Имейлът е важна част от бизнес комуникацията, така че е от решаващо значение да го направите правилно. Докато имейлите обикновено не са толкова официални, колкото писмата, те все пак трябва да са професионални и да представят добър имидж на вас и вашия бизнес, общност или позиция. Следвайте стъпките в този урок, за да създадете бизнес имейли, които са верни на етикета и гарантират професионализъм.
Стъпки
Част 1 от 4: Адресиране на имейла
Стъпка 1. Адресирайте своя имейл
Въведете имейл адреса на получателя си в полето До. Използвайте полето До, ако искате да изпратите имейл на контактите, като същевременно насърчавате отговора им.
- Това поле е за хора, на които съобщението пряко засяга. Ако очаквате някой да направи нещо в отговор на имейла ви, той трябва да бъде в полето До.
- Добра идея е да включите всички хора в полето „To“в началния ред на имейла си. По този начин вие ангажирате всички в разговора от самото начало и информирате всички за това кой още участва в разговора.
- Ако сте включили повече от четирима души в полето „За“, обърнете се към групата като цяло, като започнете имейла си с нещо като „Здравей екип или„ Добро утро на всички “
- Полето To може да се използва за толкова адреси, колкото искате. Не забравяйте, че всеки, който има пряко участие и трябва да предприеме действия, трябва да бъде включен в полето „До“.
Стъпка 2. Използвайте полето Cc (по избор)
Полето Cc (или въглеродно копие) се използва като начин да държите другите „в течение“без задължение или изискване да отговорят или да предприемат действия по въпроса. Помислете за полето Cc като FYI, за да разпространявате подходяща информация или актуализации до редица сътрудници, които трябва само да ги разгледат. За да добавите адреси към полето „Копия“, просто щракнете върху полето „Копия“и въведете вътре толкова адреси, колкото искате.
Когато Cc-ing множество сътрудници, всеки получател ще има достъп до списъка с имейл Cc's
Стъпка 3. Използвайте полето Ск. (По избор)
Основната цел на полето Ск. Е да изпрати имейл до група контакти, които не се познават. Поле Bcc (Blind Carbon Copy) ви позволява да изпратите съобщение до няколко контакта, без те да знаят кой друг е получил съобщението. За да добавите адреси към полето Ск., Просто щракнете върху полето и въведете всеки имейл, който трябва да включите.
- Използвайте полето Ск., За да изпратите имейл до множество сътрудници, които не се познават. Това защитава поверителността на всеки получател, като поддържа списъка с получатели видим само за подателя, а не за всеки получател.
- Използвайте полето Ск., Когато изпращате имейл до стотици хора.
- Вашите контакти ще могат да виждат всеки, на когото е изпратен имейлът, в полетата „До“или „Копия“, но не и в полето „Ск“.
Стъпка 4. Отговорете на имейл Cc
Ако сте включени в имейл с копие, вероятно сте част от няколко други сътрудници, включени в разговора, и изпращачът може да не търси или да очаква отговор от някой от вас. Ако все пак трябва да отговорите, помислете за естеството на вашия отговор и за кого той се отнася. Можете да изберете „Отговор на подателя“, ако просто имате бележка за оригиналния автор на имейла, или можете да „Отговорете на всички“само ако информацията е от значение за всички, участващи в разговора.
- Само когато вашите коментари са важни за цялата група, бихте използвали полето „Отговор на всички“.
- Бъдете внимателни, когато избирате да отговорите на всички получатели на имейла. Трябва да избягвате да наводнявате входящите кутии на други хора с неподходяща информация, когато е възможно.
Стъпка 5. Отговорете на имейл Bcc
Ако сте били включени в Bcc имейл, ще имате само възможността да отговорите на подателя на имейла и няма да можете да видите списъка с други получатели, които също са получили Bcc. Просто щракнете върху бутона Отговор, за да съставите имейл до подателя.
