Претоварване на имейли! Много хора в бизнеса получават повече имейли, отколкото могат да се справят. За да сте сигурни, че имейлите на вашия бизнес са добре приети, трябва да ги направите ясни, кратки и изпълними. В допълнение, използването на подходящ формат и знанието какво да включите или изключите от бизнес имейл може да помогне на вас и вашата компания да изградите и поддържате професионално присъствие.
Стъпки
Част 1 от 3: Изпращане на ясно, кратко и действително съобщение
Стъпка 1. Обобщете имейла в тема от 6-8 думи
Важно е да включите тема, тъй като имейл, който няма тема, може да бъде игнориран. Темата ви трябва да е кратка и точна и трябва да подчертава основното съобщение на имейла. Идеалният предмет дава на читателя всичко, което трябва да знае, или го информира, че трябва да вземе решение. Хората, които получават стотици имейли на ден, могат да отварят само имейли с особено завладяващи теми. Не забравяйте първо да поставите най -важните думи в темата, защото целият обект може да не се вижда на мобилно устройство. Идеалните теми са 6-8 думи и са персонализирани за получателя.
-
Примери за добри теми за имейл
- Маркетингова среща 6/7 в 15:00. Можете ли да присъствате?
- Принтерът се счупи. Мога ли да заменя за $ 200?
- Вашата пратка PetsAlive.org ще пристигне на 9/8
-
Примери за лоши теми за имейли
- Среща
- Принтер
- По пътя към вас
Стъпка 2. Направете имейлите кратки
Хората са заети и не искат да прекарват много време в четене на служебни имейли. Направете имейлите си възможно най -кратки, като същевременно предоставяте всички необходими подробности. Изреченията ви трябва да са кратки и точни.
- Преди да изпратите имейла си, прочетете го и премахнете всяка ненужна информация. Като цяло, ако сте предоставили излишна информация или не по темата, я изтрийте.
- Някои хора се опитват да създават и изпращат имейли, съдържащи пет или по -малко изречения. Ако можете да направите това, това е добра насока за водене на кратка информация по електронната поща и до точката. Можете да направите това, като отговорите на въпросите „Кой съм аз? Какво искам аз? Защо питам този човек? Защо трябва да правят това, което питам? Каква е следващата стъпка, която аз/те/ще трябва да предприемем? " Това обаче се отнася за обикновената електронна поща, а не за имейл, който изисква много подробности, или бързо „благодаря“на вашия колега, който ви е изпратил тази връзка.
Стъпка 3. Напишете имейла, така че да може да се преглежда и да се действа
Използвайте форматиране, което ще помогне на вашия читател бързо да достигне до необходимата му информация. Удебелете най -важните изречения или понятия в дълъг имейл.
Използвайте точки и удебелен текст, за да улесните преглеждането на имейла и действията по него
Стъпка 4. Включете URL адреси или прикачени файлове, ако това ще помогне на читателя да обработи имейла по -бързо
Никога не принуждавайте читателя да търси URL или прикачен файл в друг имейл.
-
Пример за добро внедряване на URL
„Дневният ред на маркетинговата среща е в този URL адрес на Google doc: Google.com/sample“
-
Пример за лошо внедряване на URL адрес
Дневният ред за маркетинговата среща е в имейла, който ви изпратих на 4 -ти
Стъпка 5. Поискайте ясно действието, което искате читателят да предприеме
Не карайте читателя да предположи, че искате решение, съвет, препоръка или покупка. Поискайте директно и недвусмислено това, което искате, имате нужда или очаквате!
- Питането ясно е особено важно, ако изпращате до няколко души. И не забравяйте да извикате името на конкретния човек, от който се нуждаете, за да вземете решението. Например: „Елизабет: Бихте ли предпочели да тръгна по пътека А или по път Б тук?“
- Като алтернатива, ако вашият имейл само информира някого за нещо, вместо да иска действие, ясно маркирайте имейла като „FYI“в темата или в първото изречение.
Част 2 от 3: Поддържане на формалност и професионален имидж
Стъпка 1. Използвайте официален тон
Тонът на вашия имейл трябва да остане професионален и ясен. Стремете се към уверен и учтив тон. Опитайте се да оставите емоционалния или неформалния език изцяло извън имейла. Избягвайте контракции и съкращения, когато е възможно. Не забравяйте, че фразите в цял ръст често изглеждат по-официални.
