3 начина да се подготвите за среща

Съдържание:

3 начина да се подготвите за среща
3 начина да се подготвите за среща

Видео: 3 начина да се подготвите за среща

Видео: 3 начина да се подготвите за среща
Видео: INSTASAMKA - ЗА ДЕНЬГИ ДА (Премьера клипа, 2023, prod. realmoneyken) 2024, Март
Anonim

Професионалните срещи варират значително в зависимост от тона, обстановката, формалността и съдържанието. Независимо на каква среща присъствате, важно е да сте добре подготвени. Знайте каква роля се очаква да играете на срещата, определете целите си, подгответе съответните данни и презентационни материали и предварително се поставете в правилното състояние на ума, за да сте сигурни, че ще направите положително, професионално впечатление на вашите колеги или клиенти.

Стъпки

Метод 1 от 3: Предоставяне на техническа и канцеларска поддръжка

Подготовка за среща Стъпка 1
Подготовка за среща Стъпка 1

Стъпка 1. Потвърдете часа, мястото и продължителността на срещата с мениджър

Преди да разпространявате информация за срещата на всички съответни служители, трябва да се уверите, че всички логистични данни, които имате, са верни. Ако не направите това, това може да означава, че по -късно ще трябва да публикувате корекции, нещо, което кара вас и вашия офис да изглеждате неорганизирани и непрофесионални.

  • Може да искате да разработите проект на бележка за съобщение за среща или имейл и да покажете това на вашия мениджър. По този начин мениджърът може да преглежда не само логистичната информация вътре, но и формата и формулировката.
  • Също така не забравяйте да потвърдите кой трябва да получи съобщението. Може би вече знаете кой ще присъства, но вашият мениджър може да иска и други, неприсъстващи работници или клиенти да знаят за срещата.
Подготовка за среща Стъпка 2
Подготовка за среща Стъпка 2

Стъпка 2. Подгответе дневен ред за срещата

Дневният ред е важен документ за всяка среща, тъй като уведомява присъстващите за целите и обхвата на събранието, както и поддържането на самата среща съсредоточена, ефективна и на път. За да изготвите дневен ред, помолете вашия мениджър да ви предостави кратък списък с цели и планирани теми за срещата. От този списък можете да създадете дневен ред, който ще изпратите заедно с известието за часа, датата и мястото на срещата.

  • Добрият дневен ред трябва да включва теми, които трябва да бъдат разгледани и техните цели, както и лектори или членове на персонала, отговорни за представянето на всяка тема. Всички теми и презентации трябва да бъдат подредени в логическа последователност, както и да бъдат сегментирани според времето, което вашият мениджър иска да отдели за всяка стъпка.
  • Ако никога досега не сте създавали дневен ред или все още не сте сигурни относно избрания от вас формат, проверете шаблоните, предоставени от програми за текстообработка, като Microsoft Word и OpenOffice.
Подготовка за среща Стъпка 3
Подготовка за среща Стъпка 3

Стъпка 3. Съберете протоколи от предишни срещи

В допълнение към кратко известие за предстоящата среща и дневен ред, трябва да прикачите всеки протокол от предишни срещи, който е от значение за планираните теми. Ако вашата компания или група не отнема минути, проверете два пъти с вашия мениджър, за да разберете дали има допълнителни данни или основна информация, които биха искали да бъдат изпратени с известието.

Ако не е политика на компанията или групата да си взема протоколи-може би няма никой, който да си вземе протоколите, например-помислете за промяна на тази политика за в бъдеще или поне за записване на звука на срещата за в бъдеще. Тази документация ще помогне на персонала да се върне към обсъжданите идеи и споразумения, както и да навакса какво се е случило на срещата, ако не са успели да присъстват

Подготовка за среща Стъпка 4
Подготовка за среща Стъпка 4

Стъпка 4. Разпределете всички документи

Най -малко седмица преди насрочената среща, изпратете необходимите документи на всички присъстващи и на други съответни служители. Направете това според фирмения протокол: за по -официални срещи или по -големи компании може да се наложи да изпратите хартиени копия, докато по -малки компании или по -неформални срещи на екипи често могат да бъдат организирани по имейл.