Стъпка 6. Използвайте кратка и точна заглавка на темата
Използвайте възможно най -малко думи, за да опишете темата или естеството на вашия имейл. Вместо да запълвате темата с един или два неясни термина, уведомете получателя предварително какво може да очаква от вашия имейл. В противен случай може да не успее да окаже въздействието, което трябва да окаже. Бъдете възможно най -конкретни, когато предоставяте тема за имейла, без да ставате прекалено многословни. Опитайте неща като:
- „Актуализация на лидерската среща“
- „Проблем, свързан с обедната почивка“
- „Обзор на срещата за 12 март“
Част 2 от 4: Съставяне на имейла
Стъпка 1. Придържайте се към стандартна структура
Когато се приближавате до професионален имейл, е важно да го поддържате чист, кратък и ясен. Кажете какво трябва да се каже и останете така. Можете да разработите своя собствена структура, която да работи най -добре за вас. Ето една основна структура, която трябва да имате предвид:
- Твоят поздрав
- Приятно удоволствие
- Вашата цел
- Призив за действие
- Заключително съобщение
- Вашият подпис
Стъпка 2. Напишете поздрава си
За да поддържате нещата професионални и изискани, винаги отваряйте имейла си с официален поздрав, като „Уважаеми г -н Лу“. В зависимост от връзката ви с получателя, можете да се обърнете към тях както се очаква, или с цялото им име и заглавие, или само с първото им име. Ако не сте на първо име с човека, придържайте се към неговото фамилно име, за да избегнете потенциално обиждане.
- Ако връзката ви е много небрежна, можете дори да кажете „Здравей Габе“. В повечето случаи е напълно добре да отворите с просто „Скъпа Мари“. Ако естеството на вашата кореспонденция изисква нещо малко по -официално, най -безопасно е да използвате само името на получателя като поздрав, за да поддържате нещата кратки и сладки.
- Ако не знаете името на получателя, можете да използвате: „За кого може да се отнася“или „Уважаеми господине/госпожо“.
- Ако съставяте имейл до група получатели, които сте включили в полето „До“и изисквате отговор от тях, поздравете ги като група (ако броят на получателите е четири или повече) или включете всяко от техните имена в поздрава.
- Ако изпращате имейл с копия, просто се обърнете към групата като цяло, ако имате голям брой получатели, в противен случай включете името на всеки получател в поздрава.
- Ако изпращате имейл с BCC, обърнете се към групата като цяло, като отворите с нещо като „Здравейте всички“.
- Ако изпращате имейл на някого за първи път, дръжте въвеждането кратко и му кажете кой сте с едно изречение. Например: „Приятно ми беше да се запознаем на [X събитие].“
- Ако не сте сигурни дали е необходимо въведение и сте се свързали с получателя преди, но не сте сигурни дали той ви помни, можете да оставите идентификационните си данни в подписа си.
Стъпка 3. Идентифицирайте се веднага
Посочването на вашето име и официално заглавие или длъжност ще помогне на получателя да каже от кого е съобщението, без да е необходимо да се гадае. Това е особено важно, ако пишете на човек, когото никога не сте срещали. Дори ако вашето име се съдържа в служебния ви имейл адрес, уведомяването на другия човек кой сте вие е обикновена любезност.
- Събудете интереса на получателя си, като подчертаете обща връзка или споделен опит („Срещнахме се на годишната конференция„ Жени като лидери”в Торонто миналата година).
- Добре е да пропуснете въвеждането, ако вече сте запознати с човека, когото пишете.
Стъпка 4. Благодарете на кратко получателя
Вашият читател е зает човек, така че да му признаете, че отдели време да прочете имейла ви, е мил жест. Освен това това ще бъде първата ви възможност да ги информирате за причината за писането. „Благодаря, че обмислихте моето предложение за безвъзмездни средства за научни изследвания“задава приятелски тон, като същевременно казва на получателя какво трябва да знае.