- Например следният имейл е твърде неформален за бизнеса: Благодаря за змиите, които изпратихте. Съжалявам да кажа, че двама бяха мъртви. Изпратете още скоро, plz. Ще говорим по -късно!
- По -официална версия на предишния имейл: Благодарим ви за изпращането на четирите топчета питона до нашия магазин, Pets Alive! на 2 март 2015 г. За съжаление две от змиите изглежда са пострадали по време на раждането и са починали, когато отворих сандъка за змии. Бих искал да изпратите две заместващи змии възможно най -скоро. Моля, изпратете ми имейл или се обадете в магазина с допълнителни въпроси или да уговорите нова пратка.
- Понякога по-неофициалният имейл е подходящ „вкъщи“с колеги, които познавате добре и ако е в съответствие с „културата на работа“. Въпреки това, не използвайте текстови съкращения, използвайте пълни изречения и не пишете нищо, което не бихте искали шефът ви да прочете.
Стъпка 2. Проверка на имейла ви
Правете всичко възможно, за да сте сигурни, че вашият имейл не включва граматически или правописни грешки и използва стандартни пунктуационни знаци - без ВСИЧКИ ЗАГЛИВКИ, например. Много имейл програми включват опция за проверка на правописа; ако вашият имейл има такъв, използвайте го! Лошата граматика почти сигурно ще подкопае съобщението, което изпращате, така че, ако е възможно, използвайте програма за проверка на граматиката.
Ако изпращате имейл до голям брой хора или ако имейлът е особено важен, може да искате някой (или няколко лица) да го прочете, преди да го изпратите
Част 3 от 3: Най -добри практики за официални поздрави и затваряния
В зависимост от отношенията ви с получателя, може да искате да използвате официални отваряния и затваряния. Следното предоставя известна посока и набор от възможности за избор.
Стъпка 1. Започнете имейла си с поздрав
Поздравът трябва да бъде кратък и официален. В зависимост от контекста на съобщението можете да изберете или да не се обърнете към човек конкретно по име. Съобщението до друг бизнес или до неуточнено лице не изисква име.
-
Някои примери за поздрави са:
- Добър ден,
- Поздравления,
- Уважаеми д -р Смит,
- Госпожо Кембъл,
Стъпка 2. Завършете имейла със затваряне
Подходящото затваряне е учтиво и сигнализира, че имейлът е приключил. Въпреки че затварянето на имейл може да не съдържа общо затварящо писмо, като „Най -добри пожелания“или „С уважение“, се счита за „най -добра практика“да се осигури затваряне на вашия имейл.
-
Някои потенциални затваряния:
- Очаквам с нетърпение вашия отговор,
- Надявам се да се чуем скоро,
- Благодаря ви за отделеното време,
- Можете да сложите край на вашите домашни любимци! изпратете имейл до дистрибутора на змии, като кажете: „Благодаря ви за вниманието към този въпрос.“
Стъпка 3. Подпишете името си
Подходящо е да напишете името си в края на имейл. Много имейл програми ви позволяват да предоставите автоматичен подпис, който е персонализиран по ваш вкус. Уверете се, че официалността на вашия отговор съвпада с подробностите за имейла. Може да искате да предоставите пълното си име и заглавие в служебен имейл на друг бизнес или на някой, когото не сте срещали, докато само първото ви име може да е подходящо в имейл до колега, който виждате всеки ден.
-
Някои опции за подпис са:
- Д -р Джейн Смит (най -официалната)
- Д -р Смит (малко по -малко официално)
- Джейн Смит (донякъде неформално)
- Джейн (неофициално)
Стъпка 4. Помислете за предоставяне на информация за контакт под вашия подпис
В зависимост от подробностите на имейла, може да искате да предоставите информация за контакт, като например вашия телефонен номер, номер на факс, адрес или уебсайт. Ако това е информация, която искате да включите в повечето или всичките си имейли, тя може да бъде вградена във вашия персонализиран подпис на имейл.
Примерни анотирани имейли
Анотиран имейл до клиента
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Коментиран имейл до колеги
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Коментиран имейл до служителите
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Съвети
- Избягвайте съкращения и съкращения, освен ако не сте сигурни, че получателят ще ги разбере и те не компрометират професионалния ви имидж.
- Избягвайте използването на жаргон колкото е възможно повече и обяснете всеки жаргон, който използвате, който получателят на имейла ви може да не разбере.