  • Някои софтуерни и имейл платформи като Outlook могат да помогнат за улесняване на планирането на срещи, така че проверете тези опции, ако търсите начин за рационализиране и модернизиране на календара за срещи на вашия офис.
  • Този срок е в съответствие с общия офис етикет, но трябва да знаете, че някои организации и професионални протоколи определят конкретни срокове и срокове. Например, някои държави и щати изискват известията за събрания за заседанията на борда на Жилищната асоциация да се изпращат най -малко един месец преди насроченото заседание.
Подготовка за среща Стъпка 5
Подготовка за среща Стъпка 5

Стъпка 5. Съберете необходимото оборудване

Много срещи ще изискват малко повече оборудване и материали, отколкото маса, столове и малко хартия и химикалки за водене на бележки. Някои срещи-особено тези в по-големи компании или които включват натоварени с данни и мултимедия презентации-ще се нуждаят от специално оборудване, като например проектори, екрани, лазерни показалки, микрофони, кабелни връзки или аудио високоговорители. Трябва да съберете и съберете всички на тези материали много преди срещата, за да се уверите, че всичко функционира и е готово навреме.

Ако един или повече служители или членове на екипа планират да представят на срещата, свържете се с тях предварително, за да попитате дали се нуждаят от някаква специфична технология или устройства за тяхното представяне

Подготовка за среща Стъпка 6
Подготовка за среща Стъпка 6

Стъпка 6. Съберете стаята

В допълнение към настройването на цялото необходимо оборудване за срещата преди време, трябва също така да се уверите, че стаята е добре обзаведена за комфорта и вниманието на всички. Например, уверете се, че в стаята има достатъчно столове, че бутилките с вода са заредени и видими и че температурата и циркулацията на въздуха в помещението са приемливи. Такива съображения може да изглеждат като подробности, но проучванията показват, че малки неща като стайна температура могат да окажат голямо влияние върху настроението и вниманието на хората.

В зависимост от обичайния протокол на вашата компания, може да искате да предоставите и някаква закуска или топла напитка за присъстващите. Винаги се уверявайте предварително с вашия мениджър, за да сте сигурни, че предоставяте всичко, което биха искали

Метод 2 от 3: Представяне на идея или предложение

Подготовка за среща Стъпка 7
Подготовка за среща Стъпка 7

Стъпка 1. Проучете позицията си

Ако сте получили определен проект или сте свикали среща, за да предложите идея или да поискате финансиране, трябва да се уверите, че сте „направили домашното“, преди да влезете в срещата. Например, ако предлагате продуктова идея или маркетингова стратегия, трябва да проучите и съберете данни за демографските данни на аудиторията, текущите и прогнозираните модели на разходи и фокус групи или проучвания, които говорят за търсенето или уместността на вашия продукт или идея.

  • Ако ви е възложена задача от по-високо ниво във вашата компания и не сте сигурни какво се очаква, консултирайте се с други висши служители, за да разберете каква информация трябва да имате и как трябва да я представите.
  • Може да ви помогне да си представите, че сте на мястото на някой, който слуша вашия тон. Запитайте се, ако някой ви иска пари или одобрение на определена стратегия, каква информация бихте искали да чуете? С други думи, какъв вид данни биха ви помогнали да убедите в категоричността на идеята или търсенето на продукта пред вас?
Подготовка за среща Стъпка 8
Подготовка за среща Стъпка 8

Стъпка 2. Създайте прости, визуално интересни слайдове или материали

Въпреки че трябва да можете да обсъждате всяка от данните, които представяте и използвате като доказателство за вашия аргумент, трябва да предоставите и визуални изображения-например кръгови графики, стълбови диаграми или дървета на решения-на най-важните фигури. Такива визуални изображения не само предават сложна информация по стегнат, ефективен начин, но и са склонни да се запомнят по -ясно от данните, предадени устно.

