям брой хора, така че използвайте възможността.
Стъпка 4. Стеснете списъка си с точки от дневния ред до това, което искате да обхванете
Приоритизирайте най -важното, което трябва да направите на тази среща. Може да не успеете да покриете всичко, така че се придържайте към това, което е абсолютно най -важното.
- Например, може би имате „договаряне на срокове за проекти“, „доклади за напредъка“, „нови проекти“и „мозъчна атака“. Може да решите, че нямате време за мозъчна атака на тази среща.
- Може да се наложи да насрочите по -малки срещи, за да помогнете да свършите неща, които не попадат в основния ви дневен ред за голямата среща.
Стъпка 5. Първо планирайте най -важните теми
Когато планирате срещи, обикновено е добра политика предварително да заредите графика с най-важните теми. Това гарантира, че всеки ще може да обсъжда тези важни теми, когато е най -силен и най -малко уморен в самото начало на срещата.
- Например, може да искате да поставите елементи за вземане на решения пред докладите за напредъка (освен ако не трябва да чуете докладите за напредъка, за да вземете решението).
- Освен това, ако срещата трябва да приключи по -рано или определени посетители трябва да напуснат, преди да приключи, вече ще сте обсъдили най -важните теми.
Стъпка 6. Очертайте колко време ще отнеме всеки елемент
Въпреки че не можете да знаете със сигурност колко време ще отнеме всеки елемент, имате нужда от обща представа. Имайте предвид колко продължителна е срещата и колко теми трябва да обхванете. Опитайте се да отделите повече време за най -важните теми.
- Например, може би ще отделите 30 минути за доклади за напредъка, 10 минути за обсъждане и 10 минути за гласуване на нови срокове.
- Ако нямате определени часове за теми, няма да преминете през дневния си ред. Помислете за времето преди срещата, защото може да решите, че не можете да покриете всичко, което искате, в определеното време.
- Вземете предвид броя на хората, присъстващи на срещата ви при определяне на увеличаването на времето. Ако имате 15 души и дадете на тема 15 минути, това означава, че всеки човек може да говори само за по -малко от минута. Дори и не всеки човек да говори, това може да е подходящо.
Част 2 от 3: Изграждане на програмата
Стъпка 1. Започнете със заглавие за вашия дневен ред и среща
Заглавието ви трябва да каже на читателя, че чете дневен ред. Той също така трябва да въведе темата на срещата. Когато вземете решение, поставете заглавието си в горната част на празния документ. Поддържайте заглавието си просто и по същество.
- Например заглавието ви може да бъде „Дневен ред на срещата през юли: Обсъждане на нови идеи за проекти“или „Програма на срещата от август 2019 г.: Преместване на крайните срокове за проекта нагоре“.
- Придържайте се към обикновен бизнес шрифт като Times New Roman или Calibri.
Стъпка 2. Отделете време на срещата за поздрави и приветствия
Тази част от срещата дава възможност на хората да се поздравят. Това също е място за вас или други ръководители на срещи да отворите срещата и да обсъдите основните теми, които ще обхванете.
- Можете също така да използвате ледоразбивач, ако срещата включва много хора, които не се познават.
- Ако пишете дневен ред за голяма среща, да речем на конференция, времето, необходимо за тази част, може да бъде значително. На малка среща в офиса тази част може да отнеме само няколко минути.
- Можете също така да оставите място за промени в дневния ред в началото.
Стъпка 3. Фразирайте точките от дневния си ред като въпроси, за да заинтригувате членовете на вашия екип
Когато поставите само няколко думи в дневния ред, това може да остави вашите колеги объркани. Един въпрос помага за осигуряването на контекст и им дава възможност да помислят предварително.
- Например, вместо да пишете „Срокове за проекти“, можете да напишете: „Могат ли сроковете за проекти да бъдат преместени, за да отговорят на нарастващото търсене?“
- Ако е необходимо, добавете кратко описание под въпроса.
Стъпка 4. Напишете приблизително време до всяка тема от дневния ред
Въпреки че не е задължително да включвате времена, това може да помогне на хората да се подготвят. Това ще им позволи да поискат повече време, ако е необходимо, например.
