Когато работите в бизнес, често може да се наложи да съставите имейл до някой, когото не познавате. Макар и малко неудобно, това е част от професионалния живот. Има някои правила за етикет, които трябва да спазвате, когато изпращате професионален имейл на непознат.
Стъпки
Част 1 от 3: Начало на имейла
Стъпка 1. Направете вашето проучване
Има разнообразна информация, която трябва да знаете, преди да съставите имейл до непознат. Преди да започнете да пишете, разгледайте бързо уебсайта на компанията, в която работи получателят.
- Ако не знаете имейл адреса на получателя, това може да бъде намерено чрез сканиране на уебсайта на компанията. Ако няма посочен имейл, внимавайте да се свържете с лицето по имейл. Може вместо това да изберете физическо писмо.
- Ако сте планирали да задавате въпроси по имейла, проверете дали уебсайтът отговаря на тези въпроси. Не искате да създавате впечатление, че сте мързеливи и не сте отделили време да прочетете подробно уебсайт.
- Уверете се, че се свързвате с правилния човек. Много хора започват имейли с нещо като: „Не съм сигурен дали сте подходящият човек да попитате, но …“Това се счита за непрофесионално и неуважително към времето на получателя. Ако не знаете към кого да се свържете, задръжте имейла, докато не разберете тази информация.
Стъпка 2. Напишете описателна тема
Темата ви трябва да предава вашите точни причини за изпращане на имейла. Често имейлите от непознати се игнорират или пренебрегват. Плътната тема за тема намалява вероятността вашият имейл да бъде прехвърлен.
- Използвайте няколко думи, за да кажете за какво се отнася имейлът. Използвайте възможно най -много подробности, за да включите в 4 или 5 думи. Например „Среща в 10 часа сутринта за нови компютри“е по -добра от „Среща тази сутрин“.
- Неясните теми, като „Здравей“и „Здравей“, понякога по невнимание се четат като спам и се пренасочват към папката със спам на получателя.
- Използвайте професионален имейл, тъй като вашият имейл ще се показва до темата. Използвайте имейл, който използва пълното ви име, а не този, който използва персона или неясна фраза.
- Никога не използвайте всички главни букви в темата на имейл, дори ако имейлът е спешен. Това идва като викане, което може да се тълкува като враждебност.
Стъпка 3. Решете как да се обърнете към получателя
Това може да бъде сложно, ако изпращате имейл до непознат, тъй като може да не знаете предпочитаното от него име. Има няколко указания за етикет обаче, които могат да ви помогнат да избегнете грешки.
- Ако не знаете името на човека, избягвайте прекалено официални фрази като „Към кого може да се отнася“или „Уважаеми господин/госпожице“. Не бъдете прекалено непринудени. „Здравей“е твърде непрофесионално за бизнес имейл. Може би е по -добре да започнете имейла с просто „Здравей“.
- Ако знаете името на човека, не забравяйте да го изпишете правилно. Проверете правописа няколко пъти, тъй като е лесно да се промъкнете, ако никога преди не сте изпращали имейл на човека.
- Използвайте "Mr." и „Госпожо“последвано само от фамилията на лицето. Например, ако изпращате имейл до Джейн Харт, започнете имейла си с „Уважаема г -жо Харт“, а не с „Уважаема г -жо Джейн Харт“.
- Никога не правете предположения за семейното положение на жената. Ако знаете нейното семейно положение, все пак е най -добре да избягвате да привличате внимание към него в имейл, тъй като той е без значение за света на бизнеса. Придържайте се към „Ms“и никога не използвайте „Miss“или „Mrs.“освен ако получателят сам не използва тези поздрави.
- Ако някой има докторска степен, е подходящо да се използва „д -р“, когато се обръща към него.
Стъпка 4. Идентифицирайте себе си и компанията, която представлявате
Не забравяйте, че когато изпращате бизнес имейл, вие представлявате мястото си на работа. В първото си изречение идентифицирайте себе си и вашата компания. Например, може да започне имейл „Уважаема г -жо Харт, казвам се Джон Доусън и работя в маркетинга в Wilson Technologies“.
Част 2 от 3: Писане на имейла
Стъпка 1. Дръжте го кратко и по същество
Стигайки до въпроса и ясно идентифицирайки целта си, вие представяте професионален образ, който ще бъде взет сериозно от читателя. Това също увеличава вероятността вашият имейл да бъде прочетен и на него да се отговори незабавно, тъй като хората отлагат справянето с прекалено многословните отговори.
- След като идентифицирате себе си и вашата компания, следващото ви изречение трябва да обясни целта на имейла. Най -добре е да изложите случая в две изречения.