Започването на имейл с изразяване на признателност също демонстрира уважение, което може да попречи на съобщението да изглежда студено или безлично
Стъпка 5. Посочете причината за вашия имейл
Ако инициирате линията на комуникация, вие сте отговорни да кажете на получателите си за какво се отнася имейлът. Важно е да заявите целта си рано. Бизнес партньорите ще искат да могат бързо да прочетат имейла ви и да стигнат до въпроса. Отделете минута, за да се запитате защо го пишете и защо имате нужда от получателя си, за да го видите. Това ще ви помогне да избегнете празен чат и да преминете директно към преследването за по -професионален имейл. Това също е подходящ момент да се запитате: „Наистина ли е необходим този имейл?“Отново, само изпращането на имейли, които са абсолютно необходими, показва уважение към човека, на когото изпращате имейл. След като сте готови да съставите имейла си, опитайте да започнете с нещо като:
- „Пиша, за да попитам за…“
- „Пиша във връзка с…“
- „Моля, отделете време да разгледате тези промени и да ми дадете отзивите си …“
Стъпка 6. Благодарете на получателя (по избор)
Ако отговаряте на запитване на клиент или ако някой е отговорил на един от вашите имейли, трябва да започнете с ред на благодарност. Например:
- „Благодаря, че се обърнахте към мен…“
- „Благодаря ви за вниманието по този въпрос …“
- „Благодарим ви, че се свързахте с Ocean Safari Scuba…“
- Благодарността на читателя е чудесен начин да останете учтиви, професионални и в добри отношения с вашия получател.
Стъпка 7. Дръжте тялото на имейла си кратко
С бизнес имейлите, колкото по -малко включвате, толкова по -добре. Направете всеки имейл, който изпращате, само по едно нещо. Ако трябва да общувате за друг проект, съставете друг имейл.
- Опитайте се да предадете всичко необходимо само с пет изречения. Кажете всичко, което трябва да кажете, и не повече. Понякога ще бъде невъзможно да ограничите имейла си само до пет изречения. Не се притеснявайте, ако трябва да включите повече информация.
- В тялото на имейла си включете цялата подходяща информация и всичко, което може да поискате от получателите си.
Стъпка 8. Включете призив за действие (по избор)
Ако имате нужда от получателя си да направи нещо, не предполагайте, че той ще знае какво да прави и кога. Помогнете им, като очертаете ясно какво имате нужда. Кажете нещо като:
- „Бихте ли могли да ми изпратите тези файлове до четвъртък?“
- - Бихте ли могли да напишете това през следващите две седмици?
- „Моля, пишете на Томас за това и ме уведомете, когато го направите.“
- Структурирането на вашата заявка като въпрос насърчава отговора. Можете да кажете: „Кажете ми, когато сте направили това“.
Стъпка 9. Кажете на получателя как очаквате те да проследят
След като предложихте призив за действие, дайте тласък на читателя си в правилната посока. Искането за преглед на финансов отчет, например, може да бъде придружено с молба като „кажете ми какво мислите за тези цифри“. По този начин другата страна няма да се чуди какво да прави с информацията, която е получила.
- Предлагането на определена времева рамка, в която бихте искали да получите отговор („би било идеално, ако можем да организираме тези документи преди срещата в четвъртък“) може да осигури по -бърз отговор.
- Опитайте се да отговорите на важни имейли в рамките на 24 часа.
Стъпка 10. Добавете вашето затваряне
За да поддържате имейлите си професионални, завършете имейла си с още едно благодаря на вашия читател или официално сбогом, като например:
- „Благодаря ви за търпението и сътрудничеството“
- "Благодаря ви за вашето внимание"
- „Ако имате въпроси или притеснения, не се колебайте да ме уведомите“
- "Очаквам отговора ти с нетърпение".
- Завършете имейла си с подходящо затваряне преди името си, като „С най -добри пожелания“или „С уважение“
- Избягвайте случайни затваряния като „Наздраве“, освен ако не сте добри приятели с читателя, тъй като тези видове затваряния са по -малко професионални.
Стъпка 11. Подпишете името си
В професионален имейл вашият подпис трябва да включва следното:
- Твоето име.
- Заглавието на длъжността ви.
- Връзка към вашия уебсайт.
- Връзки към акаунти в социалните медии (по избор).
- Необходима информация за контакт.
Стъпка 12. Излезте с персонализиран подпис
Подписът в долната част на имейла трябва да предложи на получателя цялата необходима информация за това кой сте, така че да няма нужда да се представяте подробно в съобщението. Не забравяйте да включите пълното си име, името на вашата компания, заглавието или длъжността, предпочитания от вас имейл адрес и телефонен номер, на който можете да се свържете директно.
