Стандартна оперативна процедура (SOP) е документ, състоящ се от стъпка по стъпка информация за това как да се изпълни задача. Съществуващ SOP може да се наложи просто да бъде променен и актуализиран, или може да се окажете в сценарий, в който трябва да напишете такъв от нулата. Звучи обезсърчително, но всъщност е само контролен списък. Вижте Стъпка 1, за да накарате топката да се търкаля.
Стъпки
Част 1 от 3: Форматиране на вашия SOP
Стъпка 1. Изберете вашия формат
Няма правилен или грешен начин да напишете SOP. Вашата компания обаче вероятно има редица СОП, към които можете да се обърнете за указания за форматиране, очертавайки как предпочитат да се направи. Ако случаят е такъв, използвайте вече съществуващите SOP като шаблон. Ако не, имате няколко възможности:
- Формат на прости стъпки. Това е за рутинни процедури, които са кратки, имат малко възможни резултати и са справедливи. Освен необходимата документация и указания за безопасност, това наистина е просто списък с прости изречения, казващи на читателя какво да прави.
- Формат на йерархични стъпки. Това обикновено е за дълги процедури - такива с повече от десет стъпки, включващи няколко решения за вземане, пояснения и терминология. Обикновено това е списък на основните стъпки, всички с подетапи в много конкретен ред.
- Формат на диаграма. Ако процедурата е по -скоро като карта с почти безкраен брой възможни резултати, блок -схемата може да е най -добрият ви залог. Това е форматът, който трябва да изберете, когато резултатите не винаги са предвидими.
Стъпка 2. Помислете за вашата аудитория
Има три основни фактора, които трябва да имате предвид, преди да напишете своя SOP:
- Предварителни познания на вашата аудитория. Запознати ли са с вашата организация и нейните процедури? Знаят ли терминологията? Вашият език трябва да съответства на знанията и инвестициите на читателя.
- Езикови способности на вашата аудитория. Има ли шанс хората, които не говорят вашия език, да "четат" вашия SOP? Ако това е проблем, добра идея е да включите много анотирани снимки и диаграми.
- Размерът на вашата аудитория. Ако няколко души едновременно четат вашата SOP (тези в различни роли), трябва да форматирате документа по -скоро като разговор в пиеса: потребител 1 изпълнява действие, последвано от потребител 2 и т.н., и така нататък. По този начин всеки читател може да види как той или тя е интегрално зъбно колело в добре смазаната машина.
Стъпка 3. Обмислете знанията си
Това се свежда до следното: Вие ли сте най -добрият човек, който пише това? Знаете ли какво включва процесът? Как може да се обърка? Как да го направим безопасно? Ако не, може би е по -добре да го предадете на някой друг. Лошо написаният-или нещо повече-неточен-SOP не само ще намали производителността и ще доведе до организационни провали, но също така може да бъде опасен и да има неблагоприятно въздействие върху всичко от вашия екип до околната среда. Накратко, това не е риск, който трябва да поемете.
Ако това е проект, който ви е възложен и се чувствате принудени (или задължени) да завършите, не се колебайте да помолите за помощ тези, които ежедневно завършват процедурата. Провеждането на интервюта е нормална част от всеки процес на създаване на SOP
Стъпка 4. Решете между кратък или дълъг SOP
Ако пишете или актуализирате SOP за група хора, които са запознати с протокола, терминологията и т.н., и просто бихте се възползвали от кратък и бърз SOP, който прилича повече на контролен списък, можете просто да го напишете в кратка форма.
Освен основната цел и съответната информация (дата, автор, идентификационен номер и т.н.), това всъщност е само кратък списък от стъпки. Когато не са необходими подробности или пояснения, това е пътят
Стъпка 5. Имайте предвид целта на SOP
Очевидното е, че имате процедура във вашата организация, която продължава да се повтаря отново и отново и отново. Но има ли конкретна причина, поради която този SOP е особено полезен? Трябва ли да се подчертае безопасността? Мерки за съответствие? Използва ли се за обучение или ежедневно? Ето няколко причини, поради които вашият SOP е необходим за успеха на вашия екип:
- За да се гарантира спазването на стандартите
- За да се увеличат максимално производствените изисквания
- За да се гарантира, че процедурата няма неблагоприятно въздействие върху околната среда
- За да се гарантира безопасността
- За да се гарантира, че всичко върви по график
- За да се предотвратят производствени грешки
-
Да се използва като документ за обучение
Ако знаете какво трябва да подчертае вашият SOP, ще бъде по -лесно да структурирате писането си около тези точки. Също така е по -лесно да видите колко важен е вашият SOP
Част 2 от 3: Написване на вашия SOP
Стъпка 1. Покрийте необходимия материал
Като цяло техническите СОП ще се състоят от четири елемента, освен самата процедура:
- Заглавна страница. Това включва 1) заглавието на процедурата, 2) идентификационен номер на SOP, 3) дата на издаване или преразглеждане, 4) името на агенцията/отдел/клон, към който се прилага SOP, и 5) подписите на тези, които са подготвили и одобрен СОП. Това може да бъде форматирано както искате, стига информацията да е ясна.