  • Има много софтуерни програми, предназначени да ви помогнат при бизнес презентации, така че проверете опции като PowerPoint и SlideDog, когато съставяте презентацията си.
  • Не забравяйте да използвате голям 24 точки при минималния шрифт на вашите слайдове и плакати, както и ясни, рационализирани графики, които не претрупват страницата. Последното нещо, което искате, е вашата аудитория да бъде неясна или объркана относно информацията, която представяте и как тя е уместна.
Подготовка за среща Стъпка 9
Подготовка за среща Стъпка 9

Стъпка 3. Помислете за вашата аудитория

Когато планирате презентацията си, винаги трябва да имате предвид какви хора ще присъстват на срещата и ще слушат вашия разговор. Дали те са членове на екипа, с които работите в тясно сътрудничество? Ако е така, има вероятност изобщо да не се налага да коригирате дикцията или тона си, за да общувате ефективно. За разлика от това, ако на срещата ще присъстват клиенти, които не познавате добре, или хора от други отдели и други области на опит, трябва да се стремите да направите езика и материалите си възможно най -достъпни.

Подготовка за среща Стъпка 10
Подготовка за среща Стъпка 10

Стъпка 4. Напишете свободен сценарий за вашата презентация

Не искате да четете документ или реплики по време на среща, тъй като може би няма по -бърз начин да загубите вниманието на аудиторията си. Като се има предвид това, трябва предварително да организирате мислите и аргументите си в писмена форма. Дори и да не вземете документа със себе си на срещата, ще се възползвате от процеса на изписване и преглед на вашите точки, преди да се наложи да ги съобщите на другите.

  • Ако планирате да използвате скрипта в срещата си, запишете само скелета на вашия аргумент, така че да не се изкушавате да четете от документа, вместо да говорите от маншета.
  • Също така може да ви помогне да запишете интервали в презентацията, когато искате да отпиете глътка вода, да направите настрана анекдотично, да направите пауза по смисъл или да превключите слайдове или визуални графики.
Подготовка за среща Стъпка 11
Подготовка за среща Стъпка 11

Стъпка 5. Репетирайте презентацията си

След като сте събрали цялата информация и презентационни материали, които планирате да използвате, трябва да направите бягане на сухо поне веднъж, преди да вземете шоуто си на път. Това ще ви позволи да измервате времето на речта си, да практикувате сложни формулировки или маски и да изгладите поведението и личността си на публично говорене.

Особено полезно е да направите това имитиращо представяне пред други хора. Помолете приятели, семейство или приятелски колеги да наблюдават вашата работа на сухо и да ви дадат обратна връзка. Те могат да ви уведомят, ако говорите твърде бързо, какви точки изглеждат неясни и дори да ви посъветват относно жестовете и силата на звука на гласа

Подготовка за среща Стъпка 12
Подготовка за среща Стъпка 12

Стъпка 6. Изберете прост и изискан тоалет от гардероба си

Дори ако вашата компания или клиентите, към които предлагате, са постоянно неформални и спокойни, трябва да присъствате на срещата в интелигентно облекло. Това ще покаже, че ви е грижа и че приемате срещата сериозно, докато облеклото може да изглежда така, сякаш изобщо не сте подготвили презентацията си, дори ако сте прекарали цяла нощ или седмица в това. Модни и бизнес експерти са единодушни, че най-изпитаният и истински сериален избор за среща-независимо от пола-е костюм.

  • Най -подходящ е тъмен цвят като морски или черен. Ако срещата е по -неформална, можете да пропуснете вратовръзката или да облечете костюма с по -непринудени аксесоари.
  • Ако сте претърсили гардероба си и не можете да намерите нищо подходящо, попитайте приятели или семейство за съвет. Те могат да имат идея как да импровизират ансамбъл или да могат да ви дадат назаем предмет от собствените си гардероби. Още по -лошото е, че можете да посетите местния търговски център, за да потърсите чифт панталони и блейзър на достъпни цени.
Подготовка за среща Стъпка 13
Подготовка за среща Стъпка 13

Стъпка 7. Събудете се рано

Натискането на дрямка на алармата и след това бързането за работа ще оставят нервите ви размазани, а мислите дезорганизирани. Избягвайте този фрагментиращ фактор, като се събудите и се издигнете много преди срещата ви да е насрочена. Ако отделяте време да се обличате, да пиете кафе и да изпълнявате сутрешната си рутина по лежерен начин, ще ви позволи да съсредоточите мислите си и да придобиете позитивно мислене.