- Бъди позитивен. Дори ако пишете, за да адресирате оплакване или притеснение, бъдете учтиви и уважителни по целия имейл. Не лошете шефовете на устата, други компании или служители, тъй като това се отразява зле на вас.
- Докато сте в мотивационни писма, стандартно е да включите основна основна информация за себе си, ако изпращате имейли от името на компания, оставете тази информация извън. Просто посочете името и позицията си в компанията, преди да преминете към целта на имейла.
Стъпка 2. Използвайте проста, директна проза
Бизнес имейл трябва да бъде възможно най -лесен за четене. Това означава да използвате ясен език, който е лесен за разбиране.
- Изберете активния глас пред пасивния глас. Например, не казвайте: „Бележката ви е изпратена от моя шеф Джеймс Питърсън“. Вместо това кажете: „Моят шеф Джеймс Питърсън ви изпрати бележка“.
- Избягвайте жаргон и технически термини, дори ако тези термини се използват широко във вашата компания. Изберете прости английски и общи фрази.
- Използвайте кратки изречения. Премахнете съюзите, когато е възможно, и разделете дълги изречения. Например: „Не получихме отговор от вас по отношение на бележката и искахме да я проследим, за да сме сигурни, че сте разбрали информацията.“Това би било по -добре да се каже като: „Не сме ви отговорили по отношение на бележката. Искахме да я последваме, за да сме сигурни, че сте разбрали информацията.“
- Използвайте подходяща граматика, правопис и пунктуация. Проверка на правописа и корекция на всички имейли, преди да натиснете бутона за изпращане.
Стъпка 3. Знайте какво да избягвате изпращането
Има определени правила на етикета по отношение на това, което трябва да се предава по имейл. Разберете какво да избягвате изпращането, преди да се свържете с някого.
- Прикачените файлове са наред, ако изпращате имейли относно информация, която е изрично поискана, но не изпращайте прикачени файлове на непознати без подкана.
- Избягвайте прекалено големи прикачени файлове и файлове. В случай, че изпращането на такава информация е необходимо, изпратете имейл предварително, като покажете на получателя глава нагоре.
- Не използвайте прекалено дълъг подпис. В идеалния случай вашият подпис трябва да включва само вашето име, пощенски адрес, имейл адрес и телефонен номер. Ако искате, също е подходящо да включите длъжността си.
- Не включвайте графики или фонове. Те са склонни да запушват имейл паметта и да изглеждат непрофесионално в бизнес среда.
Част 3 от 3: Завършване на имейла
Стъпка 1. Дайте на получателя инструкции как да отговори
Към края на имейла дайте инструкции как получателят може да проследи.
- Учтиво посочете времева рамка, в която бихте искали да получите отговор. Например: „Ако можете да се свържете с мен до края на деня утре, наистина ще съм ви благодарен.“
- Включете всякаква информация за контакт, ако е необходимо. Можете просто да кажете „Това е най -добрият имейл, на който да се свържете с мен“или да поискате телефонно обаждане и да включите вашия номер.
- Бъдете конкретни относно това, което искате от получателя. Не казвайте просто: „Надявам се да се чуем скоро“. Вместо това кажете: „Надявам се скоро да се чуем, за да можем да обсъдим логистиката на преминаването към нова компютърна система“.
Стъпка 2. Използвайте подходящо изпращане
Преди името ви ще има някаква форма на сбогом. Изберете подходящ бизнес, изпратете имейла си.
- Не използвайте просто тире и след това включете името си. Това изглежда твърде неформално, както и отписванията като „Ще се видим“и „По -спокойно“. Най -добре е да се избягват емотикони, като усмихнати лица.
- В бизнес имейл нещо като „Най -доброто“или „Всичко най -добро“е подходящо, тъй като е приятелско, без да се жертва професионализъм. „С уважение“е друг добър вариант, но може да се окаже задушен.
- „Благодаря“и „Благодаря“също са подходящи, но трябва да се избягват, ако не молите получателя да изпълни определена задача или задължение.
Стъпка 3. Проследяване
Светът на бизнеса е зает. Ако не получите отговор от получателя в подходящ период от време, е подходящо да изпратите последващ имейл.
- Ако някой не отговори, вероятно няма да е умишлено. Имейлите се архивират и често, дори ако следвате правилен протокол, нещата случайно попадат в филтър за спам.
- Последващ имейл трябва да бъде директен отговор на имейл, който вече сте изпратили. Бъдете учтиви, като започнете с нещо като: „Знам, че вероятно сте много заети, но просто исках да се уверя, че сте получили имейла ми.“След това повторете за кратко темата на оригиналното съобщение.
Помощ за писане на имейл
Адресиране на имейл до неизвестно лице
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Подходящ бизнес поздрав
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Анотиран имейл до професор, когото не познавате
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