- Съдържание. Това е необходимо само ако вашият SOP е доста дълъг, което позволява по -лесна справка. Прост стандартен план е това, което ще намерите тук.
- Осигуряване на качеството/контрол на качеството. Процедурата не е добра процедура, ако не може да бъде проверена. Осигурете необходимите материали и подробности, така че читателят да може да се увери, че са постигнали желаните резултати. Това може или не може да включва други документи, като примерни образци за оценка на ефективността.
-
Справка. Не забравяйте да посочите всички цитирани или значими препратки. Ако се позовавате на други SOP, не забравяйте да прикачите необходимата информация в приложението.
Вашата организация може да има различен протокол от този. Ако вече съществуват SOP, към които можете да се обърнете, изоставете тази структура и се придържайте към това, което вече е налице
Стъпка 2. За самата процедура не забравяйте да покриете следното:
- Обхват и приложимост. С други думи, опишете целта на процеса, неговите граници и начина, по който се използва. Включете стандарти, регулаторни изисквания, роли и отговорности, и входове и резултати.
-
Методология и процедури.
Същността на проблема - избройте всички стъпки с необходимите подробности, включително какво необходимо оборудване. Покрийте последователни процедури и фактори на вземане на решения. Обърнете внимание на „какво ще стане, ако“и възможните смущения или съображения за безопасност.
- Изясняване на терминологията. Идентифицирайте съкращения, съкращения и всички фрази, които не са в обикновения език.
- Предупреждения за здраве и безопасност. Да бъде посочен в свой собствен раздел и заедно със стъпките, където е проблем. Не пренебрегвайте този раздел.
-
Оборудване и консумативи.
Пълен списък на това, което е необходимо и кога, къде да намерите оборудване, стандарти за оборудване и т.н.
-
Предупреждения и намеси. По принцип раздел за отстраняване на неизправности. Покрийте какво може да се обърка, какво да внимавате и какво може да попречи на крайния, идеален продукт.
- Дайте на всяка от тези теми свой собствен раздел (обикновено обозначен с цифри или букви), за да предпазите вашия SOP от многословен и объркващ текст и за лесна справка.
- Това в никакъв случай не е изчерпателен списък; това е само върхът на процедурния айсберг. Вашата организация може да посочи други аспекти, които изискват внимание.
Стъпка 3. Направете писането си кратко и лесно за четене
Шансовете са, че вашата аудитория не избира да чете това за забавление. Искате да го направите кратък и ясен - в противен случай вниманието им ще се отклони или ще открият, че документът е страхотен и труден за хващане. Като цяло дръжте изреченията си възможно най -кратки.
- Ето един лош пример: Уверете се, че сте почистили целия прах от въздушните шахти, преди да започнете да ги използвате.
- Ето един добър пример: Вакуумирайте целия прах от въздушните шахти преди употреба.
- По принцип не използвайте „вие“. Трябва да се подразбира. Говорете с активен глас и започнете изреченията си с командни глаголи.
Стъпка 4. Ако е необходимо, интервюирайте персонала, участващ в процеса, за това как те изпълняват задачата
Последното нещо, което искате да направите, е да напишете SOP, който е просто неточен. Вие компрометирате безопасността на вашия екип, тяхната ефикасност, тяхното време и предприемате установен процес и не му обръщате никакво внимание - нещо, което вашите съотборници може да открият малко обидно. Ако трябва, задавайте въпроси! Искате да направите това правилно.
Разбира се, ако не знаете, попитайте няколко източника, обхващащи всички роли и отговорности. Един член на екипа може да не следва стандартна оперативна процедура или друг може да участва само в част от акта
Стъпка 5. Разделете големи парчета текст с диаграми и блок -схеми
Ако имате стъпка или две, които са особено плашещи, улеснете читателите си с някаква диаграма или диаграма. Улеснява четенето и дава на ума кратка пауза от опитите да осмисли всичко това. И ще изглежда по-пълно и добре написано за вас.