- За да си спестите проблеми, запазете персонализирания си подпис в която и да е имейл платформа, която използвате, така че да се показва автоматично в бъдещи съобщения.
- Предоставянето на връзки към вашите акаунти в социалните медии ще даде на непознати контакти по -пълна представа за вас.
- Не затрупвайте подписа си с ненужни подробности, цитати или графики.
Част 3 от 4: Предоставяне на имейл професионализъм
Стъпка 1. Поддържайте професионален тон
Когато изпращате бизнес имейли, важно е да имате предвид особено езика, който използвате, за да избегнете объркване или погрешно тълкуване. По принцип не бива да казвате нищо в имейл на шефа или колегите си, което не бихте им казали лично. Думите ви винаги трябва да са спокойни, учтиви и приветливи, дори в ситуации, в които сами не се чувствате по този начин.
- След като сте написали имейла си, го прочетете обратно, за да определите дали сте уловили правилния тон.
- Макар да се разбира от само себе си, въздържайте се от използването на какъвто и да е вид жаргон или ругатни.
- Докато хуморът често е ценно качество на работното място, имейлите, свързани с работата, обикновено не са подходящият инструмент за него.
Стъпка 2. Представете първо най -важната информация
Както бе споменато по -горе, трябва да приемете, че получателят ви има много в чинията си и да положите усилия да не ви отнема твърде много време. След като им благодарите за вниманието, преминете директно към въпроса. Не бъркайте думи и не изпитвайте нужда да измисляте прекалено подробно въведение. За разлика от по -непринудените методи за кореспонденция, професионалните имейли трябва да бъдат учтиви, но директни.
- Опитайте с уводно изречение от типа „Пиша, за да ви информирам, че членството ви е изтекло и трябва да бъде подновено лично, преди да можете да продължите да получавате обезщетения за членове“. След това можете да проследите каквито и да е подходящи подробности, от които се нуждае получателят, за да предприеме действия.
- Повечето хора са склонни да сканират имейли, вместо да четат всяка дума. Колкото по -близо е основната ви цел към началото, толкова по -вероятно е получателят ви да я постигне.
Стъпка 3. Оставете останалата част от съобщението кратко
Няма смисъл да бъркате безцелно, след като заявите целта си. С останалото място, предоставете всички други подробности, които смятате, че си струва да бъдат споменати. Винаги използвайте кратки, прости думи и фрази, за да извадите колкото се може повече работа от тълкуването на вашето значение.
- Спазвайте „правилото за пет изречения“-съобщенията, по-кратки от пет изречения, могат да се окажат бързи или груби, докато всичко по-дълго от пет изречения ви излага на опасност да загубите вниманието на читателя.
- Ако по някаква причина трябва да включите голямо количество информация, направете го като отделен прикачен файл.
Стъпка 4. Предайте ясна идея или искане
След като заявите причината си да пишете, кажете на читателя си точно как бихте искали той да отговори. Ако има нещо, което трябва да знаят, кажете им; ако има нещо, което трябва да направят, попитайте ги. Докато приключат да четат съобщението ви, получателят ви трябва да е готов да формулира отговор.
- Опитните комуникатори наричат това „призив за действие“и това е добър начин да се гарантира, че диалогът ви поддържа ясно изразено чувство за цел.
- Призив за действие в професионален имейл може да каже нещо като „важно е да запомните номера на разрешението за сигурност, предоставено с този имейл“или „моля, актуализирайте вашата лятна наличност до края на месеца“.
Стъпка 5. Ограничете имейла си до една тема
Сблъскването на получателя с твърде много информация наведнъж може да ги накара да се почувстват претоварени. Най -добре е да ограничите обхвата на вашия имейл до една или две подходящи теми. Това не само ще позволи на читателя да разбере какво става много по -бързо, но също така ще ви помогне да поддържате кратко съобщението си.
Множество теми или заявки трябва да бъдат запазени за множество имейли
Част 4 от 4: Изпращане на имейла
Стъпка 1. Прочетете имейла си преди да го изпратите
Обърнете внимателно съобщението си, за да се уверите, че в него няма правописни грешки, правописни грешки или неясни изречения. Небрежните грешки могат да се отразят лошо върху вас и компанията, която представлявате.