Някои експерти твърдят, че ритуалните практики-дори суеверните, които имат малко рационален смисъл-могат да имат положително въздействие върху представянето. Така че, дори и да ви се струва глупаво, не се колебайте да си обуете късметлийските чорапи, да слушате любимата си песен или да целунете късметлия си, преди да тръгнете

Подготовка за среща Стъпка 14
Подготовка за среща Стъпка 14

Стъпка 8. Яжте богата на протеини закуска

Проучванията показват, че здравословната закуска, пълна с протеини, има голямо влияние върху останалата част от деня. Освен че ви засища за по -дълъг период от време, той също ускорява метаболизма ви и насърчава поддържането на здрави мускули.

Освен това е доказано, че храни, богати на лен и фолиева киселина, помагат за стимулиране на мозъчната функция, така че зареждането на зърнени храни и барове за закуска може да ви помогне да говорите по -свободно и креативно по време на срещата си

Подготовка за среща Стъпка 15
Подготовка за среща Стъпка 15

Стъпка 9. Влезте в позитивна нагласа

След като свършите цялата работа с презентацията, трябва да се озовете в правилното пространство за глави. Можете да преминете през презентацията си бързо, но по -важното е, че трябва да подсилите настроението и увереността си. Направете това, като говорите със себе си по обнадеждаващ, позитивен начин; например, напомнете си колко много работа сте свършили и колко се гордеете с усилията, независимо от това, което се случва на срещата.

Освен това, опитайте се да си представите усмихнат и чувство на облекчение и щастие след презентацията. Положителни образи като този могат да окажат голямо влияние върху представянето ви

Метод 3 от 3: Идентифициране на въпроси за информационна среща

Подготовка за среща Стъпка 16
Подготовка за среща Стъпка 16

Стъпка 1. Помислете да поискате професионален контакт за информационна среща

Ако срещнете някой с добра работа в индустрията, от която се интересувате, или имате познат или мениджър във фирмата, в която стажувате, може да искате да проведете информационна среща с тях. Информационна среща-известна още като информационно интервю-е разговор с препратка или познат, който може да ви послужи като професионален ресурс. Можете да попитате човека за техния опит, неговата област и всякакви съвети, които биха могли да имат за кандидатите, които се опитват да влязат в областта.

Когато обмисляте кого да поискате интервю или дали да попитате конкретен човек, опитайте да запишете какво искате да постигнете и каква информация търсите. Например, интересувате ли се основно от стратегически съвети за материали за кандидатстване или просто искате обща информация за областта, за да определите интереса си към кариера в индустрията? Отговарянето на този вид въпроси ще ви помогне да определите кой ще бъде добър интервюиран и дали конкретен кандидат ще ви бъде полезен

Подготовка за среща Стъпка 17
Подготовка за среща Стъпка 17

Стъпка 2. Поискайте среща

Когато поискате контакт или познат за информационно интервю, трябва да споменете изрично фразата „информационна среща“или „информационно интервю“. Ако не поискате това конкретно, човекът може да се появи, очаквайки неформални напитки или приятелски разговор, и след това да се почувства объркан или уловен, когато започнете да задавате сериозни въпроси.

  • Например, ако сте срещнали някого на парти или събитие в мрежа и сте си побъбрили малко, кажете нещо от рода на: „Имам много въпроси относно областта и вашия опит в нея-бихте ли имали малко време да пиете кафе и да пиете информационна среща с мен?”
  • Ако нямате възможност да ги попитате лично, можете да осъществите контакт по имейл или телефон. Просто бъдете лаконични и учтиви, за да не се чувстват обременени от искането.
Подготовка за среща Стъпка 18
Подготовка за среща Стъпка 18

Стъпка 3. Изберете настройка и час, които са удобни за вашия контакт

Въпреки че човекът, който ви провежда информационна среща, може да се радва да ви помогне, той все още ви прави услуга, като ви дава малко време извън работния си ден. Това означава, че трябва да направите срещата възможно най-удобна за тях, като им отнемате не повече от 15-30 минути.