Той също така дава възможност на хората да съкратят забележките си, ако времето е кратко
Стъпка 5. Създайте процес за всеки елемент от списъка
Процесът определя как ще подходите към всяка точка от дневния ред. Например, ако говорите за преместване на крайните срокове за проекти, всеки човек ще се обърне към темата от различен момент в процеса. Чрез установяване на процес получавате всички на една и съща страница.
Например, кажете, че точката на дневния ред е: „Могат ли сроковете за проекти да бъдат преместени, за да се отговори на нарастващото търсене?“Вашият процес може да бъде "10 минути, за да обсъдите текущия напредък. 15 минути, за да установите какво е необходимо за увеличаване на производителността. 10 минути за претегляне на плюсовете и минусите. 5 минути за гласуване дали сроковете трябва да бъдат преместени нагоре."
Стъпка 6. Определете кой ще ръководи всеки раздел от дневния ред
Забележете кой ще ръководи всяка част от срещата. Не позволявайте това да е изненада за човека. Трябва да решите това предварително и след това да го запишете в дневния ред.
Ако ръководите цялата среща, можете да отбележите това в горната част на дневния ред
Стъпка 7. Разпределете време в графика за всички специални гости
Ако на вашата среща идват гости, за да обсъдят важни теми, ще искате да посветите част от времето на срещата на тези хора. Планирайте да възложите на всеки гост един запис в дневния ред, дори ако темата е за повече от една тема за обсъждане. По този начин те ще могат да организират темите си според тях.
Най -добре е да се свържете с гостите предварително, за да разберете колко време ще им е необходимо за дискусионната тема. Това помага да се избегнат неудобни конфликти при планирането
Стъпка 8. Оставете отвор за друг бизнес
Тази част от дневния ред трябва да приключи в края. Това просто ви дава възможност да попитате другите дали нещо друго трябва да бъде разгледано на срещата. Плюс това, дава възможност на членовете да се върнат към нещо, което може да е било замазано по -рано.
- Когато включите в дневния ред, това дава възможност на членовете да знаят, че ще имат шанс да дадат своя принос, дори ако това, за което трябва да говорят, не е обхванато от вашия дневен ред.
- Можете също да включите време за въпроси и отговори в този раздел.
Част 3 от 3: Приключване на програмата
Стъпка 1. Добавете подробности за срещата към дневния ред
Включете часа, датата и мястото на срещата. Също така добавете имената на всеки, който ще присъства на срещата. По този начин хората знаят предварително с кого ще могат да се свържат, докато са там.
- Също така е добра идея да включите хора, които обикновено биха били там, но не могат да дойдат на тази среща. Дайте да се разбере, че няма да могат да присъстват.
- Включете карта или упътвания, ако на срещата присъстват хора, които не са запознати с вашия район.
Стъпка 2. Отбележете всяка предварителна работа, която трябва да се направи за срещата
Може би има нещо, което вашите колеги трябва да прочетат преди време, или може би трябва да проучат решенията. Може също да искате да помислят за определени проблеми.
Създайте пространство в долната част на дневния ред. Направете го открояващ се с удебелен шрифт или подчертаване, така че участниците да го видят
Стъпка 3. Проверете дневния ред за грешки, преди да го разпространите
Тъй като някои от участниците може да разчитат в голяма степен на дневния ред на събранието, разумно е да го прочетете за грешки и пълнота, преди да го раздадете. Това не е просто учтивост към присъстващите; също така отразява положително вашето внимание към детайлите и уважението, което проявявате към тях.
Стъпка 4. Изпратете дневния ред 3-4 дни преди срещата
Оставянето на вашите колеги да видят дневния ред им дава възможност да се подготвят. Не искате обаче да го изпратите твърде рано, тъй като ще се загуби при разбъркването.
За по -големи срещи на конференции може да се наложи да извадите дневния ред месеци преди време
Съвети
- Опитайте да използвате шаблон, включен в текстообработващата програма. Много програми за текстообработка, като Microsoft Office, Pages for Mac и т.н., имат шаблони за различни лични и професионални документи, които могат да включват програми за срещи. Тези шаблони улесняват бързо и лесно създаването на професионален документ.
- Ако вашата компания има специален формуляр за програми, използвайте този формуляр като шаблон.
- Придържайте се към графика си, но бъдете гъвкави. Уверете се, че срещата ви продължава по график, като следите часовника. Когато получите възможност, учтиво преместете срещата напред, като кажете нещо като: „Трябва да преминем към следващата тема, ако искаме да излезем оттук навреме“.