Когато притежавате бизнес, вероятно ще трябва да пишете писма до клиентите си. Може да пишете, за да им разкажете за нови събития или специални предложения, или може да отговаряте на жалба на клиент от името на вашата компания. Независимо от причината за писмото, винаги трябва да поддържате професионален тон.
Стъпки
Примерни бизнес писма
Примерно писмо, обявяващо нов бизнес
Примерно писмо за благодарност на бизнеса
Примерно извинително писмо от бизнеса
Част 1 от 2: Форматиране на бизнес писмото
Стъпка 1. Използвайте професионална бланка
Деловото писмо ще бъде представяне на вашата компания. Така че трябва да изглежда отчетливо и качествено. Той също така трябва да носи логото или марката на вашата компания.
Можете да създадете бланки, като използвате предварително проектирани цветни бланки в Microsoft Word. Не забравяйте да използвате съществуващото си лого или марка във бланката
Стъпка 2. Отворете програма за текстообработка
Винаги трябва да въвеждате бизнес писмо на компютър.
- Създайте нов документ и настройте 1 инчови полета за документа.
- Използвайте шрифт с засечки като Times New Roman, Georgia или Ariel. Не забравяйте да използвате размер на шрифта, който не е по -голям от 12 точки, но не по -малък от 10 точки. Писмото не трябва да бъде трудно за четене поради избора на шрифт или размера на шрифта.
- Уверете се, че документът е настроен на единично разстояние.
Стъпка 3. Настройте блоковата форма
Блоковата форма е най -често срещаният формат, използван за бизнес писма. Той е и най -лесният за настройка и следване. Всяко заглавие трябва да бъде подравнено вляво и да има едно разстояние между всяко заглавие. Започвайки от най -горната част на документа, вашето бизнес писмо трябва да има следните заглавия:
- Днешната дата или датата, на която изпращате писмото. Датата е важна, тъй като може да се използва за вашите записи и записите на приемника. Освен това може да има законна употреба. Затова се уверете, че е точен.
- Адресът на изпращача. Това е вашият адрес, форматиран в стандартния стил на адреса. Ако адресът ви вече се показва във бланката, можете да пропуснете тази заглавка.
- Вътрешен адрес. Това е името и адресът на човека, на когото пишете. Използването на г -н/г -жа не е задължително. Така например, ако сте писали на Нина Браун, можете да оставите Ms/Miss на името й, ако не сте сигурни какво е семейното й положение.
- Поздравът. Това може да бъде „Уважаема г -жо Браун“или „Скъпа Нина Браун“. Ако не сте сигурни кой ще чете писмото, използвайте „Уважаеми господине или Уважаема госпожо“. Можете също да използвате „Към кого може да се отнася“, но само в краен случай, ако нямате представа коя е вашата аудитория.
- Тялото на писмото. Ще се съсредоточим повече върху това в следващия раздел на статията.
- Закриването на писмото с подпис. Това може да бъде „С уважение“или „С уважение“.
Част 2 от 2: Написване на бизнес писмо
Стъпка 1. Определете вашата аудитория
Тонът на писмото винаги трябва да остане професионален, независимо от аудиторията. Но вероятно ще коригирате избора на език или дума в зависимост от това на кого пишете. Ако пишете в отдела за човешки ресурси в друг бизнес, може да се наложи да използвате по -официален език. Но ако пишете на конкретен клиент, можете да използвате по -неформален или непринуден език.
- Идентифицирането на вашата аудитория също означава, че ще избегнете объркването на вашата аудитория. Избягвайте да използвате терминология, която вашият читател няма да разбере. Един клиент вероятно няма да знае съкращенията, използвани за космическата програма във вашата компания, например, така че избягвайте да ги използвате в писмото.
- Правилото номер едно при написването на добро бизнес писмо е да бъде ясно, сбито и учтиво.
Стъпка 2. Посочете целта на писмото в първия ред
Помислете за целта на писмото. Дали това е да уведомите клиентите си за новото ви местоположение в нова част на града? Дали това е да напомня на клиента за неплатена сметка или неплатено салдо? Или да отговорите на жалба на клиент? Имайки предвид тази цел, създайте първи ред, който позволява на читателя веднага да разбере за какво ще бъде писмото. Не бъдете неясни относно целта на писмото. Преминете към преследването.
- Започнете с „I“, ако заявявате мнението си като собственик на бизнес. Използвайте „ние“, ако пишете от името на компания или организация.
- Съсредоточете се върху директно изявление като: „Пишем, за да ви информираме“или „Пишем, за да поискаме“. Можете също да използвате изявление „I“, ако пишете като собственик на бизнеса. Като например: „Свързвам се с вас, защото“или „Наскоро чух за… и бих искал да знам повече за…“
- Например вие (собственикът на бизнеса) пишете на Нина Браун за неплатена сметка от миналия месец. Започнете писмото с: „Свързвам се с вас, защото имате неизплатено салдо по сметката си от март 2015 г.“
- Или сте служител в компания и пишете в отговор на жалба на клиент срещу космическата програма на компанията. Започнете писмото с: „Получихме вашето оплакване относно нашата космическа програма на Марс.“
- Може да пишете, за да информирате читателя, че са спечелили конкурс или са получили място в магистърска програма. Започнете с фраза като: „Имам удоволствието да ви информирам …“Или „Радваме се да ви информираме …“.
- Ако съобщавате лоши новини, започнете с фраза като: „Съжаляваме да Ви информираме …“. Или „След внимателно обмисляне, реших да не …“.
Стъпка 3. Използвайте активния, а не пасивния глас
Ние използваме пасивния глас през цялото време в общата реч. Но пасивният глас може да накара писането ви да изглежда скучно или объркващо. Активният глас е много по -ефективен в бизнес писмото, защото установява по -категоричен тон.
- Пример за пасивен глас може да бъде: „Какви конкретни оплаквания мога да адресирам вместо вас?“Субектът на изречението, клиентът („вие“), се появява в края на изречението, а не в началото на изречението.
- Пример за активен глас може да бъде: „Какво мога да направя, за да разгледам вашите оплаквания?“Тази версия на фразата, с активен глас, е много по -ясна и по -лесна за разбиране за читателя.
- Използването на пасивен глас може да бъде добър начин да предадете съобщението си, без да привличате внимание към грешка или неприятна точка. Но го използвайте само в този случай. Като цяло активният глас е много по -ефективен в бизнес писмата.
Стъпка 4. Вижте предишно събитие или предишна комуникация с читателя, ако е приложимо
Може би сте се свързали с Нина Браун по -рано миналия месец с предупреждение за неплатената й сметка. Или може би клиент изрази разочарованието си от космическата програма миналия месец на конференция. Ако вече сте се свързали с читателя, признайте това. Той ще напомни на читателя за предишния ви контакт и ще направи бизнес писмото по -непосредствено и важно.
Използвайте фраза като: „Според предишното ми писмо за вашата неплатена сметка …“или „Благодаря ви за плащането през март.“Или „Беше много полезно да чуя за вашите проблеми с космическата програма на конференцията през май“
Стъпка 5. Направете заявка или предложете помощ
Създайте положителен тон с читателя, като направите учтиво искане или предложите помощ под формата на работни отношения.
- Кажете, че сте собственик на бизнес, който се опитва да накара клиент да плати сметка. Използвайте фраза като: „Ще съм благодарен на незабавното ви внимание по въпроса за вашата неплатена сметка.“
- Кажете, че пишете от името на вашата компания. Използвайте фраза като: „Бихме искали да организираме среща лице в лице с вас и нашия ръководител„ Човешки ресурси “.
- Трябва също така да предложите да отговорите на всички въпроси или притеснения, които читателят може да има. Използвайте фраза като: „Ще се радвам да отговоря на всички въпроси или притеснения, които може да имате относно сметката си.“Или: „Искате ли да ви предоставим повече подробности за програмата?“
Стъпка 6. Завършете писмото
Включете призив за действие от ваша страна или от страна на читателя. Това може да бъде искане за плащане до определена дата или бележка за организиране на официална среща с читателя.
- Включете изречение за разговор с получателя на писмото в бъдеще. „Очаквам с нетърпение да ви видя на заседанието по бюджета следващата седмица.“Или „Очаквам с нетърпение да обсъдим това с вас по време на вашето посещение в централата ни“.
- Обърнете внимание на всички документи, които имате, включително с писмото си. Добавете фраза като „Моля, намерете приложена вашата неплатена сметка“или „Ще намерите приложено копие от нашата програма за обсегване на пространството“.
- Завършете писмото със заключителна фраза. Използвайте „С уважение“или „Искрено ваш“за клиенти или клиенти.
- Използвайте „С уважение с уважение“за официални писма до лица, които изобщо не познавате.
- Използвайте „Поздрави“или „Най -добро“само ако пишете на някой, когото познавате добре или имате работни отношения.
Стъпка 7. Проверка на писмото
Цялото ви внимателно форматиране и писане ще бъде напразно, ако писмото е пълно с правописни грешки!
- Потърсете всички случаи на пасивен глас и се опитайте да настроите изречението към активния глас.
- Забележете изречения, които продължават дълго или не са ясни и директни. В бизнес писмото по -малко обикновено е повече, затова намалете дължината на изреченията си, ако е възможно.
Видео - С помощта на тази услуга може да се сподели част от информацията с YouTube