  • Проверете с вашия интервюиран кое време на деня-например по време на обедната почивка или след работа-и какво място-например кафене или офис-предпочитат.
  • Трябва също така да ги уведомите, че докато срещата на лице би била чудесна, телефонният или онлайн разговорът също са напълно добре. Това съображение показва, че уважавате тяхното време и сте щастливи да приемете всяка малка помощ, която са готови да предоставят.
Подготовка за среща Стъпка 19
Подготовка за среща Стъпка 19

Стъпка 4. Направете домашното

След като настроите среща с вашия контакт, проучете техния произход възможно най -добре. Това ще ви помогне да разберете как да се обърнете към тях, както и каква информация могат да ви дадат. Например, разберете какъв път на кариера са следвали и какви са основните им проекти и роли в момента.

Задаването на конкретни въпроси също ще покаже вашия интерес и ентусиазъм. Превъзходните ласкателства трябва да се избягват, но нещо като: „Моят стар мениджър каза, че е научила толкова много за превръщането на вашия страстен проект в жизнеспособна компания-как започнахте на първо място?“може да смаже колелата и да накара интервюирания ви да измине допълнителната миля, за да ви помогне

Подготовка за среща Стъпка 20
Подготовка за среща Стъпка 20

Стъпка 5. Създайте списък с въпроси за вашата среща

След като определите целите си, съставете план за срещата, който ще постигне тези цели. Запишете въпросите, които искате да зададете, и ги подредете в стратегически ред. Загрейте с общи въпроси, които показват вашето любопитство, като например „Как започнахте в тази област?“и „По какви проекти работите в момента?“Оттам преминете към по -конкретни въпроси, като например „Какви квалификации или умения трябва да подчертая в моята кандидатура?“или „Как трябва да се подготвя за предстоящо интервю, което съм насрочил?“

Не е нужно да четете този дневен ред на срещата, ако ви кара да се чувствате неудобно, но трябва да го носите със себе си, за да проверявате периодично и да се уверите, че не пропускате всичко, което искате да попитате

Подготовка за среща Стъпка 21
Подготовка за среща Стъпка 21

Стъпка 6. Съставете лично изявление

Може би дори повече, отколкото да търсите информация и съвети от информационна среща, вие се опитвате да направите положително впечатление на вашия интервюиран. Искате да дадете на вашия контакт кратко резюме за това кой сте, какво ви прави уникални и от какво се интересувате. Това ще направи по -вероятно те да ви запомнят по -късно, ако се отвори подходяща свободна позиция в тяхната фирма или се срещат с някой, който би могъл да ви бъде полезен.

За да направите това ефективно, запишете параграф или списък с точки за себе си, които можете да споменете в подходящ момент по време на срещата. Това ще ви помогне да направите впечатлението си по -запомнящо се, както и да ви подготви с отговори на всички въпроси, които вашият интервюиран ви поставя

Подготовка за среща Стъпка 22
Подготовка за среща Стъпка 22

Стъпка 7. Донесете химикалка, бележник и актуализирана автобиография на срещата си

Едно от най -важните неща, които трябва да направите на информационна среща, е да изразите интерес към съветите и експертния опит на човека. Можете да направите това, като дойдете подготвени с химикалка и хартия и си водите бележки по време на срещата, както и имате под ръка актуализирана автобиография, в случай че лицето поиска това. Тези подготвителни мерки показват, че сериозно се отнасяте към срещата, която уважавате, уважавате опита на другия и сте професионалисти в боравенето и обработката на нова информация.

Подготовка за среща Стъпка 23
Подготовка за среща Стъпка 23

Стъпка 8. Облечете се професионално

Вероятно не е нужно да носите бизнес костюм-освен ако не срещнете контакта в официалния им корпоративен офис-на информационно интервю, но във всеки случай трябва да носите нещо умно и сглобено. Елегантна дневна рокля или добре притиснато копче и панталон ще сигнализират на вашия интервюиран, че сте живели заедно и че ви е грижа да направите добро впечатление.

Избягвайте по-специално дънки, тениски и раздрани маратонки, тъй като тези дрехи могат да ви накарат да изглежда, че дори не сте си направили труда да прекъснете обичайната си рутина, когато се приготвяте да се срещнете с контакта

Препоръчано: