Деловото писмо използва официален тон и има специфични изисквания за поздравления - поздрави, които конкретно се позовават на желания читател. Неправилно съставено бизнес писмо може да обиди потенциален работодател, клиент или партньор и в резултат да навреди на вашите бизнес отношения. Когато се обръщате към жена в служебно писмо, винаги трябва да използвате всяко професионално звание, което тя може да има (като „д -р или„ преп. “); Ако тя няма професионално звание, използвайте общо заглавие въз основа на нейното семейно положение статус: „Г -жа“, когато е неомъжена или ако семейното й положение е неизвестно, или „Госпожа“, ако знаете, че е омъжена.
Стъпки
Част 1 от 2: Част 1: Избор на правилното заглавие
Стъпка 1. Потвърдете дали знаете името на получателя
Ако знаете името на получателя, преминете към следните стъпки. Ако не, прочетете остатъка от тази стъпка.
Понякога се случва да се наложи да се обърнете към жена, без да знаете нейното име. В този случай използвайте Уважаема госпожо. Ако и вие не сте запознати с пола, можете да използвате „За кого може да се отнася“
Стъпка 2. Определете дали получателят има професионално звание или определение
Ако жената, на която изпращате бизнес писмото, има някакво професионално наименование или титла, не забравяйте да се обърнете към нея съответно. В този случай позоваването на пола не е необходимо.
- Започнете с официално поздравление като „Уважаеми“и го последвайте от длъжността на желания читател, последвана от пълното им име. Ако не знаете дали читателят има официално заглавие, първо го потърсете, като потърсите в уебсайта на организацията или попитате някого. Използвайки длъжността на желания читател, можете да избегнете притеснения относно използването на специфични за пола заглавия.
- Например, ако пишете бизнес писмо до инспектор, поздравът за вашето бизнес писмо ще бъде „Уважаеми инспекторе“. Само това може да бъде целият поздрав или „Уважаеми инспекторе“може да бъде последвано от фамилията на желания читател. Същото би било приложимо, ако жената е доктор и в този случай писмото може да започне с „Уважаеми д -р Джонсън“например.
- Използвайте правилния поздрав за служител. Използвайте името и фамилията на министъра в адреса във формата „Преподобна Джейн Доу“или „Пастор Джейн Доу“. В поздрава е приемливо да съкратите термина „преподобни“, но не и термина „пастор“, така че бихте използвали формата „Уважаеми преподобни Доу“или „Уважаеми пастори Доу“.
- Правилният поздрав за адвокат е „г -жа/г -жа/г -н. [Име и Фамилия], Esquire”или„ Госпожа/Госпожа/Г -н. [Име и Фамилия], Esq.”
Стъпка 3. Потвърдете дали знаете семейното положение на получателя или не
Правилното поздравление на жената зависи до голяма степен от нейното семейно положение. Ако не сте сигурни в семейното положение на получателя и тя няма официално заглавие или професионално наименование, е възможно да използвате „Уважаеми [името и фамилията на получателя]. Например, Уважаема Дженифър Джонсън.
Освен това е възможно да се използва и „Ms.“за жени, в чието семейно положение не сте сигурни
Стъпка 4. Използвайте следните заглавия, ако знаете семейното положение на получателя
Има три основни начина да се обърнете към жена.
- "Г -жо" се използва за омъжени жени.
- "Госпожица." се използва както за омъжени, така и за неомъжени жени. Използвайте това официално заглавие, когато семейното положение на жената е неизвестно или без значение.
- "Госпожице." се използва за неомъжени жени. Избягвайте да използвате това официално заглавие, защото използването му често се счита за снизходително за читателя, особено когато се използва за обръщане към по -възрастна жена.
Част 2 от 2: Част 2: Полиране на вашия поздрав
Стъпка 1. Уверете се, че използвате правилното ниво на официалност
Използването на заглавията „Мистър“, „Госпожа“, „Мис“или „Госпожа“пред пълно име или фамилия е относително официална практика и има определени обстоятелства, при които бихте използвали това ниво на формалност, а когато не бихте го направили."
- Ако имате предварително съществуващи отношения с читателя или обстоятелствата налагат писмото да не е изключително официално, е възможно да не се използват официалните заглавия. Например, ако се свързвате с бизнес партньор или с някой, когото познавате или имате връзка, можете просто да използвате Dear [First Name] вместо официално заглавие.
- Официално заглавие трябва винаги да се използва, когато официалното поздравление включва само фамилното име на читателя, т.е. "Г -жа/Госпожа/Господин [Фамилия]". Официално заглавие може да не е необходимо, когато се използват както името, така и фамилията.
- Внимавайте да не използвате официално заглавие. Избягвайте да използвате името на жена в поздрава, освен ако не я познавате добре. В противен случай трябва да се използва официален поздрав, последван от двоеточие, за да се избегне фалшива презумпция за интимност. Например „Уважаема г -жо Браун:“или Уважаема г -жа Луси Браун:”, трябва да се използва вместо„ Уважаема Луси.
Стъпка 2. Проверете правилното изписване на името на желания читател
Често име може да се използва за определяне на пола на предполагаемия читател, което ще ви помогне да решите с кое официално заглавие да се обърнете към читателя. Дори и да имате името на бизнесдамата, все пак трябва да се уверите, че името е написано правилно, за да избегнете обида на читателя в първите няколко изречения на вашето писмо.
- Рецепционист или служител по човешки ресурси на желания читател може да провери правилното и правилно изписване на името и функционалното заглавие на читателя.
- Когато пишете бизнес писмо до непозната страна, трябва да се опитате да проверите правилното изписване на името на желания читател, за да определите пола, а оттам и необходимото официално заглавие.
Стъпка 3. Уверете се, че спазвате правилните пунктуационни знаци
Има някои пунктуационни правила, свързани както със заглавието (г -жа, госпожица, г -жа), така и с поздрава (скъпи).
- На американски английски заглавията обикновено се пишат, последвани от точка. Например „Уважаема г -жо Джонсън“. В британския английски точки обикновено не се използват. Например „Уважаема г -жо Джонсън“.
- В американския английски двоеточие обикновено следва името на лицето. Например „Уважаема г -жо Джонсън:“. В британския английски не се използва двоеточие, така че ще пише „Уважаема г -жо Джонсън“.