- Използвайте функцията за проверка на правописа на вашата имейл платформа, за да избегнете случайни пропуски.
- Можете също така да отделите това време, за да направите промени в последния момент във форматирането, които смятате, че могат да улеснят усвояването на имейла ви.
Стъпка 2. Опростете имейла си, ако е възможно
Не забравяйте, че получателите ви са заети и искат бързо да стигнат до месото на имейла. Направете крачка назад и оценете имейла си. Ето някои неща, които трябва да имате предвид:
- Използвайте кратки изречения, думи и абзаци. Това помага да направите имейла бърз и лесен за четене и разбиране.
- Ако е възможно да изрежете дума, изрежете я. Намалете изреченията си възможно най -кратко.
Стъпка 3. Дайте на имейла си задълбочена корекция
Професионалните имейли изискват внимателна корекция. Прочетете имейла си на глас. Това може да ви помогне да уловите много правописни и граматически грешки. Запитайте се:
- Моят имейл ясен ли е?
- Възможно ли е имейлът ми да бъде разбран погрешно?
- Как би звучало, ако бях получател?
Стъпка 4. Поддържайте го професионално
Не е нужно да показвате своята личност в професионалния си имейл. Ако искате, можете да го оставите да се покаже фино чрез стила ви на писане, но стойте далеч от емотикони, съкращения за чат (като LOL) или цветни шрифтове и фонове.
- Единственият път, когато е подходящо да използвате емотикони или съкращения за чат, е когато отразявате езика на имейла на човека, на когото пишете.
- Пишете така, както говорите. Това може да ви помогне да поддържате имейла си кратък, приятелски и персонален.
- Не казвайте нищо в имейл, което не бихте казали лично на получателя си.
Стъпка 5. Изпратете имейла си
След като сте коригирали имейла си и сте включили цялата необходима информация и сте добавили всеки получател в съответното поле, щракнете върху бутона за изпращане.
Видео - С помощта на тази услуга може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Не забравяйте, че хората искат да четат имейли бързо, затова дръжте изреченията си кратки и ясни.
- Ако можете да кажете нещо положително за получателя или работата му, направете го. Думите ти няма да бъдат напразни.
- Настройте подпис. Това е стенографски начин за споделяне на информация, който трябва да включите във всеки имейл. Поставяйки тази информация във вашия подпис, вие поддържате краткото съдържание на имейлите си.
- Ако получателят ви е помогнал по някакъв начин, не забравяйте да му благодарите. Трябва да направите това дори когато тяхната работа е да ви помогне.
- Искате ли да станете по -добри в писането на имейли? Опитайте да напишете съобщението си така, сякаш то ще бъде препратено на изпълнителния директор. Това ви помага да поддържате тона и езика си последователни и професионални.
- Обърнете внимание на граматиката, правописа и пунктуацията, така че да представите професионален образ на себе си и вашата компания.
- Поддържайте кратките въведения, като ги пишете така, сякаш говорите лице в лице.
- Отделете малко време, за да определите дали имейл е дори необходим, преди да се заемете с писането му. В много случаи същата информация може да бъде предадена с обикновено телефонно обаждане или кратка разходка до друг отдел.
- Не забравяйте да кажете „моля“и „благодаря“. Маниерите правят дълъг път в изграждането на добри професионални отношения.
- Изчакайте, докато приключите с коректурата, да въведете адреса на получателя. Това ще ви попречи случайно да изпратите имейла, преди да е завършен.
- Писането на ефективни имейли е като всичко друго. Колкото повече тренирате, толкова по -добре ще станете.
Предупреждения
- Внимавайте с полето Cc. Ако изпращате по имейл множество контакти, които не се познават, но всички трябва да знаят информацията, не забравяйте да използвате полето Ск., За да защитите поверителността си.
- Използвайте умерено опцията Отговор на всички. Изпратете отговора си само на тези, които трябва да знаят.
- Избягвайте използването на неформален текстов жаргон или съкращения („LOL“, „ICYMI“, „TTYL“и т.н.). Те могат да бъдат объркващи за читателите и да нямат място в имейл, свързан с работата.
- Не въвеждайте съобщението си с главни или малки букви.