Не ги включвайте само за да увеличите обемния си SOP; правете това само ако е необходимо или ако се опитвате да преодолеете езиковата пропаст
Стъпка 6. Уверете се, че всяка страница има обозначение на контролен документ
Вашият SOP вероятно е един от многото SOPS - поради това се надяваме, че вашата организация има някакъв вид по -голяма база данни, каталогизираща всичко в определена референтна система. Вашият SOP е част от тази референтна система и затова се нуждае от някакъв вид код, за да бъде намерен. Оттук идва и нотацията.
Всяка страница трябва да има кратко заглавие или идентификационен номер, номер на редакция, дата и "страница № на #" в горния десен ъгъл (за повечето формати). Може да имате или да не се нуждаете от бележка под линия (или да я имате в бележката под линия), в зависимост от предпочитанията на вашата организация
Част 3 от 3: Осигуряване на успех и точност
Стъпка 1. Тествайте процедурата
Ако не искате да тествате процедурата си, вероятно не сте я написали достатъчно добре. Накарайте някой с ограничени познания за процеса (или човек, представител на нормалния читател) да използва вашия SOP, за да ги ръководи. С какви проблеми се сблъскаха? Ако има такива, обърнете се към тях и направете необходимите подобрения.
- Най -добре е шепа хора да тестват вашия SOP. Различните индивиди ще имат различни проблеми, което позволява голямо разнообразие от (надявам се полезни) отговори
- Не забравяйте да тествате процедурата на някой, който никога не го е правил досега. Всеки с предварителни познания ще разчита на знанията си, за да ги преодолее, а не на вашата работа, като по този начин ще победи целта.
Стъпка 2. Нека SOP бъдат прегледани от тези, които действително извършват процедурата
В края на деня няма особено значение какво мислят шефовете ви за SOP. Важно е тези, които всъщност вършат работата. Така че, преди да предадете работата си на висшите прозорци, покажете нещата си на тези, които ще вършат (или ще вършат) работата. Какво мислят те?
Позволяването им да се включат и да се чувстват като част от процеса ще ги направи по -склонни да приемат този SOP, върху който работите. И те неизбежно ще имат страхотни идеи
Стъпка 3. Проверете SOP от вашите съветници и екипа за осигуряване на качеството
След като екипът ви даде разрешение, изпратете го на вашите съветници. Вероятно те ще имат по -малко информация за самото действително съдържание, но ще ви уведомят дали отговаря на изискванията за форматиране, ако сте пропуснали нещо и протокола за официалното му въвеждане и въвеждане в системата.
- Насочете SOP за одобрения, като използвате системи за управление на документи, за да осигурите одитни следи на одобренията. Това ще варира в различните организации. По принцип искате всичко да отговаря на указанията и разпоредбите.
- Подписите ще са необходими и повечето организации в днешно време нямат проблем с приемането на електронни подписи.
Стъпка 4. След като бъде одобрен, започнете да прилагате своя SOP
Това може да включва провеждане на официално обучение за афектирания персонал (напр. Обучение в класната стая, компютърно обучение и т.н.) или може да означава, че хартията ви е закачена в банята. Каквото и да е, изкарайте работата си там! Вие сте работили за това. Време е за признание!
Уверете се, че вашият SOP остава актуален. Ако някога е остарял, актуализирайте го, получете актуализациите отново одобрени и документирани и преразпределете SOP, ако е необходимо. Безопасността, производителността и успехът на вашия екип са от значение за това
Видео - С помощта на тази услуга може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Уверете се, че историята на документите е документирана за всяка промяна на версията.
- Проверете дали съществува стара версия на SOP, преди да напишете вашата. Може просто да успеете да направите няколко бързи промени. Уверете се, че все още ги документирате!
- Използвайте прост английски, за да обясните стъпките.
- Проверете за яснота. Уверете се, че няма множество тълкувания. Покажете процедурата на някой, който не е запознат с процеса и го накарайте да ви каже какво мислят, че казва; може да се изненадате.
- Накарайте хората да прегледат документа ви, преди да получат одобрение.
- Използвайте блок -схеми и графични изображения, така че читателят да е наясно с процеса.
- Не забравяйте да включвате заинтересованите страни, когато е възможно, така че документираният процес да е действителният процес.